Wie MuchSkills entstand: Kompetenzen sichtbar gemacht

Eine der wichtigsten Lektionen aus meiner Arbeit in Europa, den USA und Asien lautet: Teammitglieder, die die Stärken der anderen kennen, arbeiten besser zusammen und erhöhen damit die Chancen, dass ein Projekt erfolgreich wird.

Paradoxerweise wissen die meisten Menschen, die im selben Unternehmen arbeiten, nichts über die Stärken oder Kompetenzen ihrer Kolleginnen und Kollegen. Das gilt besonders dann, wenn sie nicht demselben Team oder derselben Abteilung angehören. Dieses fehlende Wissen führt zu Missverständnissen in Meetings, zu einer unausgewogenen Verteilung der Projektarbeit und am Ende zu unzufriedenen Mitarbeitenden und Kunden.

Kompetenzen bleiben oft im Verborgenen. Sind die Leute erst einmal eingestellt, landen ihre Lebensläufe bei Beschäftigten wie Arbeitgebern in der Ablage. Und das jährliche Mitarbeitergespräch, die einzige Gelegenheit, über Stärken und Schwächen zu sprechen, bleibt immer eine vertrauliche Sache zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft. Auch die HR-Prozesse in den meisten Unternehmen tragen zu wenig dazu bei, dass Teammitglieder wissen, welche Fähigkeiten ihre Kolleginnen und Kollegen mitbringen. Von Beschäftigten aus dem ganzen Unternehmen, die beruflich miteinander zu tun haben, ganz zu schweigen.

Eine Gallup-Studie aus dem Jahr 2017  zum State of the Global Workforce bestätigte meine Überzeugung, dass Teams besser funktionieren, wenn ihre Mitglieder die Stärken der anderen kennen.

„Auf Ebene der Arbeitsgruppe gehen Teammitglieder, die die Stärken der anderen kennen, wirksamer miteinander um und stärken so den Zusammenhalt der Gruppe“, heißt es in dem Bericht.

Selbstwahrnehmung und Selbsteinschätzung

Als Design Director und Product Designer weiß ich, wie wichtig es ist, dass Teammitglieder die Stärken der anderen kennen. Deshalb fragte ich mich, ob sich dafür ein neues Werkzeug für den Arbeitsalltag entwickeln ließe. Mir lag daran, ein transparentes System zu schaffen, in dem Mitarbeitende ihre Soft Skills und Hard Skills selbst einstufen und bewerten, sodass das ganze Team oder Unternehmen sie einfach einsehen kann. Transparenz war entscheidend, denn sie fördert Ehrlichkeit.

Mir war klar, dass Selbsteinschätzung voraussetzt, über die eigenen Fähigkeiten und Möglichkeiten nachzudenken, und das ist nicht leicht. Zum einen lassen wir uns von erkannten Schwächen eher entmutigen oder verlieren an Selbstvertrauen, statt daraus lernen zu wollen. Zum anderen meiden Mitarbeitende die Selbstreflexion, die Voraussetzung für Selbstwahrnehmung, oft deshalb, weil sie darauf getrimmt sind, ihre Vorgesetzten zufriedenzustellen. Diese Passivität ermutigt nicht gerade dazu, den Blick nach innen zu richten.

Doch wer den Schritt zur Selbstreflexion wagt, wird belohnt.

Im Berufsleben habe ich erlebt, dass sie für die Entwicklung von Mitarbeitenden entscheidend ist. Sie hängt eng mit persönlicher Verantwortung zusammen. Diese schafft ein Gefühl von Eigenverantwortung, und das führt immer zu guten Ergebnissen, weil Mitarbeitende sich mit ihrer Arbeit identifizieren und sich engagieren.

Außerdem habe ich festgestellt, dass Menschen mit guter Selbstwahrnehmung weniger empfindlich auf kritisches Feedback reagieren und es konstruktiv nutzen, um daran zu wachsen. Genauso erkennen Teams mit guter Selbstwahrnehmung, was ihnen gelungen ist und wo es gehapert hat, und können dann etwas tun, um besser zu werden.

Wichtig bei der Selbstreflexion ist, dass man nicht nur die Bereiche mit Verbesserungsbedarf anerkennt, sondern auch das, worin man herausragend ist. So gewinnt man Vertrauen in die eigenen Stärken und fasst den Entschluss, an den eigenen Schwächen zu arbeiten.

Ganz persönlich gesprochen hat mir Selbstreflexion im Laufe meiner Karriere geholfen, meine Stärken und Schwächen gut zu verstehen und Bereiche zu erkennen, in denen ich mich verbessern kann. Sie hat mich dazu gebracht, für meine Arbeit persönliche Verantwortung zu übernehmen, und mir das Selbstvertrauen gegeben, berufliche Wege einzuschlagen, vor denen ich zunächst zurückschreckte, in denen ich mich später aber als besonders stark erwies.

Ich dachte mir: Wenn Selbstreflexion bei mir funktioniert, sollte sie auch bei anderen funktionieren. So entstand MuchSkills Version 0, das ein gewisses Maß an Selbstreflexion erfordert, damit es für alle im Team oder Unternehmen nützlich ist.

Wie ich MuchSkills Version 0 entwickelte

Ich entwickelte eine sehr einfache Version einer Kompetenzmatrix, die die Teammitglieder selbst befüllten. In der ersten Version wurden nur Softwarekenntnisse erfasst, da unser Team klein genug war, dass alle die Soft Skills und privaten Interessen der anderen im Blick behalten konnten.

Diese Übersicht war eine Kompetenzmatrix, nur mit weitaus aussagekräftigeren Visualisierungen als die herkömmliche. Eine Farbcodierung zeigte den Kenntnisstand in den einzelnen Fähigkeiten an.

Wer klettert, kennt farblich markierte Griffe, etwa nach dem Fontainebleau-Bewertungssystem. Nach Schwierigkeit der Route geordnet sind das Weiß (Kinderrouten), Gelb (leicht), Orange (ziemlich schwer), Blau (schwer), Rot (sehr schwer) und Schwarz-Weiß (extrem schwer). Jeder Grad steht für ein Niveau, das man sich erst erarbeiten muss. Im Karate und in anderen Kampfsportarten gibt es ähnliche Skalen.

Die Übersicht lag in einem gemeinsamen Ordner, auf den alle Teammitglieder und Stakeholder zugreifen konnten, also auch Projektleitungen, Vertrieb sowie Account- und Client Directors. Dieser offene Zugang war wichtig: Alle konnten ihre eigenen Fähigkeiten ganz einfach eintragen und die ihrer Kolleginnen und Kollegen verfolgen. Zugleich schloss die Übersicht die Lücke zu denjenigen im Unternehmen, die Projekte an Land ziehen, das Delivery-Team aber nicht unbedingt näher kennen.

Als Teamleiter hatte ich damit an einer Stelle einen leicht zugänglichen Überblick über die Fähigkeiten meines Teams. Ich konnte sehen, wo mein Team besonders stark aufgestellt war und was ihm fehlte.

Klein anfangen

Das Dokument war nicht besonders intuitiv zu bedienen, da es in Google Sheets erstellt war und nicht die Bindung erzeugte, die eine ansprechendere App bieten könnte. Das Konzept erwies sich aber als wertvoll.

In diesem Umfang eignete sich das Tool hervorragend für kleine Beratungsunternehmen, denn dort sind die Teammitglieder enger miteinander vernetzt und kennen die zentralen Kompetenzen der anderen meist zumindest in Grundzügen.

Für größere Unternehmen, in denen nicht alle genau wissen, was die anderen tun, hielt ich es für wichtig, dass das Tool die Fähigkeiten jeder Person im Detail zeigt. Dazu gehörten: aktueller Arbeitsschwerpunkt oder zugewiesene Rolle, Soft Skills und private Interessen.

Visualisiert lieferten diese Informationen eine Fülle unterschiedlicher Erkenntnisse, etwa über die Kompetenzen eines Teams, die Ausgewogenheit der Fähigkeiten und die Interessen.

Dank dieser detaillierten Informationen konnten Vertrieb und Client Directors, die meist wenig mit dem Team zu tun haben, den Kunden die Kernkompetenzen des Teams vorstellen. So waren die Mitarbeitenden mit den neuen Aufträgen zufrieden und bekamen zugleich die Chance, genau die Fähigkeiten auszubauen, die sie weiterentwickeln wollten.

Detaillierte Informationen über die Fähigkeiten und Interessen aller Mitarbeitenden ermöglichten es dem Unternehmen und den Teamleitungen außerdem, schnell zu entscheiden, wer die richtige Person für eine Aufgabe ist. Das steigerte die Produktivität und sicherte die Wettbewerbsfähigkeit.

Da ich den größten Teil meines Berufslebens mit digitalen Produkten gearbeitet habe, beschloss ich, aus dieser einfachen Tabelle eine Software zu machen, mit der sich diese Datenvisualisierung leichter befüllen und lesen lässt. 

MuchSkills war der logische nächste Schritt. Einzelpersonen, Teams und Unternehmen sollten die Werkzeuge bekommen, um über langatmige Lebensläufe, selbstverliebte Anschreiben und öde Kompetenzmatrizen hinauszuschauen, indem Kompetenzen in den Mittelpunkt jedes Gesprächs rücken. Egal, ob es um eine neue Bewerbung geht oder um eine Projektleitung, die das beste verfügbare Team zusammenstellen möchte.

Und so entstand MuchSkills, eine neue Art, Fähigkeiten und Kompetenzen zu visualisieren.