Wie Beratungsunternehmen Kundenprojekte mit Kompetenzdaten schneller besetzen

Bench-Zeit ist der sichtbarste Kostenfaktor. In der Beratung und bei professionellen Dienstleistungen erwirtschaften Mitarbeitende, die nicht abrechenbar sind, keinen Umsatz. Und je länger es dauert, sie dem passenden Projekt zuzuordnen, desto teurer wird es. Weniger sichtbar sind jedoch die Kosten, die von der Qualität der Zuordnung selbst abhängen.

Werden Projektteams danach zusammengestellt, wer einem gerade einfällt, statt danach, wer am besten passt, zeigen sich die Folgen später: langsamere Umsetzung, Kompetenzlücken, die mitten im Projekt auftauchen, und belastete Kundenbeziehungen, wenn das angebotene Team nicht die erwartete Leistung bringt. Lieferrisiken entstehen also oft schon bei der Besetzungsentscheidung und nicht erst in der Umsetzung.

Die Ursache ist fast immer dieselbe. Es fehlt ein zentrales, verlässliches Bild davon, welche Kompetenzen es im Unternehmen gibt, auf welchem Niveau und wer gerade verfügbar ist, um sie einzusetzen. Kompetenzdaten liegen an einem Ort oder, noch häufiger, nirgendwo in strukturierter Form. Auslastungsdaten liegen woanders. Für eine Gesamtsicht müsste man alles manuell abgleichen, und dafür hat niemand Zeit.

Eine Kompetenzmatrix für Beratungen ändert das. Nicht die klassische Tabelle, die jemand in der Personalabteilung einmal im Jahr aktualisiert, sondern eine aktuelle, durchsuchbare Kompetenzdatenbank, die jede Delivery-Leitung und jeder Ressourcenmanager abfragen kann, sobald ein Projekt hereinkommt.

Festlegen, was das Projekt wirklich braucht

Schnelle, treffsichere Besetzung beginnt, bevor Sie sich Personen ansehen. Sie beginnt mit der Frage, was das Projekt erfordert.

Das klingt selbstverständlich, doch viele Unternehmen lassen diesen Schritt aus. Sie fragen sofort „Wer ist verfügbar?“ statt „Was braucht dieses Projekt eigentlich?“. Das Ergebnis ist ein Team, das nach Verfügbarkeit statt nach Eignung zusammengestellt wird. Verfügbarkeit ist eine berechtigte Einschränkung, aber ein schlechter Ausgangspunkt.

Richtig ist, zuerst ein Kompetenzprofil für das Projekt zu definieren. Welche Kompetenzen sind unverzichtbar, also solche, ohne die das Projekt nicht gelingen kann? Welche ergänzenden Kompetenzen würden die Umsetzung stärken? Und welches Kompetenzniveau ist jeweils tatsächlich erforderlich?

In MuchSkills geschieht das über den Team Builder. Sie legen ein neues kompetenzbasiertes Team an, definieren den Projektzeitraum und erstellen eine Anforderungsliste. Darin geben Sie nicht nur die benötigten Kompetenzen an, sondern auch das erforderliche Niveau für jede einzelne und wie viele Personen Sie jeweils brauchen. Anschließend schlägt das System Kandidatinnen und Kandidaten vor, deren Kompetenzen zu den Projektanforderungen passen, und zeigt ihre aktuelle Auslastung direkt neben dem Profil an.

Verfügbarkeit und Kompetenzen auf einen Blick

Für Besetzungsentscheidungen braucht man in der Regel zwei Informationen: was jemand kann und ob die Person Zeit dafür hat. In den meisten Unternehmen liegen diese Daten in getrennten Systemen, und eine Gesamtsicht erfordert manuellen Abgleich: erst ein Tool zur Ressourcenplanung prüfen, dann ein Kompetenzverzeichnis, dann bei der Führungskraft nachfragen und sich alles bestätigen lassen.

Diese Trennung ist einer der Hauptgründe, warum die Besetzung so lange dauert. Eine Delivery-Leitung findet anhand der Kompetenzen eine starke Kandidatin, stellt dann fest, dass diese bis Quartalsende zu 80 % verplant ist, und beginnt die Suche von vorn.

Liegen Kompetenz- und Auslastungsdaten auf derselben Plattform, ändert sich das. Sie sehen für jede Kandidatin und jeden Kandidaten, welcher Anteil der Zeit bereits verplant ist, in welchen Projekten die Person arbeitet und wie sich das Woche für Woche über den Projektzeitraum entwickelt. Mit Filtern nach Abteilung, Standort, Senioritätsstufe oder Führungskraft grenzen Sie die Auswahl schnell ein.

Die Risikoanalyse vor Projektstart

Einer der am wenigsten genutzten Aspekte der kompetenzbasierten Besetzung ist der Moment, nachdem Sie ein Team zusammengestellt, sich aber noch nicht darauf festgelegt haben.

Eine Risikoanalyse beantwortet an dieser Stelle eine einfache Frage: Erfüllt das ausgewählte Team tatsächlich die Anforderungen, die ich definiert habe? Für jede Kompetenz auf der Anforderungsliste zeigt sie, ob genug Personen mit dem richtigen Niveau dabei sind. Eine Lücke bedeutet, dass Sie die Anforderungen nicht erfüllen. Dann müssen Sie entweder jemand anderen finden, den Projektumfang anpassen oder vor dem Kick-off offen mit dem Kunden sprechen, statt erst mitten im Projekt.

Ist das Team zusammengestellt, dauert diese Prüfung nur Sekunden. Ihr Wert liegt darin, dass Ressourcen- und Engagement-Manager vor Projektbeginn etwas Konkretes in der Hand haben, statt die Lücke erst zu entdecken, wenn ihre Behebung teurer ist. Es lohnt sich außerdem, regelmäßig eine Skill-Gap-Analyse auf Ebene des gesamten Geschäftsbereichs durchzuführen, nicht nur Projekt für Projekt, um Kompetenzrisiken zu erkennen, bevor sie zu Lieferproblemen werden.

Wie das Team jenseits des Briefings aussieht

Die kompetenzbasierte Besetzung hat noch einen weiteren Vorteil, der über das Erfüllen der Anforderungen hinausgeht: Sie entdecken Dinge, nach denen Sie gar nicht gesucht hätten.

Wenn Sie das gemeinsame Kompetenzprofil Ihres Teams sehen, stoßen Sie oft auf Fähigkeiten, die nicht im ursprünglichen Briefing standen, aber für die Situation des Kunden unmittelbar relevant sind. Ein Teammitglied, das Experte für ein Tool ist, das der Kunde zufällig nutzt. Eine Spezialkompetenz, an die bei den Anforderungen niemand gedacht hat, die dem Projekt aber echten Mehrwert bringen könnte.

Im Wettbewerb um Kunden ist ein Satz wie „Unser vorgeschlagenes Team bringt außerdem Expertise in X mit, die hier relevant sein dürfte“ ein echtes Unterscheidungsmerkmal. Eine solche Beobachtung ist nur möglich, wenn Sie einen klaren Echtzeitblick auf die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden haben und nicht nur eine grobe Vorstellung, die darauf beruht, woran Sie sich erinnern.

Derselbe Vorteil gilt für RFPs, Ausschreibungen und Angebotsverfahren

Transparenz über Kompetenzen verbessert nicht nur die interne Projektbesetzung. Sie verändert auch, wie Sie RFPs, Ausschreibungen und Angebotsverfahren bearbeiten.

Wenn eine Ausschreibung eintrifft, ist der Druck derselbe wie bei jedem Projektbriefing: schnell das richtige Team finden, seine Qualifikationen überzeugend darlegen und vor Fristende einreichen. Der Unterschied: Die bewertende Stelle vergleicht Ihr vorgeschlagenes Team mit denen der Mitbewerber. Ein Team, das auf Basis aktueller Kompetenzdaten zusammengestellt wurde und dessen Lebensläufe die heutigen Fähigkeiten und jüngsten Projekterfahrungen genau abbilden, ist ein stärkeres Angebot als eines, das aus veralteten Profilen und hektischem Nachfassen in letzter Minute entsteht.

Bei öffentlichen Ausschreibungen, insbesondere auf den nordischen und europäischen Märkten mit ihren strukturierten Vergabeverfahren und strengen Bewertungskriterien, geben die Qualifikationen des vorgeschlagenen Teams oft den Ausschlag. Unternehmen, die schnell ein präzise passendes Team zusammenstellen und aus aktuellen Kompetenzprofilen angebotsfertige Lebensläufe erstellen können, reagieren schneller und selbstbewusster. Wer auf Word-Dokumente in gemeinsamen Laufwerken setzt, kann das nicht.

An dieser Stelle knüpft CV Inventory an den Besetzungsprozess an. Haben Sie das richtige Team anhand von Kompetenz- und Auslastungsdaten gefunden, erstellt CV Inventory aus dem aktuellen Profil jeder Beraterin und jedes Beraters maßgeschneiderte Angebotslebensläufe: im geforderten Format der Ausschreibung, mit der aktuellen Erfahrung und bereit zur Einreichung.