Was ist Kompetenzmapping? Definition, Ablauf und warum es wichtig ist

Unternehmen brauchen talentierte Mitarbeitende: Sie sorgen für Effizienz im Tagesgeschäft, bringen die Unternehmensziele voran, besetzen Führungsrollen und prägen eine positive Arbeitskultur. Doch genau diese Talente sind immer schwerer zu finden. Weltweit fehlen Menschen mit den vielfältigen Kompetenzen, nach denen Organisationen händeringend suchen. Ein Beispiel: Im November 2024 gab es 8,1 Millionen offene Stellen in den USA, während die Zahl der Neueinstellungen im selben Monat mit 5,3 Millionen vergleichsweise bescheiden ausfiel. Dafür gibt es viele Gründe, unter anderem eine veränderte Einstellung dazu, welchen Stellenwert Arbeit im Leben hat, und den Wunsch nach sinnstiftenden Jobs, die zu den eigenen Zielen passen.

Angesichts des Fachkräftemangels können es sich Organisationen nicht leisten, die Talente zu verlieren, die sie bereits haben. Sie müssen jetzt dafür sorgen, dass ihre qualifizierten Mitarbeitenden motiviert sind und gerne bleiben. Wer ihnen Gelegenheit gibt, ihre Kompetenzen auszubauen oder neue zu erwerben, hält seinen Talentpool zusammen. Das zeigt sich schon daran, dass Weiterqualifizierung heute zu den begehrtesten Benefits am Arbeitsplatz zählt. Für die Studie The American Upskilling Study: Empowering Workers for the Jobs of Tomorrow befragte Gallup im Jahr 2021 Beschäftigte: Für 61 % waren Angebote zur Weiterqualifizierung ein entscheidender Grund, im Job zu bleiben, und 48 % sagten, sie würden für ein Kompetenztraining den Job wechseln. Kurz: Eine Lernkultur erhöht die Chancen eines Unternehmens, auf einem extrem angespannten Arbeitsmarkt Talente zu halten und qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. Dafür müssen Unternehmen die Erfassung von Skills und Kompetenzen allerdings ernst nehmen. Dafür müssen sie sich allerdings ernsthaft mit Software für Kompetenzmapping befassen.

Was ist Kompetenzmapping?

Klären wir zuerst, was genau eine Kompetenz ist. „Kompetenz“ und „Skill“ werden oft gleichbedeutend verwendet, es gibt aber einen Unterschied. Ein Skill ist eine erlernte Tätigkeit und nur ein Baustein dessen, was eine Kompetenz ausmacht. Der Skill beantwortet die Frage nach dem „Was“: Er beschreibt, was jemand braucht, um eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit auszuführen. Die Kompetenz liefert dagegen das „Wie“: Sie beschreibt, wie jemand eine Aufgabe wirksam erledigt und wie das eigene Verhalten dabei hilft, das gesteckte Ziel zu erreichen.

Die University of Nebraska-Lincoln definiert Kompetenz als „die Kombination aus beobachtbaren und messbaren Kenntnissen, Fertigkeiten, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften, die die Leistung der Mitarbeitenden steigern und letztlich zum Erfolg der Organisation führen“. Jede dieser vier Komponenten definiert die Universität eigens. Kenntnisse sind demnach das Wissen um „Fakten, Wahrheiten und Prinzipien, die durch formale Ausbildung und/oder Erfahrung erworben wurden“. Eine Fertigkeit ist die durch Training erworbene Sicherheit in „geistigen Vorgängen oder körperlichen Abläufen“. Fähigkeit bezeichnet die „Begabung, körperliche oder geistige Tätigkeiten auszuführen, die häufig mit einem bestimmten Beruf oder Handwerk verbunden sind, etwa Programmieren, Sanitärinstallation oder Infinitesimalrechnung“. Persönliche Eigenschaften schließlich sind Verhaltensweisen oder Wesenszüge, die ein Mensch aus seinen ganz eigenen Lebenserfahrungen mitnimmt.

Kompetenzmapping bezeichnet also den Prozess, die Skills, Kompetenzen und weiteren persönlichen Eigenschaften einer bestimmten Rolle oder eines Mitarbeitenden systematisch zu erfassen, um Mitarbeitende der Rolle oder dem Projekt zuzuordnen, für die bzw. das sie am besten geeignet sind. ​​Kompetenzmapping zerlegt dazu jede Stelle, Rolle oder Tätigkeit in ihre Bestandteile: Skills, Wissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen. Da sich Verhalten nicht messen lässt, behilft man sich beim Kompetenzmapping mit Verhaltensindikatoren. Ist für eine Stelle etwa Teamfähigkeit die zentrale (allgemeine) Kompetenz, zählen Zusammenarbeit, Kooperationsbereitschaft, Vertrauen und Respekt zu den zugehörigen Verhaltensindikatoren. 

Ebenso entscheidend für das Kompetenzmapping ist das Kompetenzniveau, also der Grad, in dem eine Person einen bestimmten Skill beherrscht. Ist sie Einsteigerin oder Expertin? Eine gängige Methode zur Messung ist eine Skala von eins bis fünf, wobei 1 für das niedrigste und 5 für das höchste Niveau steht. 

Am Ende eines erfolgreichen Kompetenzmappings steht eine klar definierte Kompetenzmatrix. Sie legt eindeutige Standards dafür fest, welche Skills, Verhaltensweisen, Fähigkeiten und welches Wissen eine Organisation von ihren Mitarbeitenden erwartet, und zwar für jede einzelne Stelle oder Abteilung.

Die Kompetenzmatrix ist auch unter dem Begriff Skills-Matrix bekannt. Skills und Kompetenzen sind zwar, wie oben gezeigt, nicht ganz dasselbe. Eine moderne Kompetenzmatrix muss aber beides abbilden: Ohne Kompetenzen bleibt sie unvollständig.

Warum Kompetenzmapping für HR wichtig ist

Gut gemachtes Kompetenzmapping kann für eine Organisation ein enormer Gewinn sein: Es verschlankt Abläufe, steigert die Produktivität und prägt die Strategie in allen Bereichen, von der Personalentwicklung über Recruiting und Mitarbeiterbindung bis hin zur Leistungsbeurteilung. Natürlich profitieren auch die einzelnen Mitarbeitenden in ihrer Entwicklung davon.

1. Recruiting: Kompetenzmapping ist in jeder Phase des Einstellungsprozesses von unschätzbarem Wert. Klare Stellenbeschreibungen auf Basis der erforderlichen Kompetenzen sprechen die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten an und ersparen HR die mühsame Sichtung einer Flut unpassender Lebensläufe. Ein kompetenzbasiertes Interview erhöht die Chance, Menschen mit den passenden Skills einzustellen. Klar definierte und kommunizierte Erwartungen sind ein zentraler Faktor im Kompetenzmapping. Werden Ziele und Erwartungen bereits im Recruiting in das Vertragsangebot an erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber aufgenommen, bleibt kein Raum für Unklarheiten. Fehlen klare Erwartungen und präzise Stellenbeschreibungen, fürchten Mitarbeitende, als inkompetent zu gelten und dafür bestraft zu werden, so der Gallup-Bericht State of the American Workplace aus dem Jahr 2017. Laut der Umfrage wussten vier von 10 Beschäftigten nicht, was in ihrem Job von ihnen erwartet wird, und nur 41 % gaben an, dass ihre Arbeit ihrer Stellenbeschreibung entspricht.
2. Training und Entwicklung: Mit Kompetenzmapping erkennen Organisationen, wo vorhandene und gewünschte Kompetenzen und Kompetenzniveaus auseinanderklaffen, und können diese Lücken mit zielgerichteten Lernangeboten, Weiterqualifizierung und Trainings schließen. Klare Wege zur beruflichen Weiterentwicklung und zum Aufstieg sind entscheidend, um leistungsstarke Mitarbeitende zu halten, aber auch, um neue Talente zu gewinnen. Die Mitarbeitenden selbst wissen dank Kompetenzmapping genauer, was von ihnen erwartet wird. So können sie ihre Karriere gezielt steuern und haben bessere Chancen auf Beförderungen und erfüllendere Rollen in der Organisation.
3. Performance Management: Werden Mitarbeitende danach beurteilt, wie gut sie eine Reihe definierter Kompetenzen beherrschen, entsteht ein faires, leistungsbasiertes Beurteilungssystem. Das wissen nicht nur die Beschäftigten zu schätzen, es steigert auch Produktivität und Leistung. Anhand der Standards in der Kompetenzmatrix können Führungskräfte die Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds klar benennen und Wege aufzeigen, Defizite auszugleichen, selbstverständlich mit Unterstützung der Organisation. Wer die Beurteilten zu ehrlichem Feedback ermutigt und darauf reagiert, macht den Prozess transparenter. Wie HR-Teams das in Recruiting, Personalentwicklung und Leistungsbeurteilung in die Praxis umsetzen, erfahren Sie in unserem Leitfaden dazu, wie HR Kompetenzmapping nutzen kann.
4. Nachfolgeplanung: Mitarbeitende, die Führungskompetenzen und -qualitäten zeigen, lassen sich mithilfe von Kompetenzmapping gezielt auf künftige Führungsrollen vorbereiten. Lücken zwischen aktuellem und gewünschtem Niveau in den erforderlichen Kompetenzen werden geschlossen, damit die Kandidatinnen und Kandidaten der Aufgabe gewachsen sind, wenn es so weit ist. Fehlt eine solide Kompetenzmatrix, sind auch hier unklare Erwartungen eine der größten Hürden für wirksame Führung. Laut dem bereits erwähnten Gallup-Bericht State of the American Workforce geben Führungskräfte im Vergleich zu ihren Teammitgliedern „um vier Punkte seltener an, dass ihre Stellenbeschreibung klar ist oder zu ihrer tatsächlichen Arbeit passt“.
5. Ressourcenzuteilung: Kompetenzmapping erleichtert die Projektplanung, weil Unternehmen damit die richtigen Leute für die jeweilige Aufgabe einsetzen können, ob es darum geht zu verstehen, welche Skills ein Scrum Master für die Leitung eines agilen Delivery-Teams braucht, Projektmanagement-Kompetenzen über ein ganzes Portfolio hinweg zu erfassen oder herauszufinden, wer die technische Tiefe mitbringt, die ein komplexes Projekt verlangt.

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So gelingt Kompetenzmapping: Ein Prozess in 5 Schritten

Kompetenzmapping erfordert Engagement und Geduld. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei:

1. ‍Eine Kompetenzliste erstellen
   Ermitteln und analysieren Sie die Skills Ihrer Mitarbeitenden. Für möglichst genaue Ergebnisse können Organisationen verschiedene Methoden kombinieren: Fragebögen, Interviews, Umfragen, Selbsteinschätzungen, Beurteilungen durch Vorgesetzte und die Auswertung bisheriger Tätigkeiten. Eine Kompetenzliste ist der erste Schritt zu einer Skills- und Kompetenzmatrix. Die moderne Kompetenzmatrix ist einfach zu nutzen und zu aktualisieren und damit eine deutliche Verbesserung gegenüber ihrem klassischen Vorgänger, der fast immer eine datenlastige Tabelle ist, die jeden abschreckt. MuchSkills macht Kompetenzerfassung und Kompetenzmapping unkompliziert und verschafft Ihrer Organisation eine aktuelle, visuelle Übersicht über die Fähigkeiten der Belegschaft, ganz ohne Tabellenaufwand.
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2. Kompetenzen bestimmen
   Im nächsten Schritt werden die Kompetenzen bestimmt und klassifiziert, die für jede Stelle, Rolle, jedes Projekt oder jede Abteilung erforderlich sind. Es gibt zahlreiche Klassifizierungen, unter anderem fachliche Kompetenzen (Hard Skills wie Datenvisualisierung, Digitalmarketing oder die speziellen Kompetenzen von UX-Designern, die in Produktteams gefragt sind), verhaltensbezogene Kompetenzen (Eigenverantwortung, Empathie), organisationale Kompetenzen (die Alleinstellungsmerkmale einer Organisation wie Benutzerfreundlichkeit oder Innovation) und Kernkompetenzen (die allgemeine Kompetenz, die eine bestimmte Rolle erfordert, etwa Kundenservice, Organisationstalent oder strategische Planung).
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3. ‍Verhaltensindikatoren festlegen
   Anschließend wird jede Kompetenz durch passende Verhaltensindikatoren definiert. Angenommen, ein Projekt erfordert die Leitung eines Teams mit Mitgliedern unterschiedlicher Herkunft, und die zentrale Kompetenz ist Diversität und Inklusion. Empathie, Respekt, Fairness und ethisches Verhalten sind einige der Verhaltensindikatoren, die Sie dann in der Kompetenzmatrix finden könnten. Die Person, die für die Leitung eines solchen Teams am besten geeignet ist, sollte diese Verhaltensweisen also im Arbeitsalltag zeigen.
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4. Kompetenzniveaus festlegen
   Innerhalb einer Organisation oder Abteilung verfügen verschiedene Personen über unterschiedlich ausgeprägte Expertise in einer bestimmten Kompetenz. Deshalb braucht es ein System, um Kompetenzniveaus zu messen oder zu bewerten. Im Kompetenzmapping geschieht das in zwei Schritten. In Schritt 1 wird das gewünschte Kompetenzniveau (Desired Proficiency Level, DPL) in einer bestimmten Kompetenz für eine Rolle, Funktion oder ein Projekt festgelegt. Beispiel: Auf einer Skala von eins bis fünf, wobei 1 für Neuling, 2 für Lernende, 3 für Praktiker, 4 für Experte und 5 für Meister steht, erwartet das Unternehmen von der zuständigen Person oder dem zuständigen Team für diese Stelle bzw. dieses Projekt mindestens Niveau 3. In Schritt 2 werden die tatsächlichen Kompetenzniveaus (Actual Proficiency Levels, APLs) der Mitarbeitenden anhand derselben Skala ermittelt. MuchSkills bietet eine  smarte 3x3-Expertise-Skala, bei der die drei Stufen „Einsteiger“, „Fortgeschritten“ und „Experte“ jeweils in drei weitere Stufen unterteilt sind. So erhalten Sie den genauesten Überblick über die Skills und Kompetenzen einer Person. Wer sowohl das tatsächliche als auch das gewünschte Kompetenzniveau kennt, kann bestehende Kompetenzlücken schließen und Mitarbeitende auf das gewünschte Niveau bringen, bevor das Problem kritisch wird.
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5. Fachleute einbinden
   Jetzt liegt ein Entwurf der Kompetenzmatrix vor. Organisationen können ihn jedoch deutlich verfeinern und verbessern, indem sie Branchenexpertinnen und -experten hinzuziehen und deren Vorschläge einarbeiten. So ist zugleich sichergestellt, dass die Standards der Kompetenzmatrix mit den Branchenstandards übereinstimmen. Damit ist die finale Kompetenzmatrix fertig, und es bleibt nur noch, sie umzusetzen.

Zum Schluss noch ein paar Punkte, die Sie bei der Gestaltung einer Kompetenzmatrix beachten sollten. Erstens: Weniger ist mehr. Zu viele Kompetenzen und mehrere Bewertungs- und Messmethoden sorgen für Verwirrung, obwohl das eigentliche Ziel Klarheit ist. Zweitens: Organisationen fahren besser, wenn sie den Fokus auf Entwicklung statt auf Bewertung legen. Eine Kompetenzmatrix wirkt dann am stärksten, wenn ihre Erkenntnisse genutzt werden, um das Lernen zu stärken und Entwicklung und Wachstum anzustoßen.