Kompetenzinventar: 4 Gründe, warum Sie eines brauchen

Ganz gleich, ob Ihre Organisation klein oder groß ist: Sie sollten wissen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen Ihre Mitarbeitenden mitbringen. Nur so können Sie die richtigen Menschen auf die richtigen Positionen setzen.

Wir wissen: Bei all den Fähigkeiten in Ihrer Belegschaft den Überblick zu behalten, ist nicht leicht. Mitarbeitende entwickeln sich über die Jahre ständig weiter und lernen Neues dazu. Früher dagegen bestritt man mit ein und demselben Set an Fähigkeiten ein ganzes Berufsleben. Genau hier hilft ein Kompetenzinventar, auch Skill- oder Kompetenzdatenbank genannt. Heute ist es keine reine Verwaltungsübung mehr, sondern eine Notwendigkeit für ein wirksames Personalmanagement und den Erfolg Ihrer Organisation.

Was ist ein Kompetenzinventar?

Wenn Sie unsere früheren Blogbeiträge gelesen haben (etwa diesen hier), wissen Sie: Eine Fähigkeit ist eine erlernte Tätigkeit, während eine Kompetenz die Kombination aus den Fähigkeiten, dem Wissen, dem Können und den Verhaltensmerkmalen einer Person ist. Fähigkeiten und Kompetenzen sind für ein professionelles Personalmanagement unverzichtbar, denn sowohl Personen als auch Positionen lassen sich vollständig über die Fähigkeiten und Kompetenzen beschreiben, die sie mitbringen bzw. erfordern.

Ein Kompetenzinventar ist also eine Zusammenstellung der Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb einer Organisation. Doch es ist noch mehr als das. Ein Kompetenzinventar muss jede darin erfasste Fähigkeit und Kompetenz auch messen bzw. bewerten können. Idealerweise enthält es daher Kompetenz- und Expertisestufen (wo immer möglich), Qualifikationen, Zertifizierungen und vieles mehr. Ein gut definiertes Kompetenzinventar zeigt nicht nur, welche Fähigkeiten und Kompetenzen die Mitarbeitenden aktuell besitzen, sondern auch, welche die Organisation mit der Zeit aufbauen und fördern muss. Ein solcher Katalog entsteht in der Regel aus Selbsteinschätzungen der Mitarbeitenden, aus Bewertungen durch die Organisation oder aus einer Kombination von beidem.

Was gehört in ein Kompetenzinventar?

Wenn Sie MuchSkills kennen, wissen Sie, dass wir Organisationen beim Aufbau einer modernen Kompetenzmatrix bzw. Competency Matrix unterstützen. Eine Kompetenzmatrix stellt die Fähigkeiten und Kompetenzen aller Mitarbeitenden einer Organisation visuell dar. Sie zu erstellen ist ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zum Kompetenzinventar. Inhaltlich sind sich beide sehr ähnlich. Dazu gehören:

Eine Liste der Fähigkeiten und Kompetenzen

Ausgehend von der Strategie und den Anforderungen Ihrer Organisation muss Ihr Kompetenzinventar alle Fähigkeiten und Kompetenzen enthalten, die Sie haben und benötigen. Zur besseren Übersicht lassen sich Fähigkeiten in folgende Kategorien einteilen:

• Fachkompetenzen (Datenanalyse, Programmiersprachen, Excel, Buchhaltung usw.)
• Soft Skills (aktives Zuhören, Anpassungsfähigkeit, Empathie, kritisches Denken usw.)
• Führungskompetenzen (Beziehungsaufbau, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Kommunikation, Flexibilität usw.)
• Sonstige Kompetenzen (Sprachkenntnisse, interkulturelle Kompetenz usw.)   

Kompetenzstufen

Als Nächstes braucht das Kompetenzinventar ein Messinstrument, mit dem sich jede Fähigkeit oder Kompetenz einschätzen und bewerten lässt. Ein Beispiel: MuchSkills arbeitet mit einer Kompetenzskala von 1 bis 9, auf der sich Mitarbeitende für eine bestimmte Fähigkeit als „Anfänger“, „Fortgeschrittene“ oder „Experte“ einstufen können. Innerhalb dieser drei Bereiche gibt es jeweils drei weitere Stufen, die ein noch genaueres Bild des Kompetenz- bzw. Expertiseniveaus vermitteln. Ihr Kompetenzinventar sollte so umfassend sein, dass es Ihnen genau sagt, wie gut eine Person eine bestimmte Fähigkeit beherrscht, oder festlegt, welches Kompetenzniveau für eine bestimmte Position erforderlich ist.

Berufliche Zertifizierungen und Bildungsabschlüsse

Sie belegen, dass Mitarbeitende für eine Aufgabe geschult und qualifiziert sind. So können Sie Kunden, die entsprechende Nachweise verlangen, ganz einfach die Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zuordnen.

Berufserfahrung

Dazu zählt nicht nur die Zahl der Berufsjahre, sondern auch die Branchen und Fachgebiete, in denen jemand gearbeitet hat, die Projekte, an denen er beteiligt war, frühere Positionen und vieles mehr.

Arbeitspräferenzen und Interessen

Wann immer es möglich ist, lohnt es sich, Mitarbeitenden Aufgaben zu geben, die ihren Interessen oder Vorlieben entsprechen. Das stärkt die Motivation, die Arbeitszufriedenheit und die Leistung. Deshalb ist es immer sinnvoll, wenn Mitarbeitende diese Angaben in ihrem Kompetenzprofil im Kompetenzinventar der Organisation hinterlegen können.

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Warum braucht Ihre Organisation ein Kompetenzinventar?

Richtig eingesetzt, kann sich Ihre Kompetenzdatenbank positiv auf viele Bereiche Ihrer Organisation auswirken:

1. Personalmanagement

Mit einem Kompetenzinventar kennen Sie Ihre Belegschaft wirklich, nicht nur an der Oberfläche. Dieses Wissen hilft Ihnen, Teams und Projekte mit Menschen zu besetzen, die die nötigen Fähigkeiten, die Expertise und die Kompetenz mitbringen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und die vereinbarten Ziele zu erreichen. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeitenden genau kennen, wenn Sie verlässlich einschätzen wollen, ob Ihre Organisation neue Projekte erfolgreich stemmen und Ihre Kunden zufriedenstellen kann.

2. Skill-Gap-Analyse

Mit einem Kompetenzinventar, also einer Liste der Fähigkeiten, die in der Organisation vorhanden sind, und derer, die sie für ihren Erfolg braucht, lässt sich eine Skill-Gap-Analyse ganz einfach durchführen. So erhalten Organisationen das Wissen, das sie brauchen, um diese Lücken zu schließen. 

Da 87 % der Organisationen von einer Kompetenzlücke berichten oder in den nächsten Jahren mit einer rechnen, sollten Organisationen mindestens einmal im Jahr eine Skill-Gap-Analyse durchführen. 

Organisationen, die ihr Kompetenzinventar für eine Skill-Gap-Analyse nutzen, können anschließend folgende Schritte ergreifen, um kritische Lücken zu schließen:

• Schulen und qualifizieren Sie Ihre Mitarbeitenden weiter in den wichtigen Fähigkeiten und Kompetenzen, die Ihrer Organisation fehlen, die sie aber in absehbarer Zeit braucht. Mit den Erkenntnissen aus Ihrem Kompetenzinventar stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur die benötigten Fähigkeiten erlernen, sondern diese auch auf dem erforderlichen Niveau beherrschen. Organisationen, die Kompetenzlücken durch Personalentwicklung gezielt verringern, motivieren ihre Mitarbeitenden zum Lernen und Wachsen und bringen sich selbst auf Kurs, ihre Geschäftsziele zu erreichen.
• Stellen Sie qualifizierte Fachkräfte ein, wenn Ihnen die Zeit fehlt, Ihr bestehendes Personal weiterzuqualifizieren oder umzuschulen. Das heißt aber nicht, dass Ihr Kompetenzinventar nur bei dringenden Neueinstellungen nützlich ist. Es hilft Ihnen vielmehr, Ihre gesamte Personalgewinnung strategisch zu planen, damit Sie nach und nach alle fehlenden Fähigkeiten und Kompetenzen aufbauen, Ihre Kernkompetenzen stärken und Schwachstellen abbauen.

3. Mitarbeiterbindung

Im Zuge der Great Resignation bzw. des Great Reshuffle, in dem Beschäftigte weltweit in rasantem Tempo den Job wechseln und Organisationen mit mehr offenen Stellen als Bewerbenden kämpfen, kann Ihre Kompetenzdatenbank bzw. Ihr Kompetenzinventar ein wirksames Instrument zur Mitarbeiterbindung sein. Das gilt besonders für Organisationen, die regelmäßig Skill-Gap-Analysen durchführen und Mitarbeitenden, denen die gewünschten Fähigkeiten oder Kompetenzstufen fehlen, anschließend Weiterbildungsmöglichkeiten bieten.

Ein gut definiertes Kompetenzinventar zeigt außerdem, welche Fähigkeiten und welche Expertise Mitarbeitende für eine bestimmte Position brauchen. Das kann sie motivieren, sich genau diese Fähigkeiten anzueignen, um die jeweilige Stelle zu erreichen.

Ebenso wie Weiterbildung sind klar definierte Karrierepfade entscheidend, um Mitarbeitende in diesen turbulenten Zeiten zu halten. Laut einer Umfrage des Pew Research Centre aus dem Jahr 2022 nannten 33 % der Amerikanerinnen und Amerikaner, die im Vorjahr ihren Job gekündigt hatten, fehlende Aufstiegschancen als einen Hauptgrund. 

4. Nachfolge- und Führungskräfteplanung

Ein Kompetenzinventar ist eine wertvolle Informationsquelle, wenn Sie Positionen intern besetzen wollen. Es zeigt Ihnen, welche Mitarbeitenden die Fähigkeiten, Kompetenzen und Verhaltensmerkmale mitbringen, die sie für eine gerade frei gewordene Position qualifizieren. Dabei müssen Sie sich nicht auf eine bestimmte Abteilung beschränken. Ihr Kompetenzinventar zeigt Ihnen auch, wenn die am besten geeignete Person in einer ganz anderen Abteilung arbeitet. Interne Mobilität eröffnet Ihren Mitarbeitenden mehr Aufstiegsmöglichkeiten und trägt so ebenfalls zu einer gesunden Bindungsquote bei.

Neben der Nachfolgeplanung kann ein Kompetenzinventar auch die Führungskräfteplanung unterstützen. Ein gut definiertes Kompetenzinventar listet die Führungskompetenzen und -qualitäten Ihrer Mitarbeitenden auf. Auf dieser Grundlage können Sie die nächste Generation von Führungskräften schulen und entwickeln, lange bevor die jetzige Führungsriege abtritt. Das ist entscheidend, denn mehrere Faktoren haben in den meisten Organisationen eine klaffende Führungslücke hinterlassen, darunter der Ruhestand vieler Babyboomer (der zwischen 1946 und 1964 Geborenen), ein erbitterter Wettbewerb um knappe Talente und fehlende wirksame Programme zur Führungskräfteentwicklung.

Was macht ein wirksames Kompetenzinventar aus?

Nachdem klar ist, warum jede Organisation ein Kompetenzinventar braucht, stellt sich die Frage: Wie sorgen Sie dafür, dass es auch die gewünschten Ergebnisse liefert? Mit diesen Best Practices wird Ihre Kompetenzdatenbank zu einem unschätzbaren Gewinn:

1. Fähigkeiten und Kompetenzen klar definieren und einordnen

Legen Sie einheitliche Definitionen für Fähigkeiten und Kompetenzen fest, um Missverständnisse zu vermeiden. Bestimmen Sie dann, welche Fähigkeiten und Kompetenzen für jede Rolle, jede Abteilung, jedes Team oder die Organisation als Ganzes erforderlich sind. Erfassen Sie auch die Kompetenzstufen. Machen Sie unmissverständlich klar, welche Fähigkeiten und welches Expertiseniveau Mitarbeitende erreichen müssen, um eine bestimmte Rolle zu übernehmen oder in ein bestimmtes Projekt oder Team aufgenommen zu werden. Nehmen Sie keine Fähigkeiten auf, die für eine Aufgabe oder ein Team irrelevant sind, nur um Ihr Inventar zu füllen. Wenn Ihre Kompetenzdatenbank Informationen enthält, die auf diese effiziente Weise eingeordnet und strukturiert sind, und eine vollständige Liste aller Fähigkeiten umfasst, die Ihre Organisation für ihren Erfolg braucht (also sowohl die vorhandenen als auch die benötigten Fähigkeiten), spricht man von einer Kompetenztaxonomie. 

Die gute Nachricht: Organisationen müssen eine solche Taxonomie nicht bei null beginnen, denn es gibt mehrere Online-Kompetenztaxonomien, an denen Sie sich orientieren können. Dazu gehören O*Net (Vereinigte Staaten‍), ESCO (Europäische Union‍), Nesta (Vereinigtes Königreich‍), SkillsFuture (Singapur) und SFIA (für die digitale Welt) 

2. Eine einheitliche Messgröße verwenden

Mit einem einheitlichen Bewertungssystem können Sie prüfen, ob das Kompetenzniveau einer Person in einer Fähigkeit wirklich ihren eigenen Angaben entspricht. Damit überall nach denselben Maßstäben bewertet wird, muss das System in allen Abteilungen und Teams gleich angewendet werden. Kompetenzstufen lassen sich auf viele Arten messen. Manche Organisationen bewerten auf einer Skala von 1 bis 5. MuchSkills nutzt, wie bereits erwähnt, eine mehrstufige Kompetenzskala von 1-9 (1-3 Einsteiger, 4-6 Fortgeschritten, 7-9 Experte), um jede Kompetenzstufe differenziert abzubilden. Entscheidend ist, dass Sie das System wählen, das zu Ihrer Organisation passt. Und sobald Sie sich festgelegt haben, sollten Sie es gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften einführen.

3. Für regelmäßige Aktualisierungen sorgen

Damit Ihr Kompetenzinventar wirklich etwas bewirkt, muss es lebendig bleiben. Die darin enthaltenen Informationen müssen also jederzeit korrekt und aktuell sein. Wenn Mitarbeitende eine Schulung abgeschlossen oder eine Prüfung bestanden haben, die ihr Kompetenzniveau anhebt, sollten diese Angaben sofort aktualisiert werden. Sie können auch regelmäßige Bewertungen oder Selbsteinschätzungen durchführen und die Daten nach jeder Runde aktualisieren. Manche Organisationen geben ihren Mitarbeitenden Zugriff auf das Inventar, damit sie ihre Angaben selbst pflegen können, und haben damit eine praktische, zeitsparende Lösung gefunden. Andere beauftragen eine oder mehrere Personen damit, die Informationen zu verwalten und aktuell zu halten. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden: Ein formaler Prüf- und Aktualisierungsprozess ist immer besser als ein Vorgehen nach Bedarf.

Ein Kompetenzinventar von Grund auf aufzubauen und dann laufend zu pflegen und im Blick zu behalten, mag manchen zeitraubend und eintönig vorkommen. Das muss es aber nicht sein. Dank zahlreicher digitaler Lösungen für das Kompetenzmanagement geht das ziemlich effizient und einfach. Mit einer Kompetenzmanagement-Software wie MuchSkills automatisieren Sie nicht nur wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Eintragen neuer Fähigkeiten in die Datenbank. Sie können auch Kompetenzmatrizen und umfassende Kompetenzprofile Ihrer Mitarbeitenden erstellen, Zertifikate Ihrer Mitarbeitenden verwalten, Skill-Gap-Analysen in Echtzeit durchführen und sich einen vollständigen Überblick über die Kompetenzen in Ihrer Organisation verschaffen, um agile, leistungsstarke Teams zusammenzustellen.

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