Performance Management neu gedacht: mit einem kompetenzbasierten Ansatz

In Zeiten rasanter technologischer Innovation, sich wandelnder Kundenanforderungen und eines anhaltenden Fachkräftemangels verändern sich die Kompetenzen, die wir für beruflichen Erfolg brauchen, schneller als gedacht. Während Unternehmen Mühe haben, Stellen zu besetzen oder Talente zu halten, erkennen sie: Der beste Weg nach vorn ist ein kompetenzbasierter Ansatz in Personalplanung, Performance Management und Talentmanagement.

Anders als klassische HR-Strategien, die sich an Stellen und Titeln orientieren, bringt eine kompetenzbasierte Strategie Menschen ausschließlich auf Grundlage ihrer Kompetenzen und Fähigkeiten mit passenden Chancen zusammen. Mitarbeitende profitieren davon, weil Rollen besser zu ihnen passen und ihre berufliche Entwicklung gefördert wird. Organisationen wiederum gewinnen und binden Talente leichter, steigern ihre Produktivität und werden agiler und widerstandsfähiger.

2023 ermittelte das globale Beratungsunternehmen Mercer in seinem Skills Snapshot Survey, dass die Neugestaltung von Talentprozessen rund um Kompetenzen für Führungskräfte und HR-Verantwortliche die zweithöchste Priorität hatte. Angesichts der Bedeutung kompetenzbasierter Talentprozesse zeigt dieser Artikel, warum ein kompetenzbasierter Ansatz im Talent- und Performance Management so wichtig ist und wie Sie ihn umsetzen.

Warum sich ein kompetenzbasierter Ansatz im Performance Management auszahlt

1. Verbessert Entscheidungen

Ein kompetenzbasierter Ansatz führt zu besseren Entscheidungen, denn Teamleitungen vergeben Aufgaben nach Fähigkeiten und Kompetenzen statt nach Abschlüssen oder persönlichen Vorlieben. Fließt Skills Intelligence in Talent- und Performance Management ein, vom Recruiting über Onboarding und Weiterbildung bis zur Leistungsbeurteilung, gibt es weniger Voreingenommenheit und Vetternwirtschaft. Hängen Personalentscheidungen dagegen von Titeln, Berufserfahrung oder Beziehungen ab, bremst das Agilität, Innovation und Wachstum, also genau die Eigenschaften, ohne die man in der neuen Arbeitswelt nicht bestehen kann.

2. Fördert Chancengerechtigkeit

Ein kompetenzbasierter Ansatz im Performance Management sorgt für mehr Gerechtigkeit bei Chancen und Beförderungen. Kompetenzbasierte Organisationen setzen stärker auf Kompetenzen und Fähigkeiten als auf Abschlüsse, Berufserfahrung und berufliche Netzwerke. Sie berücksichtigen nicht nur, was Menschen können, sondern auch ihre Ziele und ihr Erfolgspotenzial, und unterstützen sie mit Entwicklungsprogrammen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. In solchen Organisationen können Mitarbeitende auf ihre Fähigkeiten bauen, um Zugang zu vielfältigen internen Möglichkeiten zu erhalten. Kompetenzbasierte HR-Strategien versetzen Führungskräfte außerdem in die Lage, übersehene Talente zu entdecken und ihren Kompetenzpool zu erweitern. Das ist auf dem heute hart umkämpften Arbeitsmarkt entscheidend, auf dem Unternehmen Mühe haben, die benötigten Talente zu gewinnen. Ein tiefer, vielfältiger Talentpool wird so zu einem seltenen Wettbewerbsvorteil.

3. Fördert interne Mobilität und bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Ein kompetenzbasierter Ansatz fördert interne Mobilität und ermöglicht so berufliche Entwicklung durch vertikale (Beförderungen) und laterale (Versetzungen) Wechsel innerhalb des Unternehmens. Interne Mobilität bringt Organisationen viele Vorteile, von klaren Entwicklungspfaden bis zu mehr Agilität und Flexibilität. Viele Unternehmen schwören heute auf projektbasierte Mobilität: eine Form der internen Mobilität, bei der für einmalige Aufgaben bereichsübergreifende Teams mit sich ergänzenden Kompetenzen gebildet werden. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördert den Wissensaustausch, verbessert die Kommunikation und baut Silos ab. Zudem können die sich überschneidenden Kompetenzen in einem solchen Team innovatives Denken und Problemlösung erheblich voranbringen.

4. Stärkt Anpassungsfähigkeit und Resilienz

Ein bereichsübergreifendes Team passt sich schnell an veränderte Projektanforderungen an. Es steht beispielhaft dafür, was ein Skills-first-Ansatz für ein Unternehmen leistet: Er befähigt es, in kürzester Zeit auf Veränderungen oder Herausforderungen zu reagieren. Eine Organisation, der es gelingt, eine Belegschaft mit anpassungsfähigen Kompetenzen aufzubauen, ist besser gerüstet, um künftige digitale Umbrüche oder veränderte Marktbedingungen zu meistern.

5. Steigert die Produktivität

In einer klassischen Struktur bleiben die Kompetenzen einer Person auf ihre Abteilung beschränkt. Setzen Unternehmen dagegen auf kompetenzbasierte Personalplanung, helfen sie ihren Mitarbeitenden, ihre Kompetenzen im gesamten Unternehmen einzusetzen und so ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Unternehmen, die Kompetenzen in den Mittelpunkt stellen, sind produktiver als solche, die ihre Beschäftigten über Titel definieren. Laut Deloitte erzielen Unternehmen mit kompetenzbasiertem Ansatz mit einer um 63 % höheren Wahrscheinlichkeit Ergebnisse und maximieren mit einer um 49 % höheren Wahrscheinlichkeit ihre Effizienz.

Performance Management und Kompetenzentwicklung

Noch heute setzen viele Unternehmen auf klassisches Performance Management: ein oder zwei Leistungsbeurteilungen pro Jahr und dazwischen kaum etwas. Manche beziehen dabei zwar Kompetenzen ein, doch in einem von drei Fällen sinkt die Leistung nach einer Beurteilung sogar, wie Gallup festgestellt hat. Gartner zufolge glauben nur 32 % der HR-Verantwortlichen, dass Performance Management den Mitarbeitenden das gibt, was sie für gute Leistung brauchen. 

Woran liegt das?

Ein Hauptgrund: Organisationen, selbst solche, die Menschen nach ihren Kompetenzen beurteilen, lassen auf ihre Kompetenzbewertungen keine konkreten Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung folgen.

Wie stellt ein Unternehmen also sicher, dass Kompetenzbewertungen und Leistungsbeurteilungen echte Kompetenzentwicklung bewirken? Indem es Leistungsdaten aus den Bewertungen sammelt und die Erkenntnisse nutzt, um wirksame Entwicklungspläne für Mitarbeitende zu gestalten. Dieser datengestützte Ansatz hilft Unternehmen nicht nur, gezielte Kompetenzprogramme aufzusetzen, sondern bringt auch individuelle Entwicklung und Unternehmensziele in Einklang, was für beide Seiten Mehrwert schafft. Zudem stärkt er das Engagement, verbessert Leistung und Produktivität und fördert eine Kultur der Gerechtigkeit und Fairness.

So nutzen Sie Kompetenzdaten richtig

Ein häufiges Hindernis für eine kompetenzbasierte Strategie im Performance- oder Talentmanagement ist der fehlende Überblick über die Kompetenzen der Mitarbeitenden. Dass ein Arbeitgeber die Fähigkeiten und Kompetenzen jeder einzelnen Person kennt, ist völlig unrealistisch, erst recht in großen Organisationen. Trotzdem führt für die strategische Personalplanung kein Weg daran vorbei, Skills Intelligence zu erheben und zu nutzen. Zum Glück machen moderne Technologien und Performance-Management-Tools vieles deutlich einfacher: Kompetenzdaten erfassen, analysieren und nutzen, Leistung nachverfolgen, Rollen und Ziele vergeben, Feedback geben und einholen und vieles mehr.

Manche Softwarelösungen für Kompetenzmanagement bieten Tools zur Datenvisualisierung, die komplexe Daten in benutzerfreundliche, interaktive grafische Oberflächen übersetzen. Neben der Vereinfachung von Daten helfen solche Tools und Plattformen für Kompetenzmanagement Führungskräften, Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, Kompetenzlücken zu erkennen, Vergleiche anzustellen und kompetenzbezogene Personalberichte zu erstellen. Vor allem aber formalisieren sie die Datenerhebung und helfen, Kompetenzdaten offiziell in Systeme für Performance Management und Talentmanagement zu integrieren.

Mit der Kompetenzmanagement-Plattform MuchSkills beispielsweise können Organisationen eine Vielzahl von Berichten auf Basis von Skills Intelligence erstellen und so Personalplanung und Talentmanagement optimieren. Dazu zählen Berichte zur Kompetenzverteilung, die zeigen, wo die Stärken in Teams liegen, Berichte zu Kompetenzchancen & -risiken, die Lücken und künftigen Bedarf aufdecken, Berichte zu neuen, verlorenen & hinzugewonnenen Kompetenzen, mit denen sich die Entwicklung der Belegschaft verfolgen lässt, sowie Zertifikatsberichte, mit denen sich Compliance und Qualifikationen im Blick behalten lassen. Berichte zu Kompetenztrends geben außerdem Aufschluss über neu entstehende Expertise, und Berichte zum Kompetenzwachstum machen Fortschritte über die Zeit messbar. Auslastungsberichte sorgen dafür, dass Teams wirksam eingesetzt werden, und Berichte zur Kompetenzauslastung zeigen, wie gut die Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu den Unternehmenszielen passen. Auf dieser Grundlage treffen Organisationen fundierte, datengestützte Entscheidungen, die Leistung und strategisches Wachstum voranbringen.

So setzen Sie einen kompetenzbasierten Ansatz um: Tipps für die Praxis

Vier Wege zu einem kompetenzbasierten Ansatz in Performance Management und Talentmanagement:

1. Mitarbeitende nach Kompetenzen beurteilen

Üblicherweise werden Mitarbeitende danach beurteilt, wie sie bei der Verfolgung eines Ziels abschneiden oder welche Ergebnisse sie erzielen. Wussten Sie aber, dass 75 % der Unternehmen und 73 % der Mitarbeitenden kompetenzbasierte Beurteilungen bevorzugen? Der Grund: Kompetenzbasierte Beurteilungen bringen allen mehr. Werden Kompetenzen in Beurteilungen einbezogen, können Führungskräfte die Leistung einer Person nicht nur in der Gegenwart, sondern auch mit Blick auf die Zukunft bewerten. Wer die aktuelle Leistung eines Teammitglieds betrachtet und zugleich dessen Fähigkeit, Bereitschaft und Eignung berücksichtigt, später bestimmte Aufgaben zu übernehmen, gewinnt einen Blick in die Zukunft. Genau diese Fähigkeit ist nötig, um künftige Umbrüche und Herausforderungen zu bewältigen.

2. Leistungsgespräche wirksam gestalten

Leistungsgespräche bieten Organisationen eine wertvolle Chance, die Menschen hinter ihrem Erfolg besser zu verstehen. Dennoch machen viele Unternehmen daraus reine Pflichtübungen ohne echtes Follow-up und verschenken so die Gelegenheit, Entwicklung und Engagement voranzutreiben. Kompetenzbasierte HR-Strategien entfalten ihre Wirkung, wenn Arbeitgeber diese Gespräche ernst nehmen.

Regelmäßige Einzelgespräche und Check-ins bringen weit mehr als das jährliche Mitarbeitergespräch, besonders wenn sie mit klaren, messbaren Zielen verbunden sind. Gleichzeitig bieten sie Führungskräften die Chance, ihr Team besser kennenzulernen: Wofür interessieren sich die Mitarbeitenden, welche Stärken liegen noch brach, wohin wollen sie sich beruflich entwickeln? Dazu kommen Feedback, Mentoring und Anerkennung. Richtet man den Blick dabei konsequent nach vorn, werden diese Gespräche zum echten Treiber für Leistung und Entwicklung.

3. Eine Kultur von Feedback und Selbsteinschätzung fördern

Bei Leistungsgesprächen kommt es nicht nur auf die Häufigkeit an, sondern auch auf die Perspektive, aus der Leistung bewertet wird. 

Führungskräfte müssen aufhören, Performance Management als disziplinarisches Verfahren zu behandeln. Stattdessen sollten sie auf kontinuierliche Begleitung und Echtzeit-Feedback setzen, um Wachstum und Entwicklung der Mitarbeitenden voranzubringen.

Ebenso wichtig ist, wie Feedback vermittelt wird. Sind Gespräche stets kritisch, beginnen Mitarbeitende sie zu fürchten. Hält Feedback dagegen Stärken und Erfolge mit konstruktiven Hinweisen die Waage, bringen sich Mitarbeitende eher ein, lernen dazu und verbessern sich.

Neben Feedback sind Selbsteinschätzungen ein wirkungsvolles Instrument für einen soliden, kompetenzbasierten Performance-Management-Prozess. Wer Mitarbeitende ermutigt, über ihre Arbeit, ihre Herausforderungen und ihren Unterstützungsbedarf nachzudenken, stärkt Vertrauen, Engagement und Motivation. Denn hohe  Leistung braucht die richtige Unterstützung.

Ermutigt man Mitarbeitende zu regelmäßigen Selbsteinschätzungen anhand festgelegter Kriterien, übernehmen sie Verantwortung für ihre Entwicklung und entwickeln Verantwortungsbewusstsein und Selbstwahrnehmung, eine unschätzbar wertvolle Kompetenz. Selbstreflektierte Mitarbeitende kennen nicht nur ihre Stärken und Entwicklungsfelder, sondern verstehen auch ihre Wirkung auf andere, holen proaktiv Feedback ein und verbessern ihre Leistung kontinuierlich. Führungskräften liefern Selbsteinschätzungen aussagekräftige Erkenntnisse, die zu gehaltvolleren Gesprächen und konstruktiverem Feedback führen.

4. Technologie nutzen

Die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Blick zu behalten, ist schwierig, weil sich ihr Kompetenzspektrum ständig weiterentwickelt. Oft wissen Führungskräfte nichts von früheren beruflichen Erfahrungen eines Teammitglieds, obwohl diese für eine Kompetenzbewertung äußerst wertvoll sind. Zum Glück gibt es technische Hilfsmittel, mit denen Organisationen diese Herausforderung meistern. Mit Tools wie Software für Kompetenzmanagement können HR-Verantwortliche Daten zu aktuellen Kompetenzen und Kompetenzniveaus sowie zu Wissen aus früheren Erfahrungen erfassen. Visualisierungstools verwandeln diese schwer durchschaubaren Daten in leicht verständliche Grafiken und Diagramme. 

Mit Software für Kompetenzmanagement können Organisationen Prozesse optimieren, etwa das Erfassen und Zusammenführen von Personaldaten, das Erkennen von Kompetenzlücken, die Unterstützung der strategischen Personalplanung und mehr Transparenz im Talentmanagement. Zudem entsteht eine Datenspur, die Compliance und Gerechtigkeit bei der Leistungsbeurteilung stärkt. Mit fortschreitender Technologie werden Kompetenzbewertungen immer datengestützter, und immer mehr Organisationen nutzen Leistungsdaten für die Kompetenzentwicklung. Zu Recht! Unternehmen, die die Leistung ihrer Mitarbeitenden fördern, sind mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreicher als ihre Wettbewerber, verzeichnen eine geringere Fluktuation und ein um 30 % höheres Umsatzwachstum.

Besseres Performance Management mit den Tools von MuchSkills

Zum Schluss: So setzen Sie mit etwas Unterstützung von MuchSkills einen kompetenzbasierten Ansatz für Performance und Talentmanagement in Ihrer Organisation um:

• Einzelgespräche leicht gemacht: Einmal pro Woche oder einmal pro Quartal? Wie viele Einzelgespräche mit Mitarbeitenden sind ideal für eine gute Mitarbeiterentwicklung? Welchen Ton sollten diese Gespräche haben? Unser Playbook für Einzelgespräche mit Mitarbeitenden beantwortet diese und weitere Fragen. Es enthält Tipps zu geeigneten Kommunikations- und Feedbackstilen, zu Themen, die Sie ansprechen sollten, und zur Vorbereitung auf ein Einzelgespräch. Um die Selbstreflexion zu fördern, enthält unser Playbook außerdem eine Fragebogenvorlage, mit der Ihre Mitarbeitende über ihre berufliche Entwicklung nachdenken können.

Werfen Sie auch einen Blick in unser Playbook für regelmäßige Check-ins mit Mitarbeitenden.    

• Talentprofile leicht gemacht: Mit dem Tool zur Kompetenzerfassung von MuchSkills und der modernen Kompetenzmatrix lassen sich Leistungsdaten mühelos für die Kompetenzentwicklung nutzen. Unser Tool zur Kompetenzerfassung hilft Unternehmen, dynamische Kompetenzprofile von Einzelpersonen und Teams zu erstellen, und enthält ein integriertes Validierungssystem, über das Führungskräfte die Kompetenzen und Kenntnisstände ihrer Teammitglieder fair und transparent bestätigen können. Unsere Kompetenzmatrix ist ein Visualisierungstool, das Kompetenzdaten in leicht verständliche Diagramme übersetzt, kann aber noch viel mehr. Sie können damit die Kompetenzdaten Ihrer Organisation um weitere Ebenen ergänzen, etwa Kenntnisstände, Fach- und Interessengebiete und mehr. Eine erweiterte Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten sorgt dafür, dass die Daten stets aktuell und relevant bleiben.
• Entwicklungsziele für Mitarbeitende: Als Kompetenzmanagement-Plattform hilft MuchSkills Unternehmen, die Mitarbeiterentwicklung zu fördern, und zwar durch das Nachverfolgen der individuellen Entwicklung, Zielsetzung, gezielte Programme zur Weiterqualifizierung und strategische Personalplanung.

Interne Mobilität voranbringen: Mit MuchSkills können Unternehmen interne Talente agil entdecken und einsetzen, die Passung zwischen Person und Rolle optimieren und die Vorteile interner Mobilität in Organisationen nutzen.