FAQ14 frågor
Integrationer och källsystem
Skriver MuchSkills tillbaka kompetensdata till vårt HR-system?
Som standard skriver MuchSkills inte tillbaka till ert HR-system, men det går om ni vill. MuchSkills läser användare, team, roller och frånvarodata från ert HR-system utan att ändra något där, så HR-systemet förblir masterkälla för anställningsuppgifter. Vill ni ha kompetensdata i SAP SuccessFactors, Workday eller något annat system kan ert team bygga det flödet med det öppna MuchSkills API, eller så bygger vi en anpassad integration tillbaka åt er.
Vilka system integrerar MuchSkills med?
MuchSkills integrerar med alla HR-system och har i dag fler än 30 färdiga kopplingar i drift, bland annat SAP SuccessFactors, Workday och BambooHR. Dessutom ingår single sign-on via Okta, Google Workspace och Microsoft Entra ID, provisionering via SCIM och OAuth 2.0 samt ett öppet API i alla prisplaner. Projekt- och tidsdata kan hämtas från verktyg som Jira, Tempo och Microsoft Dynamics 365 Business Central. Lärplattformar som Skillsoft Percipio och Udemy går också att koppla in, och via API:t kan kompetensdata skickas vidare till Power BI, Salesforce eller era egna system. Varje koppling har en installationsguide på integrationssidan. Saknas ert system, eller vill ni att kompetensdata ska flöda tillbaka till ett annat system, kan ert team bygga det på API:t eller så bygger vi en anpassad integration åt er.
Måste vi synka hela organisationen för att komma igång med MuchSkills?
Nej. MuchSkills kan införas i en enda avdelning, ett leveransteam eller på en ort och sedan växa därifrån. Hur den första importen avgränsas beror på ert HR-system och dess koppling, och under utvärderingen bekräftar vi vilka filter som finns för just ert system. Börjar ni med ett team vars kompetenser ni behöver se redan nu får ni snabbt en heltäckande bild av just det teamet, och det är värt mer än en tunn bild av alla.
Kan MuchSkills läsa vår Slack eller Microsoft Teams?
Nej. MuchSkills läser inte Slack, Microsoft Teams, e-post eller några andra meddelanden, och det finns ingen funktion som härleder kompetenser ur konversationer. Meddelanden omfattar personer som aldrig gått med på att deras ord analyseras, till exempel kunder och leverantörer, och de kan avslöja personliga uppgifter som inte har något med kompetens att göra. Vissa plattformar i den här kategorin analyserar arbetskommunikation. MuchSkills har valt att inte göra det, vilket blir en fråga mindre för facket och dataskyddsombudet.
Hur lång tid tar en integration mellan MuchSkills och HR-systemet?
Vissa av MuchSkills HR-kopplingar tar ungefär fem minuter att sätta upp. Andra, som Workday, kräver att ert team först delar API-åtkomst med oss; när vi har fått den sätter vi upp integrationen inom en till två veckor. Den mesta väntan brukar ligga före det: att få API-uppgifter utfärdade, komma överens om vilket fält som mappas mot vilket och ta reda på vem som äger frånvarodatan. Reda ut de tre sakerna före uppstartsmötet så håller projektet tidsplanen. Anpassade integrationer avgränsas och offereras separat.
Vad händer med vår data om vi stänger av en integration i MuchSkills?
När ni stänger av en integration i MuchSkills stoppas synkningen, men er kompetensdata ligger kvar. Kompetenser, nivåer och certifikat skapas i MuchSkills och är därför inte beroende av kopplingen. Det som upphör är importen av användare, team, roller och frånvarodata, så organisationsschemat och tillgänglighetsvyerna ser ut som vid den senaste synkningen tills ni uppdaterar dem på annat sätt, till exempel via CSV-import. Byter ni HR-system, prata med oss innan ni kopplar bort integrationen.
Kan vi få ut vår kompetensdata ur MuchSkills igen?
Ja, när som helst, och det är en avtalad rättighet. Ni äger er data, och enligt MuchSkills Enterprise Terms kan ni exportera all data under abonnemangstiden och under lagringsperioden efter att det har upphört, normalt cirka 90 dagar. Det sker på egen hand eller via API:t, utan kostnad, i ett strukturerat, vanligt förekommande och maskinläsbart format. I det dagliga arbetet kan rapporter om kompetensgap, certifikatstatus, beläggning och trender exporteras, bland annat certifikatsrapporter som CSV, och det öppna API:t skickar kompetens-, kvalifikations- och beläggningsdata vidare till Power BI, Salesforce eller era egna system. Vill ni hellre få en fullständig export levererad, säg till så ordnar vi det.
Ersätter MuchSkills vårt HR-system, LMS eller resursplaneringsverktyg?
Nej. MuchSkills fungerar tillsammans med ert HR-system, LMS och era verktyg för resursplanering och håller det som inget av dem hanterar särskilt bra: vad varje person faktiskt kan, på vilken nivå och med vilka belägg. HR-systemet förblir masterkälla för anställningsuppgifter och LMS:et för utbildningsleverans, medan MuchSkills kopplar lärandet till de kompetensgap det hittar. För bemanning tillför MuchSkills kompetensbaserad sökning, Team Builder och tillgänglighetsvyer, och läser projektdata från verktyg som Jira när de är anslutna. Det är inte heller något rekryteringssystem (ATS).
Vilka behöver vara med i en integration med MuchSkills?
Tre personer gör att en integration med MuchSkills går smidigt: någon på IT som kan utfärda API-uppgifter och godkänna single sign-on-applikationen, någon på HR som vet vilket fält som anger rapporteringslinjen, och den som ska äga kompetenstaxonomin efteråt. Den tredje är den som organisationer glömmer, och det är hens beslut som avgör om datan fortfarande är värd att läsa ett år senare. Rapporteringslinjen är viktigare än den verkar, eftersom MuchSkills utan den inte har någon chefsvy.
Har MuchSkills ett API?
Ja. MuchSkills har ett öppet API som inloggade kunder hittar dokumentationen för på app.muchskills.com/api/docs. Det bygger på OAuth 2.0 client credentials med läs- eller skrivbehörighet. Era administratörer skapar och återkallar själva sina API-klienter under inställningarna i MuchSkills, så att inloggningsuppgifterna alltid ligger under er kontroll. Team använder API:et för att hämta kompetens-, certifierings- och beläggningsdata till Power BI eller Salesforce, för att läsa in certifikat i bulk och för att bygga egna flöden mot HR- eller projektsystem. API-åtkomst ingår i alla abonnemang.
Kan vi föra över våra befintliga kompetensdata och vårt kompetensramverk till MuchSkills?
Ja. Befintliga kompetensdata kan importeras från Excel eller via API:et. En äldre skala mappas mot MuchSkills skala från 1 till 9 innan något läses in, till exempel genom att varje gammal nivå placeras i intervallet nybörjare, mellannivå eller expert. Eftersom ett val i mappningen kan ändra en verklig persons nivå dokumenterar vi mappningen och kommer först överens med er om den skriftligen. Rollprofiler från ett befintligt kompetensramverk kan laddas upp och kontrolleras i en testkörning innan de går live, och certifikat som ni redan följer upp kan föras in på samma sätt.
Kan MuchSkills följa vår befintliga befattningsstruktur?
Ja. Rollprofilerna i MuchSkills bygger på era egna befattningsfamiljer och nivåer, och befattningar, avdelningar och rapportvägar hämtas från ert HR-system. Varje karriärnivå är en egen rollprofil. Lönespann ligger kvar i ert HR-system; MuchSkills lägger till de kompetenser, nivåer och certifikat som varje befattning kräver, så att roller kan jämföras utifrån förmåga. Att synka en befattningskatalog direkt från ett HR-system som SAP SuccessFactors ingår inte som standard i dag, men vi kan bygga det åt er som en anpassad integration.