So bauen Sie in 5 Schritten eine kompetenzbasierte Organisation auf

Kompetenzen gelten als die Währung der Zukunft. Weil die Kluft zwischen dem Bedarf an Kompetenzen und ihrem Angebot auf dem Arbeitsmarkt immer größer wird, entwickeln sich immer mehr Unternehmen zu kompetenzbasierten Organisationen (Skills-Based Organisations, kurz SBOs). Der Grund: Kompetenzen konsequent in den Mittelpunkt zu stellen, bringt Vorteile, die kaum zu übertreffen sind.

Das globale Geschäftsumfeld wandelt sich rasant, und die Kompetenzen, die es braucht, um wettbewerbsfähig zu bleiben, haben sich in den vergangenen fünf bis sieben Jahren erheblich verändert. Dennoch tun sich viele Personalprozesse, darunter auch klassische HR-Prozesse, die für ein langsameres und stabileres Umfeld konzipiert wurden, schwer damit, den heutigen Anforderungen an Tempo und Agilität gerecht zu werden. Umso dringlicher ist es für Organisationen, ihre Ansätze im Talentmanagement anzupassen und neu zu denken.

Kompetenzbasierte Organisationen setzen auf die Förderung und Auslastung eines breiten Spektrums an Kompetenzen und stärken so ihre Innovationskraft und Widerstandsfähigkeit gegenüber Branchenumbrüchen. Dieser Ansatz entspricht nicht nur den Anforderungen einer schnelllebigen, globalisierten Wirtschaft, sondern fördert auch Inklusion, weil er die Fähigkeiten  eines Menschen in den Mittelpunkt stellt statt herkömmlicher Statusmerkmale.

Tatsächlich stellte ein PwC-Bericht aus dem Jahr 2023 fest, dass viele Unternehmen formale Qualifikationen und berufliche Werdegänge nach wie vor höher gewichten als Kompetenzen und deshalb das Potenzial ihrer Belegschaft nicht voll ausschöpfen können. Weiter heißt es in dem Bericht: „Eine Umfrage zeigt, dass 35 % der Beschäftigten glauben, ihre Kompetenzen seien aus Qualifikationen oder Werdegängen nicht ersichtlich, und 27 % finden, dass Arbeitgeber zu sehr auf den Werdegang statt auf Kompetenzen achten.“

Wer Kompetenzen über klassische Qualifikationen stellt, erschließt enormes Potenzial und sorgt dafür, dass die eigenen Teams bestens gerüstet sind, um Herausforderungen zu meistern, einen echten Beitrag zu leisten und in einem sich ständig wandelnden wirtschaftlichen Umfeld kontinuierliches Wachstum voranzutreiben.

Was ist eine kompetenzbasierte Organisation?

Deloitte definiert eine kompetenzbasierte Organisation als „eine neue Organisationsform“, die „Kompetenzen und menschliche Fähigkeiten ins Zentrum der Talentstrategie stellt und so ein neues Betriebsmodell für Arbeit und Belegschaft schafft“. In einer kompetenzbasierten Organisation liegt der Fokus nicht auf Stellen, sondern auf Kompetenzen. Arbeit wird dabei auf zwei Arten anhand von Kompetenzen organisiert:

• Klassische Rollen werden anhand der Kompetenzen und Fähigkeiten, die sie erfordern, in kleinere Einheiten (Aufgaben, Projekte, Gigs usw.) aufgeteilt.
• Arbeit wird weiter gefasst, indem sie an eine konkrete Zusage geknüpft wird, etwa ein Problem zu lösen, ein Ergebnis zu erreichen oder einen bestimmten Mehrwert zu schaffen.  

Traditionell haben Menschen eine Stellenbezeichnung und werden über ihren Job definiert. Mit dieser zunehmend überholten Denkweise bricht der kompetenzbasierte Ansatz. Er sieht stattdessen jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter als Individuum mit Kompetenzen und Talenten, die sich frei für Aufgaben einsetzen lassen, die den eigenen Interessen entsprechen. Diese Strategie wiederum bringt die Einzelnen mit den Zielen und Prioritäten der Organisation in Einklang.

Anish Singh, Head of HR von Unilever in Australien und Neuseeland, bringt es auf den Punkt: „Wir beginnen, jede Rolle bei Unilever als Bündel von Kompetenzen zu betrachten und nicht einfach als Stellenbezeichnung.“

Welche Vorteile bietet eine kompetenzbasierte Organisation?

Laut einer Umfrage von Deloitte halten acht von 10 Beschäftigten und Führungskräften Stellen nicht für die beste Form, Arbeit zu organisieren, und 98 % der Top-Manager sagen, ihre Organisation sei entschlossen, kompetenzbasierter zu werden. Der Grund: Ein kompetenzbasierter Ansatz bringt für die Arbeit, den Arbeitsplatz und die Belegschaft zahlreiche Vorteile:

1. Eine kompetenzbasierte Organisation ist widerstandsfähiger

Die heutige Arbeitswelt ist von Wandel geprägt. Wirtschaft und Geschäftsumfeld entwickeln sich ständig weiter. Die Anforderungen und Ziele einer Organisation ändern sich von Tag zu Tag. Bei Kompetenzen ist es nicht anders: Die gefragten Kompetenzen von gestern, heute und morgen unterscheiden sich grundlegend. Nur kompetenzbasierte Organisationen können mit dem Tempo einer so schnelllebigen Welt mithalten. Nur sie sind in der Lage, schnell umzusteuern und qualifizierte Talente dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden. Agilität, Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit entspringen allesamt Kompetenzen. 

2. Eine kompetenzbasierte Organisation verfügt über einen beneidenswerten Talentpool

Kompetenzbasierte Organisationen stellen Kompetenzen ins Zentrum ihrer Recruiting-Strategie. Sie stellen Menschen für das ein, was sie können, und nicht für das, was sie in der Vergangenheit getan haben oder welche Qualifikationen sie mitbringen. Der größte Gewinn des kompetenzbasierten Recruitings ist ein großer Talentpool, der jeden Personalbedarf abdecken kann. Mit einem gut funktionierenden internen Talentmarktplatz können Organisationen flexibel auf Talente zugreifen und sie so einsetzen, dass sie all ihre Geschäftsziele erreichen. Kompetenzbasiertes Recruiting stärkt aber nicht nur die Belegschaft, sondern fördert auch Diversität, die bekanntermaßen Kreativität und Innovation beflügelt.

3. Eine kompetenzbasierte Organisation bindet ihre Mitarbeitenden besser

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, über die Grenzen ihrer Stellenbezeichnung hinauszuwachsen, schaffen sie Raum für sinnstiftende Arbeit, die zu den Kompetenzen und Interessen jedes Einzelnen passt. Die Mitarbeitenden haben nicht nur Freude an dem, was sie tun, sondern können ihre Kompetenzen auch frei in unterschiedlichen Rollen und Funktionen im gesamten Unternehmen ausprobieren. Diese interne Mobilität eröffnet Karrierewege und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, und genau die stehen bei heutigen Beschäftigten ganz oben auf der Liste. Nur eine glückliche und zufriedene Belegschaft sorgt für gesunde Engagement- und Bindungsquoten.

4. Kompetenzen steigern Leistung und Produktivität

Engagierte und loyale Mitarbeitende haben direkten Einfluss auf Leistung, Produktivität, Innovationskraft und Kultur einer Organisation. Wer ermutigt wird, sich einzubringen, leistet in der Regel auch mehr. Weil sie stolz auf ihre Arbeit sind und darin einen Sinn sehen, übernehmen sie Verantwortung für ihr Tun und erkennen den Wert der Ziele und Vorhaben ihrer Organisation. Die Organisation ihrerseits holt so das volle Potenzial ihrer Belegschaft heraus. Der Erfolg einer Organisation ist dann gesichert, wenn Arbeitgeber und Mitarbeitende an einem Strang ziehen.

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In 5 Schritten zur kompetenzbasierten Organisation

Der Wandel zur kompetenzbasierten Organisation erfordert ein strategisches Umdenken darin, wie Talente erkannt und eingesetzt werden. Diese Transformation geschieht nicht über Nacht, sondern verlangt Geduld und Engagement. Sie beginnt mit kleinen, aber wirkungsvollen Schritten hin zu einer Kultur, die die vielfältigen Kompetenzen der Belegschaft wertschätzt und nutzt, und mit einem ganzheitlichen Ansatz, der individuelle Kompetenzen in den Vordergrund stellt.

1. Eine Roadmap erstellen

Am Anfang steht die Planung. Erklären Sie zunächst der gesamten Organisation, warum es geschäftlich unerlässlich ist, Kompetenzen an erste Stelle zu setzen. Bereiten Sie alle auf das vor, was kommt. Lassen Sie niemanden außen vor. Ein umfassender Veränderungsplan gelingt nur, wenn alle mitziehen.

Schaffen Sie anschließend eine gemeinsame Kompetenzsprache, die aktuell ist und zum Talentmarkt passt. Stellen Sie sicher, dass die verwendeten Daten aktuell, authentisch, fehlerfrei und für alle Stakeholder zugänglich sind. Eine gemeinsame Basis sorgt dafür, dass alle wissen, wovon die anderen sprechen.

Im nächsten Schritt dieses Prozesses der strategischen Personalplanung gilt es, die entscheidenden Fragen zu stellen, zum Beispiel:

• Welche Kompetenzen erfordern die einzelnen Stellenbeschreibungen?
• Welche Kompetenzen haben wir derzeit, und welche fehlen uns?
• Welche Kompetenzen wollen wir künftig erwerben?
• Welche Kompetenzen haben wir in den letzten Jahren verloren? 
• Welche Kompetenzen sind am Markt und bei unseren Wettbewerbern gefragt?
• Welche Kompetenzen sind schwer zu finden?
• Was wollen wir als kompetenzbasierte Organisation erreichen? (Denken Sie an konkrete Verbesserungsbereiche und Lösungen für aktuelle Probleme.)           

Nur wer Fragen stellt, findet Antworten und kann systematisch nach Plan vorgehen. Eine sorgfältig geplante Roadmap ist das solide Fundament, das wir für den Wandel zur kompetenzbasierten Organisation brauchen.

2. Stellen in Aufgaben und Projekte zerlegen

Das ist die elementarste Voraussetzung für eine kompetenzbasierte Organisation. Im Arbeitsalltag wimmelt es von allgemeinen Jobtiteln wie Consultant, Manager, Analyst usw. In ein und derselben Organisation tragen womöglich gleich mehrere Mitarbeitende solche Titel, die kaum etwas über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verraten. Auf dem Weg zur kompetenzbasierten Organisation zerlegt man deshalb zuerst jede Stellenbezeichnung und definiert sie über die Kompetenzen, die für die jeweilige Rolle nötig sind. Ein Beispiel: Statt einfach eine Stelle als Business Analyst auszuschreiben, legen Sie fest, dass Bewerberinnen und Bewerber Kenntnisse in Data Mining, Prozessdokumentation und Datenbankmanagement mitbringen müssen. So bewerben sich nur Personen mit den nötigen Kompetenzen, und das Recruiting-Team stellt die passende Person ein.

3. Die Kompetenzen Ihrer Organisation erfassen

Als Nächstes müssen Sie herausfinden, ob Ihre Organisation die Kompetenzen besitzt, um die oben genannten Aufgaben zu erledigen. Dazu ist eine Kompetenzerfassung nötig. Wer die Kompetenzen und Fähigkeiten in der Organisation grafisch darstellt, verschafft sich den besten Überblick darüber, welche Kompetenzen jede und jeder Einzelne mitbringt und wie ausgeprägt sie sind. Zudem zeigt die Kompetenzerfassung, welche Kompetenzen fehlen und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Als visuelle Darstellung von Kompetenzen ist eine Kompetenzmatrix praktisch und einfach zu nutzen. Sie dient als zentrale Datenbank für sämtliche Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten einer Organisation. Noch detaillierter wird sie, wenn sie für jede aufgeführte Kompetenz auch Kompetenzniveaus und Zertifizierungen erfasst.

Ein weiteres nützliches Werkzeug für das Kompetenzmanagement ist eine Kompetenztaxonomie, also eine umfassende Liste von Kompetenzen und Fähigkeiten. Mit einer Kompetenztaxonomie können Sie die für jede Rolle und/oder Aufgabe erforderlichen Kompetenzen klar und präzise bestimmen, verständliche Stellenbeschreibungen erstellen, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten einstellen sowie Bedarf und Möglichkeiten für Weiterqualifizierung und Umschulung erkennen.

Sowohl Kompetenzmatrizen als auch Taxonomien machen Kompetenzlücken sichtbar, also fehlende Fähigkeiten, die für eine Organisation und ihre Arbeit entscheidend sind. Werden diese Lücken nicht rechtzeitig erkannt und geschlossen, können sie den Betrieb lähmen und die Leistung der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Der nächste wichtige Schritt ist deshalb eine Skill-Gap-Analyse. Dabei geht es nicht nur darum, fehlende Kompetenzen zu identifizieren, sondern auch zu analysieren, wie sie sich am besten erwerben lassen.

Die Analyse von Kompetenzlücken (Skill-Gap-Analyse) lässt sich ergänzen, indem man die eigene Talentmanagementstrategie anhand der vier Bs unter die Lupe nimmt: Buy, Build, Borrow, Bot. Jedes B steht für ein bestimmtes Personalszenario. „Buy“ heißt, Talente über Recruiting zu gewinnen. „Build“ meint, Talente durch Weiterqualifizierung und Umschulung selbst aufzubauen. „Borrow“ steht für externe Kräfte wie freie Mitarbeitende, Beraterinnen und Berater oder Gig-Worker. „Bot“ umfasst Rollen, die sich automatisieren lassen. Wer den richtigen Mix aus den vier Bs findet, hat bessere Chancen, tatsächlich zu einer echten kompetenzbasierten Organisation zu werden.

Die Analyse von Kompetenzlücken (Skill-Gap-Analyse) ist unverzichtbar, um Kernkompetenzen und High Potentials zu erkennen, nicht ausgelastete Teammitglieder anderweitig einzusetzen und sinnvolle Programme zur Personalentwicklung auf den Weg zu bringen.

4. Kompetenzen in allen Arbeitsprozessen an erste Stelle setzen

Gemeint ist ein Skills-First-Ansatz in Recruiting, Personalplanung, Talentmanagement, Leistungsbeurteilung, Mitarbeiterentwicklung und allen Bereichen dazwischen. Beispiel Recruiting: Früher war es gang und gäbe (und ist es vielleicht noch heute), Menschen aufgrund ihrer Qualifikationen, ihrer Berufserfahrung oder ihres Charismas einzustellen oder weil sie gut zu passen scheinen. Eine kompetenzbasierte Organisation stellt Menschen dagegen aufgrund ihrer Kompetenzen ein. Ein Weg zum kompetenzbasierten Recruiting: Geben Sie Bewerberinnen und Bewerbern im Vorstellungsgespräch Probleme, die sie lösen sollen. Denn wer Probleme löst, muss seine Kompetenzen einsetzen.

Allerdings ist es eine große Herausforderung, Kompetenzen in den Mittelpunkt aller Arbeitsprozesse zu stellen, denn Kompetenzen und Fähigkeiten bleiben nur sehr kurze Zeit relevant. Die Kompetenzen, die heute für eine bestimmte Aufgabe gebraucht werden, sind morgen wahrscheinlich andere. Angesichts dieser Herausforderung müssen Organisationen ernsthafte Anstrengungen unternehmen, echtes Engagement für den Wandel zeigen und regelmäßig auf Umschulung und Weiterqualifizierung setzen, damit ihnen die Kernkompetenzen nie ausgehen.

5. Überprüfen und neu ausrichten

Sie sind nun auf dem Weg zur kompetenzbasierten Organisation, aber funktioniert Ihre Strategie auch? Vergessen Sie nicht die letzte Etappe auf diesem Weg des Wandels: überprüfen, neu bewerten und neu ausrichten. Wenn eine Initiative nicht das gewünschte Ergebnis bringt, probieren Sie andere Ansätze aus, bis Sie denjenigen finden, der den größten Mehrwert liefert.

Während sich die Arbeitswelt verändert und immer mehr auf dem Spiel steht, werden nur kompetenzbasierte Organisationen in der Lage sein, sich anzupassen und erfolgreich zu sein. Dafür gilt es, alte Denkmuster abzulegen, Mitarbeitende aus dem engen Korsett ihrer Stellen zu befreien und sich der Kompetenzrevolution anzuschließen.

Fazit

Zusammengefasst: Der Wandel zur kompetenzbasierten Organisation vollzieht sich in fünf strategischen Schritten. Da die Nachfrage nach Kompetenzen am Markt immer weiter steigt, setzen immer mehr Organisationen auf diesen Paradigmenwechsel. Eine kompetenzbasierte Organisation lebt davon, individuelle Kompetenzen wertzuschätzen und auf die Ziele der Organisation auszurichten, und stellt damit das traditionelle, stellenzentrierte Denken infrage. Die Vorteile sind vielfältig: mehr Resilienz, ein beneidenswerter Talentpool, eine stärkere Mitarbeiterbindung und eine höhere Leistung. Wer diesen Wandel angehen will, muss einer Roadmap folgen, Stellen in kompetenzorientierte Aufgaben aufschlüsseln, vorhandene Kompetenzen erfassen, Kompetenzen in den Mittelpunkt der Arbeitsprozesse stellen und Strategien laufend überprüfen und neu ausrichten. Die Geschäftswelt verändert sich, und nur wer sich auf die Kompetenzrevolution einstellt, wird die nötige Agilität besitzen, um in einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt erfolgreich zu sein.

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