Wie Technologie die strategische Personalplanung verändert

Die richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Genau danach suchen Organisationen händeringend, denn das Geschäftsumfeld verändert sich rasant, Fachkräfte sind knapp und die Kompetenzlücken wachsen. In diesen unsicheren Zeiten sorgt strategische Personalplanung dafür, dass Ihre Mitarbeitenden qualifiziert, widerstandsfähig und agil sind und Ihre Geschäftsziele heute wie in Zukunft unterstützen können.

Für kompetenzbasierte Organisationen ist strategische Personalplanung von Vorteil, weil sie den Fokus der Organisation auf Kompetenzentwicklung und Auslastung gezielt nutzt. So lassen sich Talente und Geschäftsanforderungen präzise aufeinander abstimmen, Weiterbildungsmaßnahmen straffen und Kompetenzlücken proaktiv angehen. Auf diese Weise bleibt die Organisation in einem sich rasch wandelnden Geschäftsumfeld agil und wettbewerbsfähig.

In diesem Artikel erklären wir, was strategische Personalplanung ist, warum sie wichtig ist, wofür sie eingesetzt wird und wie Sie sie mit den richtigen technologischen Tools optimieren können.

Was ist strategische Personalplanung?

Mercer, ein globales Beratungsunternehmen für technologiegestützte HR-Lösungen, definiert strategische Personalplanung als „systematischen, disziplinierten Prozess, um Lücken zwischen dem aktuellen und dem prognostizierten Personalbedarf zu erkennen und zu schließen“.

Bei der strategischen Personalplanung geht es darum, Geschäftsziele, den Zustand der Belegschaft und die Marktbedingungen in der Gegenwart zu verstehen. Auf dieser Grundlage entsteht eine Strategie dafür, wo die Organisation etwa in fünf oder zehn Jahren stehen will und was sie im Talentmanagement tun muss, um dorthin zu gelangen. 

Durch diesen Prozess aus Überprüfung und Analyse stellt strategische Personalplanung sicher, dass Menschen mit den richtigen Kompetenzen in den richtigen Rollen arbeiten, damit die Organisation effizient und erfolgreich agieren kann.

Warum ist strategische Personalplanung wichtig?

Dafür gibt es viele Gründe. Hier sind vier offensichtliche Vorteile strategischer Planung:

1. Sie macht Kompetenzlücken sichtbar
   Die meisten Organisationen merken nicht, dass ihnen entscheidende Kompetenzen fehlen, und wenn sie es merken, ist der Schaden bereits irreparabel. Mit strategischer Personalplanung lassen sich Kompetenzlücken dagegen erkennen, lange bevor sie chronisch werden. Sie sorgt dafür, dass Organisationen nicht kalt erwischt werden, wenn plötzlich neue, bislang ungenutzte Kompetenzen gefragt sind. Und sie stellt sicher, dass die Kontinuität nicht leidet, wenn Mitarbeitende kündigen oder in den Ruhestand gehen.
2. Sie bringt Talentstrategie und Unternehmensziele in Einklang
   Mit strategischer Personalplanung werden Personalentscheidungen stets im Hinblick auf die Unternehmensziele getroffen. So entsteht aus den Entscheidungen von heute eine Belegschaft, die die Ziele und die Gesamtausrichtung des Unternehmens auch in vielen Jahren noch mitträgt.
3. Sie senkt die Kosten
   Strategische Personalplanung setzt bei der Stellenbesetzung zuerst auf interne Kandidaten. Das stärkt das Engagement der Mitarbeitenden und die Mitarbeiterbindung und senkt so die erheblichen Kosten, die Fluktuation und externe Rekrutierung verursachen. Ein weiterer Vorteil: Sie hilft, die Personalstärke auf einem angemessenen Niveau zu halten. Es kommt also weder zu Überbesetzung noch zu den Kosten, die damit verbunden sind.
4. Sie macht Unternehmen agil und widerstandsfähig
   Um im harten Wettbewerb und im rasanten technologischen Wandel der Arbeitswelt zu bestehen, reicht es nicht, nur eine kompetenzbasierte Organisation zu sein. Agilität und Widerstandsfähigkeit sind das Gebot der Stunde, das haben uns die unerwarteten Ereignisse der jüngsten Vergangenheit gelehrt. Strategische Personalplanung versetzt Unternehmen in die Lage, Fähigkeiten aufzubauen und Ressourcen effizient einzusetzen, und rüstet sie so für die nächste große Disruption.

So funktioniert strategische Personalplanung

Hinter strategischer Personalplanung steckt einiges an Recherche. Den aktuellen Talentpool zu analysieren und den künftigen Personalbedarf vorherzusagen, ist entscheidend, um einen wirksamen Personalplan zu entwickeln und umzusetzen:    

1. Belegschaftsanalyse
   Strategische Personalplanung beginnt mit einer Analyse der eigenen Belegschaft, um beispielsweise herauszufinden, welche Menschen und Kompetenzen eine Organisation derzeit hat. Eine Belegschaftsanalyse ist jedoch mehr als eine Bestandsaufnahme der verfügbaren Kompetenzen und Fähigkeiten. Sie liefert Erkenntnisse über den Talentpool (etwa Alter, Seniorität, Leistungsniveau und künftiges Potenzial), die als Grundlage für Personalentscheidungen und Richtlinien dienen können. Darüber hinaus beleuchtet sie die Einstellungsquoten (intern und extern) sowie die Fluktuation, die für eine ausreichende Personalausstattung entscheidend sind. Eine Belegschaftsanalyse zeigt Stärken und Schwächen der Belegschaft auf und ist damit ein unverzichtbarer Schritt im Prozess der strategischen Personalplanung.
2. Skill-Gap-Analyse
   In diesem Schritt ermitteln Sie, welche Kompetenzen Sie für Ihre kurz- und langfristigen Geschäftsziele brauchen, und prüfen, ob es Kompetenzlücken gibt. Niemand weiß genau, was die Zukunft bringt. Es gibt aber Wege, die Zeichen zu deuten und den künftigen Personalbedarf vorherzusagen. Wer externe Faktoren wie die Wirtschaftslage, Veränderungen der Verbraucherstimmung, technologische Fortschritte, neue Vorschriften und Ähnliches beobachtet, gewinnt Anhaltspunkte. Werden Kompetenzlücken früh erkannt, bleibt Zeit, Strategien zu entwickeln und den Engpässen entgegenzuwirken, bevor sie dem Geschäft schaden.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre strategische Personalplanung mit Technologie verbessern können?

MuchSkills macht die Kompetenzen Ihrer Belegschaft sichtbar und ermöglicht strategische Entscheidungen auf Basis klarer Daten.

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Wie Technologie die strategische Personalplanung unterstützt

Netflix startete 1997 als DVD-Verleih, der DVDs gegen Gebühr per Post verschickte. Zehn Jahre später, 2007, erfand sich das Unternehmen als Streamingplattform neu und entwickelte sich schnell von nur 1.000 Filmen im Katalog zu einem Anbieter, der eigene Inhalte entwickelt und produziert. Der Riesenerfolg von Netflix beruht darauf, dass das Unternehmen früh auf Streamingtechnologie gesetzt hat. Die Geschichte von Netflix nimmt die Angst vor technologischen Umbrüchen, denn sie beweist, dass Technologie eher Segen als Fluch sein und die Wirksamkeit eines Produkts oder Prozesses um ein Vielfaches steigern kann. 

Es versteht sich von selbst, dass auch die strategische Personalplanung von den richtigen technologischen Lösungen profitieren kann. Strategische Personalplanung hängt davon ab, Daten korrekt zu erfassen und zu analysieren. Technologie macht die Arbeit mit großen Datenmengen einfacher und effizienter. Mit den richtigen Tools lassen sich Unmengen an Informationen in ein leicht verständliches Dashboard verwandeln. Gleichzeitig sinken menschliche Fehler und Voreingenommenheit, während die Kosteneffizienz steigt.

Drei Technologie-Tools für die Personalplanung, die Sie in Betracht ziehen sollten

In den letzten Jahren ist eine Vielzahl technologiegestützter Lösungen entstanden, die Unternehmen dabei helfen, kompetenzbasierte Strategien umzusetzen. Diese drei Tools bringen jeden Personalplanungsprozess auf ein neues Niveau:

1. Plattformen für Kompetenzmanagement

Eine Plattform für Kompetenzmanagement wie MuchSkills erleichtert es, Kompetenzen in einer Organisation zu erkennen, zu bewerten und weiterzuentwickeln. Bei MuchSkills unterstützen wir zum Beispiel Institutionen und Einzelpersonen dabei, vorhandene Kompetenzen zu erfassen und Kompetenzlücken aufzudecken. Dafür nutzen wir unsere moderne, ansprechend visualisierte Kompetenzmatrix und ein umfassendes Tool zur Skill-Gap-Analyse. Eine Kompetenzmatrix oder ein Kompetenzinventar zeigt übersichtlich, welche Kompetenzen, Fähigkeiten, Kenntnisstufen, Qualifikationen und Erfahrungen in der Belegschaft vorhanden sind. Die Skill-Gap-Analyse wiederum bringt fehlende Kompetenzen und Schwachstellen ans Licht.

Eine Plattform für Kompetenzmanagement dient als zentrale, leicht zugängliche Anlaufstelle für die Kompetenzdaten einer Organisation. Anders als herkömmliche Kompetenzmatrizen sind diese Plattformen dynamisch und vielseitig und passen sich der sich wandelnden Kompetenzlandschaft an. Indem sie Echtzeiteinblicke in die Fähigkeiten der Belegschaft liefern, ermöglichen Plattformen wie MuchSkills es Organisationen, Kompetenzen und Fähigkeiten kontinuierlich im Blick zu behalten. Sie erleichtern den nahtlosen Vergleich von Kompetenzdaten in der gesamten Organisation, sodass sich Talente jeder Aufgabe präzise zuordnen lassen.

2. Lernmanagementsysteme

Sobald eine Organisation weiß, über welche Kompetenzen sie verfügt, geht es im nächsten Schritt darum, die Belegschaft mithilfe dieser Daten um neue Kompetenzen und neues Wissen zu stärken. Hier kommen Lernmanagementsysteme (LMS) ins Spiel. Ein LMS ist eine Softwareplattform oder Anwendung, mit der sich Maßnahmen der Personalentwicklung am Arbeitsplatz verwalten, bereitstellen und nachverfolgen lassen. Die Zahl der Kompetenzen, die für eine einzelne Tätigkeit nötig sind, steigt Jahr für Jahr um 10 %, und Personalentwicklung ist die wichtigste Strategie zur Mitarbeiterbindung, auf die Organisationen weltweit setzen. Die strategische Personalplanung kann daher stark von LMS-Plattformen profitieren.

Arbeitgeber können ein LMS nutzen, um Mitarbeitenden grundlegende und regelmäßige Weiterqualifizierung bzw. Umschulung anzubieten. Das bringt die Mitarbeitenden beruflich voran und deckt zugleich den sich wandelnden Personalbedarf der Organisation. Das Besondere an Lernmanagementsystemen: Sie können personalisierte Schulungen bieten, die auf individuelle und gruppenspezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Mitarbeitende und Teamleitungen können damit außerdem aktiv den Fortschritt verfolgen. Besonders nützlich sind Lernmanagementsysteme beim Onboarding, da sie die Einarbeitung erleichtern und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende ihre Rolle vollständig verstehen. Dank ständiger Innovationen lassen sich viele LMS-Plattformen heute mit HR- und anderen Systemen im Unternehmen verbinden, was den Personalplanungsprozess noch reibungsloser macht.

3. Lösungen für Talentmarktplätze

Unternehmen, die auf einen Skills-first-Ansatz und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens setzen, sind in der Regel Befürworter interner Mobilität, also eines internen Rekrutierungssystems, das Mitarbeitenden ermöglicht, Karrierewege innerhalb der Organisation zu erkunden, sowohl vertikal als auch horizontal. Ein interner Talentmarktplatz ist das technologische Hilfsmittel, auf das Unternehmen zurückgreifen, um ihre Richtlinien zur internen Mobilität umzusetzen. Interne Talentmarktplätze bringen Mitarbeitende mit Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation zusammen, sei es eine neue Rolle, ein Projekt, ein Mentoringprogramm oder eine Weiterbildung. Sie helfen, Talente ausschließlich auf Basis von Kompetenzen und Fähigkeiten einzusetzen und zu bewerten, und fördern so Transparenz und Fairness. Indem sie den Wunsch der Belegschaft nach persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung wertschätzen, stärken interne Talentmarktplätze Engagement und Bindung der Mitarbeitenden.

Eine Plattform für Kompetenzmanagement wie MuchSkills ist beim Aufbau eines internen Talentmarktplatzes sehr hilfreich. Mit unserer Funktion Team Builder können Unternehmen Mitarbeitende mit den Kompetenzen finden und in die engere Wahl nehmen, die für das jeweilige Projekt oder die anstehende Aufgabe gebraucht werden. 

Darüber hinaus können Organisationen gemeinsam mit EdTech-Unternehmen, die auf Personalentwicklung spezialisiert sind, in die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeitenden investieren. So verfügen sie über einen verlässlichen Pool qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten, die schnell in jede neue Rolle wechseln können, die sich künftig ergibt.

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