Så optimerar du den strategiska kompetensförsörjningen

​​I en tid som präglas av snabb innovation, förändrade förväntningar från medarbetare och ett växande tryck att hålla sig konkurrenskraftig har organisationer inte längre råd att behandla kompetensförsörjning som en reaktiv funktion.

Allt fler företagsledare inser därför behovet av en proaktiv, datadriven och kompetensbaserad kompetensförsörjning. En modell för strategisk kompetensförsörjning som drivs av skills intelligence och insikter kan vägleda organisationer genom både med- och motgångar och hjälpa dem att förutse och hantera utmaningar och möjligheter med precision och snabbhet.

I vår tidigare artikel, ”Så förändrar tekniken den strategiska kompetensförsörjningen”, tittade vi på hur tekniska verktyg kan förändra talang- och kompetenshantering i grunden. I den här artikeln går vi djupare in på strategisk kompetensförsörjning, bland annat vilken roll data spelar och hur arbetet kan optimeras för bästa möjliga resultat.

Vad är strategisk kompetensförsörjning och vilka mål har den?

Strategisk kompetensförsörjning handlar om att ha rätt personer med rätt kompetens i rätt roller vid rätt tidpunkt. Det kräver en strukturerad bild av förmågorna på rollnivå, från projektledarkompetenser i leveransfunktioner till de tekniska färdigheter som bär upp produkt- och utvecklingsteamen. Det är en kontinuerlig process där man identifierar kompetensgap och tar fram en sammanhängande och strukturerad plan för att säkerställa att organisationen har rätt mix av talang, kompetenser och teknik för att möta dagens och morgondagens affärsbehov, samtidigt som verksamheten fortsätter att fungera optimalt.

Kompetensbaserad kompetensförsörjning syftar till att:

• Identifiera kompetensgap i organisationen.
• Förutse framtida behov av talang och kunskap.
• Säkerställa att efterfrågan på personer, kompetens och kunskap tillgodoses.
• Samordna kompetensstrategin med affärsstrategin.
• Minska riskerna med kompetensgap.
• Göra medarbetarna till organisationens mest värdefulla tillgång.
• Skapa verkligt kompetensbaserade organisationer.

En modern modell för strategisk kompetensförsörjning använder aktivt skills intelligence (data, analyser, prestationsmått med mera) och teknik (exempelvis system för kompetenshantering) för att ta fram evidensbaserade insikter som underlag för personalbeslut, oavsett om det gäller rekrytering, medarbetarutveckling, utvärdering eller något annat. När kompetensförsörjningen utgår från kompetenser matchas människor med möjligheter enbart utifrån vad de kan, vilket sätter stopp för fördomar och orättvis praxis. Det minskar riskerna med kompetensgap och gör arbetsstyrkan mer flexibel, eftersom medarbetarna har det som krävs för att bidra till organisationens långsiktiga affärsmål. Datadriven kompetensförsörjning är avgörande för att skapa dynamiska och agila kompetensbaserade organisationer, som når bättre resultat när det gäller fördelning av talang, att behålla medarbetare, innovation, effektivitet och kulturen som helhet.

Principer för strategisk kompetensförsörjning

För att en modell för strategisk kompetensförsörjning ska lyckas måste den bygga på följande tre principer:

1. Den måste vara framtidsinriktad

Oftast reagerar företag på förändringar i efterhand. De väntar tills förändringen redan har skett och tar sedan fram en snabb lösning, som kanske fungerar till en början men i de flesta fall går ut över den långsiktiga stabiliteten och tillväxten. Strategisk kompetensförsörjning gör framtidsplanering, det vill säga att förutse en kommande möjlighet eller utmaning och ta fram en plan för att ta vara på eller motverka den, till en rutinuppgift. Det kräver att företagsledare vänjer sig vid att ständigt ge sig ut på okänd och obekväm mark.

2. Den måste vara anpassningsbar och iterativ

Det går inte att förutsäga framtiden, och det är högst troligt att den första lösningen vi kommer på missar målet helt. Därför är strategisk kompetensförsörjning en kontinuerlig process där ledare lär sig av misstag, justerar kursen och uppdaterar sin kompetensstrategi tills de får det rätt. Det kräver förmågan att se mönster och tolka signalerna rätt, och en rejäl dos tålamod.

3. Den kan inte vara en universallösning

Ingen organisation är den andra lik, och ingen medarbetare heller. Dessutom har varje bransch sina egna utmaningar. För att fungera måste en modell för strategisk kompetensförsörjning kunna bedöma vad arbetsstyrkan kan i dag, förutse framtida behov och identifiera gap, med hänsyn till just dessa särdrag.

Fördelar med strategisk kompetensförsörjning

Datadriven kompetensförsörjning ger inte bara fördelar för arbetsstyrkan utan lönar sig även ur ett operativt och strategiskt perspektiv:  

• Kompetensbaserade organisationer som arbetar med strategisk kompetensförsörjning upptäcker luckor i kompetens och kunskap innan de blir akuta.
• Genom att åtgärda luckor i talangförsörjningen innan de uppstår bidrar strategisk kompetensförsörjning till en arbetsstyrka som är rustad för framtiden och mer flexibel.
• Den förbättrar talangfördelningen genom att rätt personer hamnar på rätt uppgifter, vilket höjer både prestation och produktivitet.
• Strategisk kompetensförsörjning gör det lättare att investera i medarbetarnas utveckling genom kontinuerligt lärande, vilket i sin tur ökar engagemanget och får fler att stanna kvar. Det är en enorm fördel i en tid av talangbrist. 
• När kompetensförsörjningen utgår från kompetenser blir det tydligt vilka kompetenser som kan utvecklas internt och vilka som måste rekryteras externt, vilket minskar personalomsättningen och pressar ned skyhöga rekryteringskostnader. 
• Strategisk kompetensförsörjning ser till att talangstrategierna går i linje med affärsmålen.

Optimera den strategiska kompetensförsörjningen

Strategisk kompetensförsörjning består av flera viktiga steg. Först gäller det att enas om de strategiska målen och kartlägga arbetsstyrkans nuvarande kompetenser, och därefter att analysera framtida behov, identifiera kompetensgap och vidta åtgärder för att täppa till dem. Här är tre sätt att förbättra processen och optimera arbetsstyrkan:

1. Dra nytta av skills intelligence

Strategisk kompetensförsörjning vilar på en grund av rådata. Men enligt Gartner är bara 33 % av HR-cheferna säkra på att deras organisation använder data på ett effektivt sätt i kompetensförsörjningen. För att komma förbi det hindret rekommenderar vi att de som planerar kompetensförsörjningen använder skills intelligence. 

Skills intelligence är djup, tydlig och aktuell kunskap om vilka kompetenser människor har, behöver och håller på att bygga upp i hela organisationen. Det är ett systematiskt, datadrivet arbetssätt som använder flera verktyg, bland annat  kompetenstaxonomi, kompetensmatris och kompetensanalys, för att bedöma, analysera, hantera och utveckla färdigheter och kompetenser i organisationen. 

Med verktyg för skills intelligence får organisationen en detaljerad och korrekt överblick över vilken kompetens som finns i dag och var det kan finnas luckor. Verktygen ger också kompetensinsikter i realtid som kan användas för att ta fram effektiva program för talangutveckling utifrån den bedömningen. Dessutom skapar skills intelligence ett gemensamt språk för kompetenser och samlar data från flera källor, vilket gör det effektivare att hitta rätt talang och att genomföra kompetensutveckling och lärande.

2. Utveckla kompetens internt

Att enbart förlita sig på extern rekrytering för att fylla talangluckor är inte bara kostsamt, det räcker kanske inte heller på en arbetsmarknad med talangbrist. Många kompetensbaserade organisationer har hittat ett bättre alternativ i intern talangutveckling. Chefer kan till exempel använda strategisk kompetensförsörjning för att identifiera personer i roller som snart blir inaktuella, men som har färdigheter och kompetenser som gör dem lämpade för nya roller som växer fram. De kan också väga kostnaden och tidsåtgången för kompetensutveckling och omskolning av dessa medarbetare inför framtida roller mot att rekrytera externa kandidater och sedan introducera och utbilda dem. Att investera i intern talangutveckling och intern rörlighet ger dessutom en fördel som extern rekrytering saknar: det ökar engagemanget och får fler medarbetare att stanna, vilket fortfarande är högt prioriterat inom HR under 2025. Möjligheter till karriärutveckling och kompetensutveckling ökar engagemanget och arbetsglädjen och minskar personalomsättningen. Kort sagt måste en kompetensstrategi ha inbyggda strategier för intern talangutveckling och för att behålla talang om den ska få rätt effekt.

3. Investera i medarbetarutveckling

Medarbetarna är organisationens största tillgång, men också dess största investering. Därför måste arbetsgivare prioritera investeringar i talang lika högt som finansiella investeringar. Långsiktig medarbetarutveckling är avgörande för verksamhetens hälsa i stort, eftersom den bygger upp en pool av kvalificerade och kompetenta kandidater som kan kliva in i en roll eller ta på sig ett ansvar när behovet uppstår, utan att organisationen behöver göra dyra externa rekryteringar. För att bygga en framtidsrustad och agil arbetsstyrka satsar många kompetensbaserade organisationer redan hårt på lärvägar som hjälper medarbetarna att skaffa sig efterfrågade kompetenser. Samtidigt öppnar de nya vägar till professionell utveckling, dels genom att hjälpa medarbetarna att hitta projekt som inte bara passar deras kompetens utan också intresserar och inspirerar dem, dels genom möjligheter till  mentorskap.  Medarbetarutveckling är ett långsiktigt åtagande. Ledare måste vara beredda att  hela tiden hitta, engagera och utveckla talang. Vinsterna borde vara motivation nog. 

4. Behandla strategisk kompetensförsörjning som en del av affärsstrategin

När kompetensbaserad kompetensförsörjning blir en självklar del av kärnverksamheten förbättras organisationens förmåga att förutse framtida kompetensbehov och möta förändringar med smidighet avsevärt. Det ger också talangbesluten större tyngd, eftersom ledare i hela organisationen inte längre kan vifta bort beslut som rör arbetsstyrkan med att de inte berör dem direkt. De måste engagera sig, eftersom besluten har direkt betydelse för organisationens framgång som helhet.

För organisationerna är ändå den starkaste drivkraften för att bygga in kompetenshantering och talangstrategier i kärnverksamheten avkastningen på investeringen, vilket framgår av den här studien från McKinsey. I rapporten har McKinsey ett eget begrepp för organisationer som ”är skickliga på att skapa möjligheter för sina medarbetare att bygga kompetens … samtidigt som de genomgående klarar den högsta ribban för finansiell prestation”. De kallas ”People + Performance Winners”. Jämfört med företag som enbart är prestationsdrivna eller enbart människofokuserade har People + Performance Winners högre total aktieägaravkastning, hälften så stor volatilitet i resultatet och 1,5 gånger större sannolikhet att behålla sin toppposition år efter år, enligt rapporten. Utöver lönsamheten visar People + Performance Winners också större motståndskraft i kristider och mer stabilitet under normala konjunktursvängningar, tillägger studien.

Få ett tekniskt försprång med plattformen för kompetenshantering MuchSkills

Det är självklart att en stark modell för strategisk kompetensförsörjning måste kunna använda data effektivt. De senaste tekniska verktygen gör processen smartare och smidigare, men ändå tvekar många organisationer att använda dem.

Ta följande scenario: Företaget XYZ har som främsta mål att identifiera och fylla kompetensgap. När teamet som arbetar med kompetensförsörjning har provat MuchSkills plattform för kompetenshantering ser processen ut så här:

1. Kartlägg medarbetarnas färdigheter och kompetenser

Teamet för kompetensförsörjning börjar med att bjuda in medarbetarna till MuchSkills och skapar samtidigt en huvudlista på plattformen över alla kompetenser som organisationen vet att den behöver för att nå sina affärsmål. Det kan handla om hårda och mjuka färdigheter, tekniska kompetenser eller andra förmågor som är avgörande för framgång. När varje teammedlem skapar sin profil kan hen välja de kompetenser hen bidrar med från huvudlistan och även lägga till kompetenser som inte finns med där. På så sätt samlas information om bland annat färdigheter, kompetenser, kunskapsnivåer, certifieringar och språk in. All data sammanställs sedan i en tydlig och lättförståelig visuell kompetensmatris.

2. Gör en kompetensgapsanalys

Med en tydlig bild av både medarbetarnas befintliga kompetenser och de kompetenser som krävs för att nå de strategiska målen kan organisationen nu använda MuchSkills för att göra en kompetensgapsanalys på individ-, team- eller organisationsnivå. Analysen hjälper dem att se hur många medarbetare som har varje kompetens och på vilken nivå, förstå hur kompetenserna fördelar sig över avdelningar och orter, följa vilka kompetenser som har tillkommit eller försvunnit över tid, identifiera gap och upptäcka dolda förmågor och närliggande kompetenser.

3. Fokusera på medarbetarutveckling för en agil arbetsstyrka

I det här skedet vet teamet för kompetensförsörjning och organisationens ledning exakt vilka kompetenser som behöver utvecklas och hur. Med verktyget för medarbetarutveckling kan de göra det internt, genom att planera relevanta och personligt anpassade program för kompetensutveckling och omskolning samt mentorskap, hjälpa teammedlemmarna att sätta upp mål och så vidare. Utifrån de insikter som datan ger är teamet nu bättre rustat att förbättra matchningen mellan person och roll och erbjuda möjligheter till intern rörlighet i hela organisationen. Eftersom det är en kontinuerlig process kan ledningen också följa medarbetarnas tillväxt och utveckling över tid.

Slutsats

Rätt genomförd blir strategisk kompetensförsörjning en kraft som förändrar i grunden och som tryggar organisationens framtid, även mitt i ständig förändring. Men allt börjar med att ledningen inser att kompetensförsörjning inte bara är en HR-funktion utan en central del av verksamheten. Genom att göra datadriven, teknikstödd planering till en självklar del av den övergripande strategin tar organisationer ett avgörande steg mot en agil arbetsstyrka, långsiktiga mål och hållbar tillväxt. Vill du se hur MuchSkills stödjer detta i praktiken? Boka en demo för HR & L&D.