FAQ17 frågor
Integritet, samtycke och medarbetarnas förtroende
Vem som ser din profil
DuHela din profil
Din chefDitt team mer ingående
KollegorDin profil, såvida du inte har stängt av denIngen läsning av meddelanden, e-post eller kalendrar
Vad kan min arbetsgivare se om mig i MuchSkills?
Din arbetsgivare ser din kompetensprofil i MuchSkills: dina kompetenser och nivåer, certifieringar, arbets- och projekthistorik, utbildning och utvecklingsmål samt de grundläggande HR-uppgifter som hämtas från ert HR-system, till exempel namn, titel, avdelning och chef. Chefer ser sitt eget team mer i detalj, inklusive kompetenshistorik och tillgänglighet, och administratörer ser hela organisationens konto. Som standard kan även kollegor se din profil, vilket gör att alla håller sig till sanningen i det de anger. Organisationer som hellre vill ha det på ett annat sätt kan stänga av den synligheten för kollegor. MuchSkills har inga uppgifter om dig som inte kommer från dig, din chef, en administratör eller ert HR-system.
Kommer våra kompetensdata att användas i prestationsbedömningar?
Det avgör er organisation, och MuchSkills genomför eller poängsätter aldrig någon bedömning. MuchSkills är byggt för utvecklingssamtal: chefer tar med det till enskilda samtal för att prata om nuvarande kompetenser, certifieringar och framsteg mot en roll, och medarbetarna ser hur väl de själva matchar en roll och vad som krävs för att nå dit. Vissa organisationer använder det också som ett av flera underlag i formella årliga utvärderingar, tillsammans med KPI:er och bedömningar från chef eller kollegor. Vad ni än bestämmer, berätta det tydligt för medarbetarna före lanseringen.
Måste medarbetarna fylla i sina kompetensprofiler i MuchSkills själva?
Nej. Er organisation bestämmer hur kompetensdata kommer in i MuchSkills. Medarbetare kan lägga till och skatta sina egna kompetenser, chefer kan lägga till sin egen bedömning bredvid, administratörer kan föra in kompetenser och certifikat åt andra, och befintliga data kan importeras via API:et eller från Excel. Ett vanligt upplägg är att importera de certifikat ni redan har och sedan be medarbetarna fylla i resten. Vi rekommenderar ändå att självskattning utgör kärnan, eftersom personen själv känner bäst till sina kompetenser och är den som håller profilen aktuell; en första profil tar oftast mindre än en halvtimme.
Vad ska vi säga till de fackliga företrädarna om MuchSkills?
Börja med vad MuchSkills gör för medarbetarna. Varje medarbetare kan se vilka kompetenser rollen kräver och var hen står, vilka kompetenser som leder till den roll hen vill ha härnäst, och kan ta fram en personlig utvecklingsplan med AI-stöd för nästa steg. Utvecklingssamtalen blir bättre eftersom medarbetaren kan berätta vad hen kan och vill göra, och chefen ser styrkor och potential tydligt. Gå sedan igenom vad MuchSkills inte kan göra: ingen passiv övervakning, ingen åtkomst till meddelanden eller e-post, ingen poängsättning av produktivitet och ingen automatisk rangordning. Det mest övertygande är att ge de fackliga företrädarna två testinloggningar med exempeldata, en som medarbetare och en som chef, så att de själva kan kontrollera vad som visas på vems skärm.
Kan en medarbetare invända mot eller ta bort något i sin kompetensprofil i MuchSkills?
Ja. I MuchSkills redigerar medarbetaren sina egna kompetenser, nivåer och mål direkt, så det tar bara några sekunder att uppdatera eller ta bort en kompetens hen själv har lagt till. Undantaget är exklusiva kompetenser: bara organisationen kan lägga till dem i en profil. Ändringar loggas med vem som gjorde dem och när, så ingenting ändras anonymt. Uppgifter som en chef har validerat, och certifikat som sparas som revisionsunderlag, följer er organisations regler, så fråga er administratör för MuchSkills innan du tar bort något sådant.
Behåller en medarbetare sin kompetensprofil i MuchSkills när hen slutar?
Nej. En kompetensprofil i MuchSkills tillhör organisationens konto och blir kvar där när personen slutar. Under anställningen kan medarbetaren dela en länk till en offentlig profil, om organisationen tillåter offentliga profiler, men ingenting följer automatiskt med till nästa arbetsgivare. Som personuppgiftsansvarig avgör er organisation hur länge uppgifter om tidigare medarbetare sparas, till exempel certifikat som behövs som underlag vid revisioner.
Kommer folk att överskatta sina egna kompetenser?
En del kommer att göra det, och MuchSkills är utformat med det i åtanke. Profilerna är som standard synliga för kollegor, och folk brukar skatta sig själva mer försiktigt när någon som verkligen har kompetensen kan se vad de påstår. Chefer kan lägga till sin egen bedömning bredvid medarbetarens utan att skriva över den, och validera de kompetenser och certifikat som får konsekvenser. Skalan från 1 till 9 hjälper också, eftersom det är mer specifikt att ange en 7:a än att ange ”avancerad”. Organisationer som stänger av synligheten för kollegor förlitar sig mer på chefens bedömning.
Vilka personuppgifter ska aldrig läggas in i MuchSkills?
MuchSkills är byggt för att hantera kompetenser, certifikat, mål, erfarenhet och rollinformation. Enligt villkoren får känsliga uppgifter inte förekomma om inte en beställning uttryckligen tillåter det. Det gäller särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i GDPR, till exempel hälsa eller fackligt medlemskap, uppgifter om lagöverträdelser, skyddad hälsoinformation, betalkortsuppgifter, id-nummer utfärdade av myndigheter och personuppgifter om barn under 16 år. Om känsliga uppgifter ändå råkar komma med, till exempel i ett CV, ska de tas bort snarast. Den fullständiga hållningen beskrivs i FAQ:n i MuchSkills Trust Center.
Kan företag utanför EU använda MuchSkills, och hur är det med CCPA?
Ja. MuchSkills personuppgiftsbiträdesavtal innehåller villkor för amerikansk integritetslagstiftning, enligt vilka MuchSkills är er tjänsteleverantör enligt CCPA och agerar personuppgiftsbiträde enligt andra delstaters integritetslagar, samt internationella villkor som omfattar Storbritannien, Schweiz, Norge, Kanada inklusive Québec, Brasilien och Australien. Något separat avtal behövs alltså inte. Kunddata lagras i vila inom EU. MuchSkills säljer inte personuppgifter och är inte datamäklare i någon delstat.
Vad får medarbetarna ut av MuchSkills?
En tydlig bild av sin egen utveckling. Varje medarbetare ser vilka kompetenser rollen kräver och var hen står, vad nästa önskade roll kräver och en utvecklingsplan med AI-vägledning om nästa steg. Medarbetarnas kompetenser och certifikat syns för dem som bemannar projekt och tillsätter roller, så att de kommer i fråga för uppdrag som passar dem, och påminnelser om utgångsdatum håller certifikaten aktuella. Utvecklingssamtalen med chefen utgår från vad de kan och vill göra.
Hur hanterar MuchSkills bias och fel i sina AI-funktioner?
Genom att en människa alltid har kontroll över varje resultat. MuchSkills AI-funktioner tar fram förslag och indikatorer, till exempel kompetensförslag, ett utkast till utvecklingsplan eller en indikativ nivå. Resultaten kan vara felaktiga eller spegla bias i språk eller indata, så vart och ett finns där för att granskas, ändras eller läggas åt sidan. Den smarta sökningen visar vad den sökte efter, AI-förslag för roller godkänns eller avvisas av en administratör, och villkoren förbjuder att ett resultat används som enda grund för ett beslut om en person. Faktabladet i AI Addendum dokumenterar kända begränsningar, däribland bias.
Kan kompetensdata ligga till grund för uppsägningar vid arbetsbrist?
Beslutet ligger alltid hos människor i er organisation. MuchSkills rangordnar inte och väljer inte ut någon, och villkoren förbjuder att ett AI-resultat används som enda eller avgörande grund för ett beslut om en person, bland annat vid uppsägning, befordran eller lönesättning. Om kompetensdata ska spela någon roll i en omorganisation bör ni komma överens om reglerna med arbetstagarrepresentanterna innan datan samlas in och berätta det för medarbetarna vid lanseringen. Förtroendet för datan hänger på det.
Vilka roller och behörigheter finns i MuchSkills?
MuchSkills har tre huvudroller. Medarbetare ser och redigerar sin egen profil och ser kollegornas kompetenser, certifikat och arbetslivserfarenhet. Chefer ser dessutom teamets kompetenshistorik, förändringar, mål och tillgänglighet, validerar certifikat och sätter ihop team. Administratörer ser och hanterar allt. Rollen Analytiker ger till exempel HR-affärspartner rapportering för hela organisationen utan administratörsbehörighet, och endast chefer och administratörer ser frånvarouppgifter.