ESRS S1 Eigene Belegschaft: Angabepflichten, zentrale Kennzahlen und was Unternehmen wissen müssen

Zuletzt aktualisiert: 1. Juni 2026

ESRS S1 ist der Europäische Standard für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, der regelt, wie Unternehmen über ihre eigene Belegschaft berichten. Grundlage ist die delegierte Verordnung der EU (ESRS, 2023). Der Standard ist Teil der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und reicht von den Merkmalen der Beschäftigten und den Arbeitsbedingungen über Schulungen sowie Gesundheitsschutz und Sicherheit bis hin zur Entgeltgleichheit.

Fällt Ihr Unternehmen unter die CSRD-Berichtspflicht, ist ESRS S1 mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit wesentlich. Die meisten belegschaftsbezogenen Themen überschreiten die Schwelle der doppelten Wesentlichkeit, betreffen also sowohl Ihr Geschäft als auch Ihre Mitarbeitenden, und müssen daher offengelegt werden.

Dieser Leitfaden erläutert, was ESRS S1 verlangt, wie die Angabepflichten aufgebaut sind, was sich durch die Omnibus-Reformen 2025 geändert hat und welche Rolle Kompetenzdaten der Belegschaft dabei spielen.

Was ist ESRS S1?

ESRS S1 „Eigene Belegschaft“ ist einer von vier sozialen Standards im Rahmenwerk der European Sustainability Reporting Standards. Unternehmen müssen danach offenlegen, wie sie ihre direkt Beschäftigten führen und weiterentwickeln: welche Konzepte sie verfolgen, welche Maßnahmen sie ergreifen, welchen Risiken sie begegnen und welche messbaren Ergebnisse sie erzielen.

Der Standard greift, wenn die eigene Belegschaft im Rahmen einer doppelten Wesentlichkeitsanalyse als wesentliches Thema eingestuft wird. In der Praxis ist das für die meisten großen Unternehmen der Fall. Auswirkungen auf die Belegschaft, etwa auf Arbeitsbedingungen, Vergütung, Gesundheit und Entwicklung, lassen sich kaum als unwesentlich abtun.

ESRS S1 umfasst zwei Kategorien von Angaben: das Management von Auswirkungen, Risiken und Chancen (das qualitative Bild aus Konzepten, Prozessen und Maßnahmen) sowie Parameter und Ziele (das quantitative Bild, also die Daten, die belegen, dass die Konzepte wirken).

Die Omnibus-Reformen 2025: Was sich geändert hat

Bevor wir die Anforderungen im Detail durchgehen, lohnt sich ein Blick darauf, wo der Standard im Jahr 2026 steht.

Im Februar 2025 veröffentlichte die Europäische Kommission das Omnibus-Vereinfachungspaket, das weitreichende Änderungen am CSRD-Rahmenwerk vorschlug. Die EFRAG wurde daraufhin beauftragt, die ESRS zu vereinfachen, und legte im November 2025 einen Entwurf der überarbeiteten Standards vor. Die reformierten Standards reduzieren die verpflichtenden Datenpunkte um rund 61 %, von etwa 1.100 auf ungefähr 430, und streichen sämtliche freiwilligen Angaben.

Die vereinfachten ESRS sollen in Q4 2026 förmlich als delegierter Rechtsakt verabschiedet werden und ab den Geschäftsjahren, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen, verpflichtend gelten. Unternehmen können sie bereits für das Geschäftsjahr 2026 freiwillig anwenden.

Mit den Omnibus-Reformen wurde zudem der Kreis der CSRD-pflichtigen Unternehmen enger gezogen. Die überarbeiteten Schwellenwerte gelten in erster Linie für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und mehr als 450 Mio. € Umsatz. Unternehmen der ersten Welle, die bereits nach der bisherigen NFRD berichten, wenden für die Geschäftsjahre 2024 bis 2026 weiterhin die aktuellen Standards an und wechseln ab dem Geschäftsjahr 2027 zu den vereinfachten ESRS.

Für Unternehmen, die derzeit berichtspflichtig sind, gilt: Die zentralen Angabepflichten nach ESRS S1 bleiben bestehen. Die Omnibus-Reformen haben den Berichtsumfang verschlankt, doch das zugrunde liegende Rahmenwerk aus Personalkonzepten, Kompetenzdaten, Schulungskennzahlen und Entgeltgleichheit bleibt unverändert.

Angabepflichten nach ESRS S1

Der aktuelle Standard umfasst 17 Angabepflichten in zwei Kategorien: Management von Auswirkungen, Risiken und Chancen sowie Parameter und Ziele. Der folgende Text gibt die Anforderungen so wieder, wie sie in der delegierten Verordnung der EU (ESRS, 2023) festgelegt sind.

Management von Auswirkungen, Risiken und Chancen

Angabepflicht S1-1: Konzepte im Zusammenhang mit der eigenen Belegschaft Das Unternehmen beschreibt die Konzepte, mit denen es seine wesentlichen Auswirkungen auf die eigene Belegschaft sowie die damit verbundenen wesentlichen Risiken und Chancen steuert.

Angabepflicht S1-2: Verfahren zur Einbindung der eigenen Belegschaft und der Arbeitnehmervertretungen bei Auswirkungen Das Unternehmen legt offen, wie es Beschäftigte und Arbeitnehmervertretungen grundsätzlich einbindet, wenn es um tatsächliche und potenzielle Auswirkungen auf die eigene Belegschaft geht.

Angabepflicht S1-3: Verfahren zur Behebung negativer Auswirkungen und Kanäle, über die die eigene Belegschaft Bedenken melden kann Das Unternehmen beschreibt, mit welchen Verfahren es negative Auswirkungen auf Menschen in seiner eigenen Belegschaft behebt oder an deren Behebung mitwirkt, sofern es mit diesen Auswirkungen in Verbindung steht. Außerdem beschreibt es, über welche Kanäle die eigene Belegschaft Bedenken vorbringen kann, damit diesen nachgegangen wird.

Angabepflicht S1-4: Maßnahmen zu wesentlichen Auswirkungen auf die eigene Belegschaft, Ansätze zum Umgang mit wesentlichen Risiken und zur Nutzung wesentlicher Chancen sowie Wirksamkeit dieser Maßnahmen Das Unternehmen legt offen, wie es wesentlichen negativen und positiven Auswirkungen begegnet, wie es wesentliche Risiken rund um die eigene Belegschaft steuert und wesentliche Chancen nutzt und wie wirksam diese Maßnahmen sind.

Parameter und Ziele

Angabepflicht S1-5: Ziele im Zusammenhang mit der Bewältigung wesentlicher negativer Auswirkungen, der Förderung positiver Auswirkungen und dem Management wesentlicher Risiken und Chancen Das Unternehmen legt die zeitgebundenen und ergebnisorientierten Ziele offen, die es sich gegebenenfalls gesetzt hat, um a) negative Auswirkungen auf seine eigene Belegschaft zu verringern und/oder b) positive Auswirkungen auf seine eigene Belegschaft zu fördern und/oder c) wesentliche Risiken und Chancen im Zusammenhang mit seiner eigenen Belegschaft zu steuern.

Angabepflicht S1-6: Merkmale der Arbeitnehmer des Unternehmens Das Unternehmen beschreibt die wichtigsten Merkmale der Arbeitnehmer in seiner eigenen Belegschaft.

Angabepflicht S1-7: Merkmale der nicht angestellten Arbeitskräfte in der eigenen Belegschaft Das Unternehmen beschreibt die zentralen Merkmale der Arbeitskräfte in seiner Belegschaft, die nicht bei ihm angestellt sind.

Angabepflicht S1-8: Tarifvertragliche Abdeckung und sozialer Dialog Das Unternehmen legt offen, in welchem Umfang die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen seiner Arbeitnehmer durch Tarifverträge festgelegt oder beeinflusst werden und in welchem Umfang seine Arbeitnehmer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auf Betriebs- und europäischer Ebene im sozialen Dialog vertreten sind.

Angabepflicht S1-9: Diversitätsparameter Das Unternehmen legt die Geschlechterverteilung auf der obersten Führungsebene und die Altersstruktur seiner Arbeitnehmer offen.

Angabepflicht S1-10: Angemessene Entlohnung Das Unternehmen legt offen, ob seine Arbeitnehmer eine angemessene Entlohnung erhalten, und falls nicht alle angemessen entlohnt werden, die betroffenen Länder und den Prozentsatz der betroffenen Arbeitnehmer.

Angabepflicht S1-11: Sozialschutz Das Unternehmen legt offen, ob seine Arbeitnehmer durch Sozialschutz gegen Einkommensverluste infolge wichtiger Lebensereignisse abgesichert sind, und falls nicht, in welchen Ländern dies nicht der Fall ist.

Angabepflicht S1-12: Menschen mit Behinderungen Das Unternehmen gibt an, wie hoch der prozentuale Anteil von Menschen mit Behinderungen unter seinen eigenen Arbeitnehmern ist.

Angabepflicht S1-13: Parameter für Schulungen und Kompetenzentwicklung Das Unternehmen legt offen, in welchem Umfang es seinen Arbeitnehmern Schulungen und Kompetenzentwicklung anbietet. Dazu gehören a) der Prozentsatz der Arbeitnehmer, die an regelmäßigen Leistungs- und Laufbahnentwicklungsgesprächen teilgenommen haben, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, und b) die durchschnittliche Zahl der Schulungsstunden je Arbeitnehmer, aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

Angabepflicht S1-14: Kennzahlen zu Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit Das Unternehmen gibt an, welcher Anteil seiner Belegschaft von seinem Managementsystem für Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit abgedeckt ist und wie viele Vorfälle mit arbeitsbedingten Verletzungen, Erkrankungen und Todesfällen es in der eigenen Belegschaft gab. Außerdem nennt es die Zahl der Todesfälle durch arbeitsbedingte Verletzungen und Erkrankungen bei anderen Arbeitskräften, die an seinen Standorten tätig sind.

Angabepflicht S1-15: Parameter für die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben Das Unternehmen legt offen, in welchem Umfang Arbeitnehmer Anspruch auf familienbedingten Urlaub haben und diesen in Anspruch nehmen.

Angabepflicht S1-16: Vergütungsparameter (Verdienstgefälle und Gesamtvergütung) Das Unternehmen legt das prozentuale Verdienstgefälle zwischen seinen weiblichen und männlichen Arbeitnehmern offen sowie das Verhältnis zwischen der Vergütung der am höchsten bezahlten Einzelperson und der Medianvergütung seiner Arbeitnehmer.

Angabepflicht S1-17: Vorfälle, Beschwerden und schwerwiegende Auswirkungen im Zusammenhang mit Menschenrechten Das Unternehmen legt die Zahl der arbeitsbezogenen Vorfälle und/oder Beschwerden sowie der schwerwiegenden Auswirkungen auf die Menschenrechte innerhalb seiner eigenen Belegschaft offen, ebenso wie damit verbundene wesentliche Geldbußen, Sanktionen oder Entschädigungen im Berichtszeitraum.

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Wo Kompetenzdaten der Belegschaft ins Spiel kommen

Mehrere Anforderungen von ESRS S1, insbesondere S1-6, S1-9 und S1-13, setzen strukturierte Belegschaftsdaten voraus, für deren Bereitstellung herkömmliche HR-Systeme nicht ausgelegt sind.

S1-6 verlangt ein detailliertes Bild der Belegschaft nach Vertragsart, Arbeitszeitmodell und Region. S1-13 fragt nach Schulungsstunden, Schulungsabdeckung und Entwicklungsaktivitäten je Beschäftigtengruppe. S1-9 verlangt die Alters- und Geschlechterverteilung auf Führungsebene. Das sind keine Kopfzahlen, die sich einfach aus der Lohnabrechnung ziehen lassen. Sie erfordern eine zusammenhängende Sicht darauf, wer im Unternehmen arbeitet, welche Schulungen die Personen absolviert haben und wie ihre Entwicklung im Zeitverlauf nachverfolgt wird.

Die meisten HRIS-Plattformen enthalten die Strukturdaten: wer wo in welcher Rolle und mit welchem Vertrag arbeitet. Was ihnen in der Regel fehlt, ist die Kompetenzebene: was jede Person tatsächlich kann, welche Schulungen sie absolviert hat, welche Zertifikate gültig sind und wie sich ihre Fähigkeiten im Lauf der Zeit verändert haben. Genau an dieser Lücke wird die Berichterstattung nach ESRS S1 in der Praxis schwierig.

Unternehmen, die bereits eine laufend gepflegte Kompetenzinfrastruktur haben, also die Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden erfassen, den Stand von Zertifikaten verfolgen, Schulungen dokumentieren und die Entwicklung über die Zeit messen, tun sich deutlich leichter, die für S1-13 und S1-6 nötigen Daten zu liefern. Nicht, weil sie diese Infrastruktur eigens für die CSRD aufgebaut hätten, sondern weil sie ebenso der Personalplanung, der internen Mobilität und der Ressourcenzuteilung dient. Die Compliance-Ergebnisse fallen dann einfach als Nebenprodukt guter Daten ab.

MuchSkills erfasst Kompetenzen, Zertifikate, Schulungsaktivitäten und die Kompetenzentwicklung der gesamten Belegschaft strukturiert und prüfbar. Die Plattform lässt sich mit HRIS-Systemen wie SAP SuccessFactors, Workday, BambooHR und Personio verbinden. So entsteht die Kompetenzebene, die auf den strukturellen HR-Daten aufsetzt und die Berichterstattung nach S1-13 messbar statt nur annähernd macht. Die Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten behält aktive, bald ablaufende und abgelaufene Zertifikate im gesamten Unternehmen im Blick, mit automatischen Erinnerungen zur Verlängerung und einem lückenlosen Prüfpfad.

So bereiten Sie Ihre Belegschaftsdaten auf ESRS S1 vor

Am leichtesten fällt die Berichterstattung nach ESRS S1 nicht unbedingt den Unternehmen, die sich gezielt auf die CSRD vorbereitet haben, sondern denen, die bereits über strukturierte, verlässliche Belegschaftsdaten verfügten, weil sie diese für andere Zwecke brauchten.

Transparenz über Kompetenzen, Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten, Entwicklungsplanung und Personalreporting sind operativ wertvoll, ganz unabhängig vom regulatorischen Umfeld. Wenn die Berichterstattung nach ESRS S1 Schulungsstunden je Arbeitnehmer oder eine Aufschlüsselung der Kompetenzentwicklung nach Funktion verlangt, liegen diese Daten entweder in einem strukturierten System vor oder müssen manuell rekonstruiert werden. Das wird bei größeren Belegschaften schnell unpraktikabel.

Wenn Ihr Unternehmen seine Infrastruktur für Belegschaftsdaten im Vorfeld der Berichterstattung nach ESRS S1 aufbaut oder verbessert, erfahren Sie hier, wie MuchSkills Compliance und regulierte Branchen unterstützt, oder lesen Sie die passenden Leitfäden unten.

Weiterführende Artikel:

• Was ist die CSRD? Der große Leitfaden
• In sechs Schritten zum Kompetenznachweis nach ISO-Normen
• Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten

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