Warum Beratungsunternehmen für Ausschreibungen mehr brauchen als eine CV-Datenbank

In vielen Beratungsunternehmen sammeln sich CVs dort an, wo sie gerade gebraucht werden. Berater pflegen eigene Versionen in persönlichen Dateien, der Vertrieb legt Kopien aus früheren Angeboten in geteilten Ordnern ab, und im HR-System liegt ein Basisprofil, das beim Eintritt des Beraters angelegt wurde. Irgendwann wird dann „die aktuelle Version“ per E-Mail verschickt und später erneut verwendet.

Im Alltag scheint das gut zu bewältigen. Dann trifft eine Angebotsanfrage oder Ausschreibung ein.

Der Vertrieb braucht drei bis fünf passende Profile, und zwar schnell. Die Anforderungen sind konkret, die Frist ist knapp. Für „ordentliche Lösungen“ bleibt keine Zeit.

Die Suche beginnt. Jemand schaut im CV-Ordner nach. Jemand anderes fragt in Slack. Ein Senior Consultant wird markiert, weil er an etwas Ähnlichem gearbeitet hat. Ein weiteres Profil wird aus einem früheren Angebot übernommen, weil es schon fertig ist und die Anforderungen der Ausschreibung weitgehend erfüllt.

Was am Ende verschickt wird, zeigt nicht das, was das Unternehmen heute wirklich kann. Es ist schlicht das, was sich rechtzeitig zusammentragen ließ.

Das Problem liegt nicht bei den Vorlagen oder den Tools, mit denen CVs erstellt werden. Es fehlt schlicht von vornherein eine einzige, verlässliche Quelle für die Fähigkeiten der Berater, auf die man zurückgreifen könnte.

Ist das Angebot erst einmal abgegeben, kommen die üblichen Reaktionen. Die CVs waren veraltet. Die Formatierung war uneinheitlich. Die Vorlagen wirkten unprofessionell. Und unweigerlich sagt jemand frustriert: „Wir brauchen einen besseren CV-Builder.“

Doch das Chaos entstand nicht wegen der Vorlagen oder weil es keine gab. Es entstand, weil niemand mit Sicherheit wusste, welche Beraterprofile korrekt und relevant waren und wer tatsächlich verfügbar war, um die Arbeit zu leisten.

Unter dem Druck einer Ausschreibung greifen Teams auf die CVs zurück, die am leichtesten zu finden sind. Diese Profile sind oft unvollständig oder veraltet, und die am besten geeigneten Berater werden womöglich nicht schnell genug gefunden, um berücksichtigt zu werden. Das mindert unmittelbar die Qualität des Angebots und die Chancen, das Projekt zu gewinnen.

Es geht hier also nicht um die Qualität der Dokumente. Es fehlt eine einzige, verlässliche Datengrundlage zu den Fähigkeiten der Berater. Solange es die nicht gibt, beruhen Antworten auf Ausschreibungen weiterhin auf Gedächtnis, Zeitdruck und Abkürzungen statt auf echten Daten.

Neue Tools, gleiches Ergebnis

Wenn Beratungsunternehmen immer wieder Mühe haben, CVs für Ausschreibungen zusammenzustellen, suchen sie meist nach einem besseren CV-Builder, um schneller professionell aussehende Profile zu erstellen, und nach einer Berater-CV-Datenbank bzw. spezieller CV-Datenbank-Software, um Profile zentral abzulegen und durchsuchbar zu machen.

Auf den ersten Blick ist das nachvollziehbar.

Der Haken: Keiner der beiden Ansätze verändert die Informationen, die mit der Ausschreibung tatsächlich verschickt werden.

CV-Builder arbeiten mit den Inhalten, die bereits vorhanden sind. Sie bereiten die hinterlegten Erfahrungen und Kompetenzen ansprechend auf, machen sie aber weder genauer noch relevanter. Sind die Informationen veraltet oder unvollständig, ist es der fertige CV ebenfalls.

Auch eine Berater-CV-Datenbank hat echten Nutzen, denn sie bündelt Profile an einem Ort und macht sie durchsuchbar. Doch genau hier endet ihr Nutzen meist. Sie speichert CVs als statische Dokumente und zeigt das an, was zuletzt hochgeladen wurde, ohne Kontext dazu, wie aktuell diese Erfahrung ist, wie relevant sie für den konkreten Auftrag ist oder ob der Berater überhaupt verfügbar ist.

Das Ergebnis sind kleine Verbesserungen. Die CVs sehen besser aus. Die Ablage ist geordneter. Reibungsverluste nehmen etwas ab. Doch wenn eine Ausschreibung eintrifft, liefern diese Tools trotzdem keine Erkenntnisse darüber, wer tatsächlich bereit ist, die Arbeit zu übernehmen, warum ein bestimmter Berater die richtige Wahl ist oder welche Kompromisse Sie eingehen, wenn Sie ihn vorschlagen.

Die Tools wurden besser. Das Ergebnis nicht.

Von CVs zum CV Inventory

Mit etwas Abstand betrachtet wird das Problem deutlicher.

Beratungsunternehmen tun sich nicht deshalb schwer mit hochwertigen Antworten auf Ausschreibungen, weil ihnen CVs, Vorlagen oder Speicherplatz fehlen. Sie tun sich schwer, weil sie keinen verlässlichen, aktuellen Überblick über die Kompetenzen und Zertifizierungen haben, die sie tatsächlich verkaufen und liefern.

Was fehlt, ist kein weiteres CV-Tool, sondern ein lebendiger Bestand an Kompetenzen und Fähigkeiten. Beratungsunternehmen müssen sich nicht zwischen CV-Builder und CV-Datenbank entscheiden. Sie brauchen eine einzige, verlässliche Datengrundlage für die Kompetenzen und Fähigkeiten ihrer Berater. Diese Grundlage muss strukturiert, aktuell und vertrauenswürdig sein. Sie sollte Kompetenzen abbilden, die in echter Projektarbeit erworben und im Lauf der Zeit bestätigt wurden, sie im Zusammenhang mit Verfügbarkeit und Nachfrage sichtbar machen und bei Bedarf kundenfertige CVs erzeugen können.

Genau dieses Problem wollte MuchSkills lösen. In enger Zusammenarbeit mit Beratungs- und Professional-Services-Firmen haben wir über die Zeit einen Ansatz entwickelt, der Kompetenzen, Zertifizierungen und Erfahrung nicht als statische Dokumente versteht, sondern als lebendige Daten. Auf dieser Basis lassen sich CVs bei Bedarf generieren. Sie verbinden aktuelle Kompetenzprofile mit den Kerninformationen, die Kunden erwarten: Berufserfahrung, Ausbildung, Rollen und Zertifizierungen. Diese Lösung nennen wir CV Inventory. Sie ist speziell für Beratungs- und Professional-Services-Firmen gemacht, die auf Angebotsanfragen, Ausschreibungen und Bieterverfahren antworten.

Das Prinzip hinter CV Inventory

Überlegen Sie, was die Kunden von Beratungsunternehmen eigentlich einkaufen.

Sie kaufen Kompetenzen. Genauer gesagt kaufen sie die Kompetenzen und Fähigkeiten von Menschen, die ihre konkreten Probleme lösen können, mit den richtigen Methoden und Tools und auf Basis echter Erfahrung.

Deshalb will jede ernsthafte Ausschreibung, wie auch immer sie formuliert ist, letztlich dieselben Dinge klären:

• Über welche Kompetenzen und Erfahrungen Ihre Berater wirklich verfügen
• Auf welchem Niveau
• Belegt durch welche Art von Arbeit
• Und wann diese Kompetenzen zuletzt zum Einsatz kamen

In der Zusammenarbeit mit Beratungs- und Professional-Services-Unternehmen stieß MuchSkills immer wieder auf dieselbe Herausforderung. Die Art, wie die meisten Beratungen heute arbeiten, macht es schwer, diesen Detailgrad zu liefern, ohne unverhältnismäßig viel Zeit in das Zusammentragen zu stecken.

Also folgt der Prozess dem einfachsten statt dem besten Weg. Profile, die gerade zur Hand sind, werden wiederverwendet. Besser passende Berater werden nicht immer schnell genug gefunden, um berücksichtigt zu werden. CVs gehen mit unvollständigen oder veralteten Informationen raus, nicht weil jemand nachlässig wäre, sondern weil sich die zugrunde liegenden Daten nur schwer auf Abruf zusammenstellen lassen.

Diese Lücke sah MuchSkills immer wieder.

Die Grundidee hinter CV Inventory war einfach: Statt die Fähigkeiten erst zum Zeitpunkt der Ausschreibung zu rekonstruieren, sollten sie im laufenden Betrieb gepflegt und erfasst werden, und mit demselben System sollten bei Bedarf auch die CVs erstellt werden.

Genau das leistet CV Inventory. Da es auf der Kompetenz- und Zertifikatserfassung von MuchSkills aufbaut, enthält es bereits die Informationen, auf die es bei Ausschreibungen ankommt. Kompetenzen werden auf festgelegten Niveaus erfasst, mit geleisteter Arbeit und Zertifizierungen verknüpft und im Lauf der Zeit über alltägliche Abläufe wie Projektreviews, Entwicklungsgespräche und Einzelgespräche überprüft. Verfügbarkeit und Auslastung sind direkt neben den Fähigkeiten sichtbar und müssen nicht separat geprüft werden.

Wenn also eine Ausschreibung eintrifft, fangen Angebotsteams nicht bei null an. Sie können Berater anhand der vom Kunden geforderten Kompetenzen und Erfahrungen suchen, sehen, wer realistisch verfügbar ist, und die damit verbundenen Kompromisse einschätzen. Aus denselben aktuellen Daten erstellen sie kundenfertige CVs, die nicht nur Kompetenzen enthalten, sondern auch Berufserfahrung, Rollen, Ausbildung und Zertifizierungen.

Der entscheidende Unterschied: CVs sind nicht länger der Ort, an dem Genauigkeit unter Druck neu hergestellt werden muss. Sie entstehen aus Informationen, die im normalen Arbeitsalltag des Unternehmens bereits aktuell gehalten werden.

Genau das ermöglicht es Beratungen, schneller zu reagieren, mit besser passenden Teams und mit mehr Sicherheit in dem, was sie anbieten.

Diese Transparenz zahlt sich auch über Angebote hinaus aus. Wenn Unternehmen ein aktuelles, strukturiertes Bild ihrer Fähigkeiten haben, können sie Kompetenzlücken in ihrer Beraterbelegschaft erkennen. Sie wissen dann nicht nur, was sie haben, sondern auch, was ihnen fehlt und wo sie aufbauen sollten.

Fazit

Betrachtet man das Problem auf diese Weise, liegt die Lösung auf der Hand.

Die Herausforderung, vor der Beratungsunternehmen bei Ausschreibungen stehen, ist in erster Linie kein CV-Problem. Es ist ein Problem fehlender Transparenz über Kompetenzen und Fähigkeiten. In den CVs wird dieses Problem unter Druck lediglich sichtbar.

Solange die Fähigkeiten der Berater über Dokumente, Ordner und Köpfe verstreut sind, bleiben Antworten auf Ausschreibungen reaktiv. Teams greifen weiterhin auf das zurück, was sich am leichtesten zusammenstellen lässt, statt auf das, was die aktuellen Stärken des Unternehmens am besten zeigt. Selbst gut gemeinte Verbesserungen an Vorlagen oder Ablage bringen nur kleine Fortschritte.

MuchSkills CV Inventory steht für ein anderes Betriebsmodell. Kompetenzen, Zertifizierungen und Erfahrung gelten hier als Unternehmensdaten, die im ganz normalen Projekt- und Entwicklungsalltag laufend gepflegt werden. CVs sind nicht länger das Werkzeug, mit dem Informationen aktuell gehalten werden. Sie sind das Ergebnis, das bei Bedarf aus diesen Informationen entsteht.

Entscheidend ist: Dadurch entsteht kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Das funktioniert, weil Kompetenzen, Zertifizierungen und Erfahrungen ganz selbstverständlich im laufenden Projektgeschäft und in der Mitarbeiterentwicklung gepflegt werden, nicht in einer eigenen Lebenslaufpflege nebenher.

Dieser Wandel wirkt weit über den Pre-Sales hinaus. Wenn Unternehmen einen verlässlichen, aktuellen Überblick über ihre Fähigkeiten haben, können sie besser entscheiden, welche Aufträge sie verfolgen, wie sie diese besetzen und was sie mit gutem Gewissen verkaufen können. Sie senken Risiken in der Umsetzung, vermeiden es, knappe Expertise zu überbuchen, und reagieren auf Chancen schnell und klar statt hektisch und auf gut Glück.

In diesem Sinne geht es bei CV Inventory nicht um bessere CVs. Es geht darum, das, was Beratungsunternehmen verkaufen, mit dem in Einklang zu bringen, was sie auf Basis echter, aktueller Fähigkeiten tatsächlich liefern können.

Für Unternehmen in zunehmend umkämpften, kompetenzgetriebenen Märkten ist dieser Einklang keine Option mehr. Er ist die Grundlage.