ISO 9001 Abschnitt 7.2 und AS9100: Kompetenz nachweisen, nicht nur Zertifikate, an allen Fertigungsstandorten

Die meisten Industrieunternehmen, die Lieferketten in der Luft- und Raumfahrt, im Verteidigungssektor sowie in der Öl- und Gasindustrie beliefern, sind seit Jahren nach ISO 9001 zertifiziert. Weit weniger könnten ohne eine Woche Vorbereitung sagen, ob alle Mitarbeitenden, die derzeit qualitätsrelevante Arbeit ausführen, dafür auch kompetent sind, und das heute, ohne Vorankündigung, schriftlich belegen. Zertifizierung und Kompetenz sind zwei verschiedene Aussagen. Abschnitt 7.2 der ISO 9001:2015 setzt genau an der Lücke zwischen beiden an.

Das Kapitel selbst ist kurz, aber konkret. Es fragt nicht nur, ob Mitarbeitende irgendwann einmal geschult wurden, sondern verlangt, dass eine Organisation jederzeit auf Nachfrage dokumentiert belegen kann, dass sie nach wie vor kompetent sind. Bei einem einzelnen Standort mit festem Team lässt sich das mit einer Tabelle und etwas Disziplin stemmen. Bei einer Unternehmensgruppe mit Werken in neun Ländern, die Kunden aus Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik und Kerntechnik beliefert und mit jeder Übernahme neue Zertifizierungshistorien erbt, ist genau das der Grund, warum die Auditvorbereitung Wochen vorher beginnt und sich trotzdem wie eine Hauruckaktion anfühlt.

Was Abschnitt 7.2 tatsächlich verlangt

ISO 9001:2015 Abschnitt 7.2 formuliert vier Anforderungen: die für eine Rolle erforderliche Kompetenz bestimmen, sicherstellen, dass die Personen in dieser Rolle diese Kompetenz durch Ausbildung, Schulung oder Erfahrung besitzen, Maßnahmen ergreifen, um etwaige Lücken zu schließen, und den gesamten Prozess als dokumentierte Information aufbewahren. Hier finden Sie die vollständige Erläuterung der vier Prüfpunkte von Abschnitt 7.2. AS9100, die auf ISO 9001 aufbauende Norm speziell für die Luft- und Raumfahrt, enthält denselben Kompetenzabschnitt und ergänzt Anforderungen an Risikomanagement, Konfigurationsmanagement, Rückverfolgbarkeit und die Vermeidung gefälschter Teile.

Zwei Dinge, die oft vermischt werden, sollte man klar trennen. AS9100 und NADCAP sind Akkreditierungen der Organisation: Sie liegen beim Unternehmen, werden durch externe Audits erworben und decken das Qualitätssystem als Ganzes ab oder, im Fall von NADCAP, bestimmte Spezialprozesse wie Schweißen, Wärmebehandlung und zerstörungsfreie Prüfung. Der Kompetenznachweis, den Abschnitt 7.2 verlangt, liegt eine Ebene tiefer, bei einzelnen Mitarbeitenden mit individuellen, befristeten Qualifikationen: ZfP-Prüfer der Stufe I, II oder III, zertifizierte Schweißinspektoren, Qualitätsingenieure und Auditoren, Werkstoffspezialisten, die für eine bestimmte Legierung oder einen bestimmten Prozess qualifiziert sind. Ein Auditor, der Abschnitt 7.2 prüft, fragt nicht, ob im Unternehmen ein Zertifikat an der Wand hängt. Er fragt, ob Sie für genau die Person, die diese Charge freigegeben hat, belegen können, dass ihre Kompetenz bestimmt und verifiziert wurde und weiterhin aktuell ist.

Zertifikate belegen Teilnahme, nicht Einsatzbereitschaft

Ein Ordner mit PDF-Zertifikaten zeigt einem Auditor, dass eine Schulung einmal stattgefunden hat. Er zeigt nicht, ob das Zertifikat noch gültig ist, ob sich die Anforderungen der Rolle seitdem geändert haben oder wer im Team einspringen könnte, wenn diese Person morgen ginge. Abschnitt 7.2(c) verlangt ausdrücklich, die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen zur Schließung einer Kompetenzlücke zu bewerten, und nicht nur zu bestätigen, dass eine Schulung angesetzt wurde. Das ist eine fortlaufende, lebendige Anforderung und keine Ablageübung, und ein statischer Dokumentenordner kann sie allein nicht erfüllen.

Kompetenz ist nach dem Wortlaut des Abschnitts weiter gefasst als ein formaler Qualifikationsnachweis: Sie kann auf Ausbildung, Schulung oder Erfahrung beruhen. Deshalb erfasst MuchSkills Kompetenzen, Zertifizierungen und Badges als einen zusammenhängenden Datensatz statt als Zertifikatsarchiv: Die Anforderung einer Rolle kann durch eine Zertifizierung, ein nachgewiesenes Kompetenzniveau oder beides erfüllt werden, und das System zeigt, was tatsächlich fehlt, statt nur, ob eine Datei hochgeladen wurde.

Mehrere Fertigungsstandorte vervielfachen das Problem

Kommt mehr als ein Standort hinzu, wächst die Lücke schnell. Jedes Werk entwickelt meist seine eigene Art der Nachverfolgung: Die Qualitätsverantwortlichen des einen Standorts führen eine Tabelle, ein anderer verlässt sich auf das Wissen in der Abteilung, ein dritter vertraut darauf, was das HRIS zufällig in einem Freitextfeld erfasst. Nichts davon lässt sich automatisch abgleichen. Noch schwieriger wird es nach einer Übernahme: Eine neu erworbene Tochtergesellschaft, besonders eine mit eigenen Zertifizierungen, bringt eine Zertifizierungshistorie mit, die nie für den Austausch mit dem System der Muttergesellschaft gedacht war. Der Vergleich der Abdeckung über Standorte hinweg wird in jedem Auditzyklus zur Handarbeit, statt als fertiger Bericht vorzuliegen.

Ein einziges System, in das alle Standorte einspeisen, erspart den Großteil dieser Abgleicharbeit, statt sie einmal im Jahr kurz vor dem Besuch des Auditors von vorn zu beginnen. Genau diesen Schritt hat Harald Pihl vollzogen, als das Unternehmen seine Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten auf MuchSkills umgestellt hat.

Wie ein Unternehmen die Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten in neun Ländern vereinheitlicht hat

Harald Pihl, ein 1912 gegründeter schwedischer Hersteller von Speziallegierungen, beliefert Kunden aus Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik, Öl und Gas, Verteidigung, Kerntechnik und Chemie von Standorten in Schweden, Deutschland, Dänemark, Großbritannien, der Türkei, Spanien, China, Indien und Vietnam aus. Die Gruppe ist nach ISO 9001 und AS/EN 9120 zertifiziert. Als sie eine luftfahrtzertifizierte Tochtergesellschaft übernahm, brachte diese ihre eigene Zertifizierungshistorie mit, die sie, wie viele neu übernommene Teams, in Excel geführt hatte. Um die Abdeckung zwischen dem neuen Standort und dem Rest der Gruppe zu vergleichen, mussten zwei Systeme abgeglichen werden, die nie dafür ausgelegt waren, miteinander zu kommunizieren.

Die Gruppe hat Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten und Entwicklungsplanung in MuchSkills zusammengeführt. Damit arbeitet jeder Standort mit derselben Struktur, und das Compliance-Team muss nur noch an einer Stelle nachsehen statt an neun. 

„Jetzt sind unsere Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten und unsere Entwicklungsplanung endlich vereinheitlicht und benutzerfreundlich“, sagt Victoria Larsén, Global HR Manager bei Harald Pihl. Die Nutzung in der Gruppe liegt inzwischen bei über 85 %. Der Rest entfällt auf Mitarbeitende in Elternzeit, Vorstandsmitglieder und eine nicht luftfahrtzertifizierte Gesellschaft, in der die Einführung noch nicht vorangetrieben wurde.

Der Audit-Trail, nach dem Auditoren wirklich fragen

Die Anforderung an dokumentierte Nachweise in Abschnitt 7.2(d) ist im Kern eine Frage der Belastbarkeit: Wenn ein Auditor wissen will, wer eine Verlängerung genehmigt hat oder was sich im vergangenen April an einem Datensatz geändert hat, können Sie das beantworten, ohne es aus dem Gedächtnis und aus E-Mails zu rekonstruieren? MuchSkills protokolliert jede Änderung an Zertifizierungen, ob Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen oder Aktualisierung des Ablaufdatums, mit vollständiger Zuordnung. Die Antwort ist also ein kurzes Nachschlagen statt einer Recherche. Zertifizierungen werden in dreifacher Verantwortung erfasst: Mitarbeitende laden ihren eigenen Nachweis hoch, eine Führungskraft validiert ihn, und die Anforderung selbst ist an die Rolle geknüpft statt an eine bestimmte Person. So treten Abdeckungslücken eher vor dem Audit zutage als währenddessen, vorausgesetzt, die Daten werden aktuell gehalten, wenn Zertifizierungen hinzukommen, verlängert werden oder ablaufen. Die Struktur fördert das, garantiert es aber nicht von selbst.

Das Zertifikat beweist, dass das System existiert. Abschnitt 7.2 verlangt den Beweis, dass es funktioniert.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder AS9100 belegt, dass ein Qualitätssystem vorhanden ist. Kompetenznachweise nach Abschnitt 7.2 für alle Mitarbeitenden auf Abruf vorlegen zu können, belegt, dass das System tatsächlich funktioniert. Und für Hersteller mit mehr als einem Standort ist dieser zweite Nachweis der deutlich schwierigere.

Erfahren Sie, wie MuchSkills die Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten für compliancegetriebene Hersteller löst, oder verschaffen Sie sich auf der Seite zur Compliance-Lösung einen Überblick über das Gesamtbild.

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