Software für Projektbesetzung: Worauf es ankommt, wenn die Tabelle nicht mehr reicht

Diesen Moment kennen die meisten Ressourcenmanager nur zu gut. Eine Ausschreibung kommt rein. Ein neues Projekt muss besetzt werden. Sie öffnen die Tabelle, den SharePoint-Ordner oder den Reiter im HRIS und gehen durch, wen Sie haben. Eine Stunde später steht eine Liste mit Namen, die ungefähr verfügbar sind. Ob jemand davon wirklich zur Aufgabe passt, ist eine ganz andere Frage, und für genau diese Frage wurde Ihr Tool eigentlich nie gebaut.

Der Markt für Software zur Projektbesetzung ist voll. Das Problem: Ein großer Teil dieser Lösungen kümmert sich nur um die einfache Seite der Projektbesetzung, also darum, wer verplant ist und wer nicht. Die schwierigere Seite bleibt unberührt: Können die vorhandenen Mitarbeitenden die Arbeit, die das Projekt verlangt, tatsächlich leisten? Wenn Sie Tools bewerten, sollten Sie genau bei dieser Unterscheidung ansetzen.

Das Besetzungstool, das Sie sich ansehen, ist vielleicht gar keins

Auf dem Markt für Software zur Projektbesetzung gibt es drei Arten von Produkten, und sie sind nicht gleich nützlich.

Die erste Art sind PSA-Tools, also Plattformen für Projekt- und Ressourcenplanung wie Kantata oder Kimble. Sie sind stark bei Zeiterfassung, Projektfinanzen und Zuteilung. Kompetenztools sind sie aber nicht. Sie zeigen, wer wann verplant ist, enthalten jedoch kaum oder gar keine Daten darüber, was diese Menschen tatsächlich können. Eine Suche nach „verfügbarer Berater mit GCP-Zertifizierung und fünf Jahren Erfahrung in Enterprise Architecture“ ist nicht das, wofür sie gebaut wurden.

Die zweite Kategorie sind ATS- oder HR-Plattformen, die um ein Staffing-Modul erweitert wurden. Diese Tools sind für die Verwaltung von Bewerbenden und Mitarbeitenden gebaut, nicht für operative Besetzungsentscheidungen. Die Kompetenzdaten darin, sofern es sie überhaupt gibt, sind in der Regel auf Stellenarchitektur und Reporting zugeschnitten und nicht auf die schnelle, kriterienbasierte Suche, die ein Ressourcenmanager am Montagmorgen startet.

Die dritte Art sind Plattformen, die von Grund auf auf Kompetenzen aufbauen. Hier beginnt das Datenmodell bei den Fähigkeiten, nicht bei der Kopfzahl. Kompetenzen, Zertifizierungen, Kompetenzniveaus und Verfügbarkeit sind zentrale Objekte. Die Besetzungsfrage („Wer passt zu diesem Projekt?“) ist genau das, wofür das System gebaut wurde, und kein nachträglicher Zusatz auf einem ganz anderen Kernanwendungsfall.

Dieser Unterschied ist wichtiger, als es zunächst scheint. Wer Software für die Projektbesetzung bewertet, neigt dazu, Funktionen eins zu eins gegenüberzustellen. Doch ein Tool, das zwar die Verfügbarkeit erfasst, nicht aber die Fähigkeiten, löst ein anderes und viel einfacheres Problem als das, mit dem die meisten Unternehmen tatsächlich kämpfen. Zu wissen, dass sechs Beraterinnen und Berater gerade in keinem Projekt stecken, hilft weiter. Zu wissen, wer von diesen sechs die Kompetenzen für das nächste Projekt mitbringt, auf welchem Niveau und mit welchen gültigen Zertifizierungen, macht aus dieser Information erst eine Besetzungsentscheidung.

Vier Funktionen, auf die es wirklich ankommt

Wenn Sie Software für Projektbesetzung bewerten, trennen diese vier Funktionen die Tools, die für das eigentliche Problem gebaut wurden, von denen, die nur eine vereinfachte Version davon lösen.

1. Eine Kompetenzsuche, die die gesamte Belegschaft auf einmal durchsucht. Der Praxistest: Geben Sie eine Kombination von Kompetenzen ein, etwa „Azure-zertifiziert, Senior-Level, nach Monatsende nicht verplant“, und erhalten Sie in Sekunden eine verlässliche Antwort. Keine Liste von Leuten, die Sie anrufen und fragen müssen, sondern eine Abfrage, die jedes Beraterprofil im System durchsucht und die besten Treffer nach Passung sortiert. Genau das unterscheidet eine Kompetenzplattform von einer Datenbank. Eine Datenbank speichert Informationen. Eine Plattform macht sie so durchsuchbar, wie ein Ressourcenmanager sie tatsächlich durchsuchen muss.

In MuchSkills heißt das AI Super Search. In Demos ist das der Moment, auf den die meisten Ressourcenmanager anspringen: Sie tippen eine bestimmte Kombination aus Kompetenz und Zertifikat ein, und binnen zehn Sekunden erscheinen passende, verfügbare Beraterinnen und Berater. Entscheidend ist auch, wie die Suche Ihre Eingabe versteht. Ein herkömmlicher Datenbankfilter nimmt alles wörtlich: Wer nach „JavaScript“ sucht, übersieht die Beraterin, in deren Profil „React“ und „Node“ stehen, JavaScript aber nicht ausdrücklich. Eine Suche auf Basis von Skills Intelligence kennt den Zusammenhang zwischen diesen Begriffen und liefert entsprechende Treffer. 

Der Ressourcenmanager eines AWS-Premier-Beratungshauses mit rund 400 Beraterinnen und Beratern hat geschildert, was passiert, wenn genau das fehlt: Ein Kunde möchte ein Digitalteam mit Erfahrung in React, Node und Lambda, der Verantwortliche für Business Development sagt „Ich rufe Sie zurück“, und dann vergehen Tage, bis eine Antwort vorliegt. Das ist kein Prozessproblem, sondern ein Datenproblem.

Die Kompetenzsuche bringt Ihnen die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten. Doch nur weil Sie jemanden finden, heißt das noch nicht, dass diese Person auch infrage kommt.

2. Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten mit Blick auf Ablaufdaten. Zertifizierungen sind immer öfter eine Eintrittskarte und nicht bloß ein Nachweis. AWS Premier, Azure Expert, Atlassian Gold: Bei gestuften Partnerprogrammen hängt der Status an einer bestimmten Anzahl zertifizierter Beraterinnen und Berater. Wer seinen aktuellen Zertifizierungsstand nicht kennt, ist womöglich bei Ausschreibungen nicht teilnahmeberechtigt, die er gewonnen hätte, oder merkt mitten in der Angebotserstellung, dass das eingeplante AWS-Zertifikat vor sechs Wochen abgelaufen ist.

Eine sinnvolle Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten für die Projektbesetzung bedeutet drei Dinge: zu wissen, welche Zertifizierungen jede Beraterin und jeder Berater hat, zu wissen, wann sie ablaufen, und diese Daten direkt in der Besetzungssuche sichtbar machen zu können statt in einem separaten Compliance-Bericht. Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten, die in einem anderen System liegt als Ihre Besetzungsdaten, schafft genau das Problem, das sie lösen sollte: Sie erfahren vom abgelaufenen Zertifikat erst, wenn das Angebot schon raus ist.

Die Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten zeigt Ihnen, wer infrage kommt. Doch eine Gruppe geeigneter Einzelpersonen ergibt noch lange kein Team.

3. Ein Team Builder statt einer bloßen Kandidatenliste. Ein Projekt zu besetzen heißt nicht, eine einzelne Person auszuwählen. Es heißt, ein Team zusammenzustellen, in dem die Verteilung der Fähigkeiten zu den Projektanforderungen passt, niemand Aufgaben übernimmt, für die er nicht gerüstet ist, und die Kompetenzen im Team zusammen abdecken, was der Kunde braucht. Ein Tool, das Einzelpersonen anzeigt, ohne dass Sie das Team als Ganzes bewerten können, überlässt den schwierigsten Teil der Entscheidung dem Bauchgefühl.

Genau das leistet der Team Builder in MuchSkills: Sobald Sie eine Auswahl möglicher Beraterinnen und Berater für ein Projekt haben, hilft Ihnen die Plattform, die Kombination zu bewerten (Kompetenzabdeckung, Verfügbarkeit, Risikohinweise), bevor Sie sich festlegen. Das ist der Unterschied zwischen einem Suchtool und einem Besetzungstool.

Ein Team Builder hilft Ihnen, die Zusammenstellung zu prüfen, bevor Sie sich festlegen. Was er Ihnen nicht verrät: ob die Leute in dieser Zusammenstellung die Arbeit überhaupt machen wollen.

4. Daten zur Motivation neben den Kompetenzdaten. Dieser Punkt ist weniger offensichtlich, gehört aber dazu. Wer eine Kompetenz hat, will sie nicht unbedingt im nächsten Projekt einsetzen. Wer jemanden auf Aufgaben setzt, die nicht seinen echten Interessen entsprechen, riskiert nicht nur dessen Zufriedenheit, sondern beeinträchtigt auch die Qualität der Lieferung und auf Dauer die Mitarbeiterbindung. Unternehmen, die gut besetzen, erfassen nicht nur, was ihre Leute können, sondern auch, was sie wollen.

MuchSkills bildet das mit Skill Will ab: einer zusätzlichen Ebene neben der üblichen Bewertung des Kompetenzniveaus auf einer Skala von 1 bis 9, die festhält, ob jemand die jeweilige Kompetenz überhaupt einsetzen möchte. Keine andere Plattform in diesem Segment erfasst Motivationsdaten. Das klingt nach einem netten Extra, bis Sie einmal dieses Gespräch führen mussten: Eine Beraterin wurde für sechs Monate auf ein Projekt gesetzt, mit genau der Arbeit, die sie laut eigener Aussage gegenüber ihrer Führungskraft schon drei Monate zuvor hinter sich lassen wollte.

Das Datenproblem, das keine Funktionsliste löst

Bei jeder Bewertung von Projektbesetzungssoftware landet man früher oder später bei derselben Frage: Wie gut sind die Daten, die dahinterstehen? Ein Tool mit hervorragender Suchfunktion und Team Builder nützt nur so viel, wie die Kompetenzdaten, die es durchsucht, korrekt und aktuell sind.

Die meisten Unternehmen, die sich nach Software umsehen, kennen dieses Problem aus eigener Erfahrung. Sie haben eine Kompetenzmatrix aufgebaut und sie im ersten Quartal auch gepflegt. Nach sechs Monaten war ein Drittel der Profile veraltet, nach zwölf Monaten traute ihr niemand mehr. Auf dem Friedhof gescheiterter Kompetenzinventare in Beratungsunternehmen herrscht kein Platzmangel: SharePoint-Seiten, Power-BI-Dashboards, Eigenentwicklungen, die in dem Moment aufgegeben wurden, als ihr Urheber das Unternehmen verließ.

Der Grund für das Scheitern ist fast immer derselbe: Die Plattform wurde für den Bedarf des Unternehmens an Kompetenzdaten entwickelt und nicht für das Bedürfnis der Beraterinnen und Berater, ihre Kompetenzen sichtbar zu machen. Wenn die Pflege des Profils eine Pflichtaufgabe ist und den Beratenden selbst nichts bringt, passiert sie nicht regelmäßig.

Und inkonsistente Daten sind für die Projektbesetzung schlimmer als gar keine, denn sie wiegen Sie in falscher Sicherheit. Sie glauben zu wissen, was Ihre Beraterinnen und Berater können. Sie suchen. Sie bekommen ein Ergebnis. Sie besetzen das Projekt. Und dass es nicht passt, zeigt sich erst, wenn die Arbeit schon läuft.

Eine Kompetenzplattform, die Beraterinnen und Berater tatsächlich nutzen, ist eine, auf der sie ihre eigenen Kompetenzen klar sehen, ihre Entwicklung verfolgen und einen Grund haben, ihre Angaben aktuell zu halten. MuchSkills setzt auf soziale Transparenz: Profile sind für Kolleginnen und Kollegen sichtbar, was Übertreibungen reduziert und die Genauigkeit erhöht. Dazu kommt eine Skala für das Kompetenzniveau, die sich in fünfzehn Minuten ehrlich ausfüllen lässt, statt eine Stunde zum Schönfärben einzuladen. Das Ergebnis sind Daten, die aktuell bleiben, weil die Menschen, die sie beschreiben, selbst ein Interesse an ihrer Richtigkeit haben.

Für Ressourcenmanager heißt das ganz praktisch: Bevor Sie eine Software für Projektbesetzung bewerten, lautet die entscheidende Frage nicht „Was kann dieses Tool?“, sondern „Wie stellt dieses Tool sicher, dass die durchsuchten Daten es wert sind, durchsucht zu werden?“ Lautet die Antwort „Wir erinnern die Leute daran, ihr Profil zu aktualisieren“, wird das Tool scheitern. Geht es in der Antwort um durchdachte Nutzerakzeptanz, Sichtbarkeit unter Kollegen und einen echten Mehrwert für die Mitarbeitenden, hat es eine Chance. Ein einfacher Test: Fragen Sie jeden Anbieter, wie hoch die durchschnittliche Profilvollständigkeit bei seinen Bestandskunden ist. Ein Anbieter, der darauf keine Antwort hat oder ausweicht, verrät Ihnen damit etwas Wichtiges. Kunden von MuchSkills erreichen in der Regel 80 bis 90 % Vollständigkeit. Diese Zahl gibt es, weil die Plattform für die Person entwickelt wurde, die das Profil ausfüllt, und nicht nur für die Führungskraft, die es liest.

Was frühere Versuche verraten

Die meisten Unternehmen, die Software für Projektbesetzung bewerten, tun das nicht zum ersten Mal. Sie haben schon etwas ausprobiert. Es ist gescheitert, hat nicht gereicht oder wurde stillschweigend aufgegeben. Diese Vorgeschichte ist wichtig.

Der häufigste Vorläufer ist eine Tabelle oder ein geteiltes Dokument: bei zehn Personen praktikabel, bei hundert ein ständiger Pflegeaufwand und bei zweihundert nicht mehr zu bedienen. Am zweithäufigsten ist ein Modul in einem vorhandenen Tool: ein Kompetenzbereich im HRIS, ein Kompetenzmodell, das ans PSA-System angeflanscht wurde. Solche Lösungen scheitern, weil sie nie der eigentliche Zweck des Tools waren, in dem sie stecken. Entsprechend fließt keine Entwicklungsarbeit hinein, und die Mitarbeitenden merken schnell, dass ihre Eingaben dort ins Leere laufen.

Das dritte Muster ist die Eigenentwicklung: ein Power-BI-Dashboard, eine SharePoint-Seite, ein internes Tool von jemandem, der das Unternehmen inzwischen verlassen hat. Warum Eigenentwicklungen scheitern, hat ein Ressourcenmanager bei einem AWS-Premier-Beratungsunternehmen ganz offen auf den Punkt gebracht: „In einem Professional-Services-Unternehmen ist es im Grunde verrückt, so etwas selbst machen zu wollen, weil wir es nie pflegen können. Im laufenden Betrieb wird das nie ankommen.“

Zu verstehen, was der vorherige Versuch war und warum genau er gescheitert ist, ist der klarste Hinweis darauf, was die nächste Lösung anders machen muss. Wer an der Akzeptanz gescheitert ist, braucht eine Plattform, die für Mitarbeitende gebaut ist und nicht nur für Führungskräfte. Wer an der Datenqualität gescheitert ist, braucht eine Plattform, die Anreize für Genauigkeit schafft, und nicht nur ein Formular zum Ausfüllen. Wer gescheitert ist, weil das Tool Kompetenzen nicht mit Besetzungsentscheidungen verknüpft hat, braucht eine Plattform, auf der beides ein und dasselbe System ist.

Wenn Sie an diesem Punkt sind und sehen möchten, wie Software für Projektbesetzung aussieht, die wirklich für dieses Problem gebaut wurde, zeigt die Funktionsseite zu Auslastung und Ressourcenplanung, was MuchSkills in diesem Bereich leistet. Und wenn Sie das Besetzungsproblem selbst besser verstehen möchten, bevor Sie Lösungen bewerten, erklärt der Beitrag zur Projektbesetzung, warum Kopfzahl und Fähigkeiten zwei verschiedene Fragen sind.