FAQ17 Fragen
Datenschutz, Einwilligung und Vertrauen der Mitarbeitenden
Wer Ihr Profil sieht
SieIhr gesamtes Profil
Ihre FührungskraftIhr Team im Detail
Kolleginnen und KollegenIhr Profil, sofern nicht deaktiviertKein Lesen von Nachrichten, E-Mails oder Kalendern
Was kann mein Arbeitgeber in MuchSkills über mich sehen?
Ihr Arbeitgeber sieht Ihr Kompetenzprofil in MuchSkills: Ihre Kompetenzen samt Niveau, Zertifizierungen, Berufs- und Projekterfahrung, Ausbildung und Entwicklungsziele sowie die Stammdaten aus Ihrem HR-System, etwa Name, Position, Abteilung und Führungskraft. Führungskräfte sehen ihr eigenes Team ausführlicher, auch mit Kompetenzverlauf und Verfügbarkeit, und Administratoren sehen das gesamte Konto der Organisation. Standardmäßig können auch Kolleginnen und Kollegen Ihr Profil sehen. Das hält die Angaben ehrlich. Organisationen, die das nicht wünschen, können diese Sichtbarkeit abschalten. In MuchSkills liegen keine Daten über Sie, die nicht von Ihnen, Ihrer Führungskraft, einem Administrator oder Ihrem HR-System stammen.
Werden unsere Kompetenzdaten in Leistungsbeurteilungen verwendet?
Das entscheidet Ihre Organisation. MuchSkills führt selbst keine Beurteilungen durch und vergibt keine Bewertungen. MuchSkills ist für Entwicklungsgespräche gemacht: Führungskräfte nutzen es in Einzelgesprächen, um über aktuelle Kompetenzen, Zertifizierungen und den Fortschritt in Richtung einer Rolle zu sprechen, und Mitarbeitende sehen, wie gut sie zu einer Rolle passen und was ihnen dafür noch fehlt. Manche Organisationen nutzen es zusätzlich als einen Baustein in formellen Jahresgesprächen, neben KPIs und der Einschätzung von Führungskräften oder Kollegen. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Sagen Sie es den Mitarbeitenden vor dem Start klar und offen.
Müssen Mitarbeitende ihr Kompetenzprofil in MuchSkills selbst ausfüllen?
Nein. Ihre Organisation entscheidet, wie Kompetenzdaten in MuchSkills gelangen. Mitarbeitende können ihre eigenen Kompetenzen erfassen und bewerten, Führungskräfte können ergänzend ihre eigene Einschätzung hinzufügen, Administratoren können Kompetenzen und Zertifikate für andere eintragen, und vorhandene Daten lassen sich über die API oder aus Excel importieren. Häufig werden zunächst die bereits vorliegenden Zertifikate importiert, und anschließend ergänzen die Mitarbeitenden den Rest. Wir empfehlen trotzdem, die Selbsteinschätzung in den Mittelpunkt zu stellen, denn jede Person kennt ihre eigenen Kompetenzen am besten und hält ihr Profil aktuell. Ein erstes Profil ist in der Regel in weniger als einer halben Stunde erstellt.
Was sagen wir dem Betriebsrat über MuchSkills?
Beginnen Sie mit dem Nutzen von MuchSkills für die Mitarbeitenden. Alle sehen, welche Kompetenzen ihre Rolle erfordert und wo sie selbst stehen, welche Kompetenzen sie für ihre angestrebte nächste Rolle brauchen, und können einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen, bei dem die KI Hinweise für die nächsten Schritte gibt. Entwicklungsgespräche werden besser, weil Mitarbeitende klar sagen können, was sie können und was sie wollen, und die Führungskraft Stärken und Potenziale deutlich erkennt. Erklären Sie anschließend, was MuchSkills nicht kann: keine passive Überwachung, kein Zugriff auf Nachrichten oder E-Mails, keine Produktivitätsbewertung und kein automatisiertes Ranking. Am überzeugendsten ist es, dem Betriebsrat zwei Testzugänge mit Beispieldaten zu geben, einen mit Mitarbeiter- und einen mit Führungskräftesicht. So kann er selbst prüfen, was auf wessen Bildschirm angezeigt wird.
Können Mitarbeitende Angaben in ihrem Kompetenzprofil in MuchSkills beanstanden oder entfernen?
Ja. In MuchSkills bearbeiten Mitarbeitende ihre eigenen Kompetenzen, Niveaus und Ziele direkt, sodass sich eine selbst hinzugefügte Kompetenz in Sekunden aktualisieren oder entfernen lässt. Eine Ausnahme bilden exklusive Kompetenzen: Nur die Organisation kann sie einem Profil hinzufügen. Änderungen werden mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert, sodass nichts anonym verändert wird. Für Einträge, die eine Führungskraft validiert hat, und für Zertifikate, die als Prüfnachweis aufbewahrt werden, gelten die Regeln Ihrer Organisation. Fragen Sie daher Ihren MuchSkills-Administrator, bevor Sie einen solchen Eintrag entfernen.
Nehmen Mitarbeitende ihr Kompetenzprofil in MuchSkills mit, wenn sie das Unternehmen verlassen?
Nein. Ein Kompetenzprofil in MuchSkills gehört zum Konto der Organisation und bleibt dort, auch wenn die Person das Unternehmen verlässt. Solange sie beschäftigt ist, kann sie einen öffentlichen Link zu ihrem Profil teilen, sofern ihre Organisation öffentliche Profile erlaubt. Automatisch an den nächsten Arbeitgeber übertragen wird jedoch nichts. Als datenschutzrechtlich Verantwortliche legt Ihre Organisation fest, wie lange die Daten ausgeschiedener Mitarbeitender aufbewahrt werden, etwa Zertifikate, die als Nachweis für Audits gebraucht werden.
Werden Mitarbeitende ihre eigenen Kompetenzen zu hoch einstufen?
Manche schon, und genau dafür ist MuchSkills ausgelegt. Profile sind standardmäßig für Kolleginnen und Kollegen sichtbar, und Menschen schätzen sich meist sorgfältiger ein, wenn jemand, der die Kompetenz wirklich beherrscht, die Angabe sehen kann. Führungskräfte können ihre eigene Einschätzung neben die der Mitarbeitenden stellen, ohne sie zu überschreiben, und die Kompetenzen und Zertifikate validieren, an denen tatsächlich etwas hängt. Auch die Skala von 1 bis 9 hilft, denn eine 7 ist eine konkretere Angabe als „fortgeschritten“. Organisationen, die die Sichtbarkeit für Kollegen deaktivieren, stützen sich stärker auf die Einschätzung der Führungskräfte.
Welche personenbezogenen Daten gehören auf keinen Fall in MuchSkills?
MuchSkills ist auf Kompetenzen, Zertifikate, Ziele, Berufserfahrung und Rolleninformationen ausgelegt. Sensible Daten sind laut Nutzungsbedingungen nicht erlaubt, es sei denn, ein Auftrag gestattet sie ausdrücklich. Dazu zählen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO wie Gesundheitsdaten oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, Daten über Straftaten, geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), Zahlungskartendaten, staatliche Identifikationsnummern sowie personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren. Landen sensible Daten versehentlich im System, etwa in einem Lebenslauf, löschen Sie sie bitte umgehend. Die vollständige Stellungnahme finden Sie in den FAQ des MuchSkills Trust Center.
Können auch Unternehmen außerhalb der EU MuchSkills nutzen, und wie sieht es mit dem CCPA aus?
Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag von MuchSkills enthält Datenschutzbestimmungen für die USA, nach denen MuchSkills Ihr Service Provider im Sinne des CCPA ist und nach anderen bundesstaatlichen Datenschutzgesetzen als Auftragsverarbeiter handelt. Hinzu kommen internationale Bestimmungen für Großbritannien, die Schweiz, Norwegen, Kanada einschließlich Quebec, Brasilien und Australien. Eine gesonderte Vereinbarung ist also nicht nötig. Kundendaten werden im Ruhezustand in der EU gespeichert. MuchSkills verkauft keine personenbezogenen Daten und ist in keinem Bundesstaat ein Datenhändler.
Was bringt MuchSkills den Mitarbeitenden?
Einen klaren Blick auf die eigene Entwicklung. Alle Mitarbeitenden sehen, welche Kompetenzen ihre Rolle erfordert und wo sie selbst stehen, was ihre angestrebte nächste Rolle voraussetzt, und erhalten einen Entwicklungsplan mit KI-gestützten Hinweisen zu den nächsten Schritten. Ihre Kompetenzen und Zertifikate sind für die Personen sichtbar, die Projekte besetzen und Stellen vergeben, sodass sie für passende Aufgaben berücksichtigt werden. Erinnerungen an Ablaufdaten halten ihre Zertifikate aktuell. Entwicklungsgespräche mit der Führungskraft setzen bei dem an, was sie können und tun möchten.
Wie geht MuchSkills mit Verzerrungen und Fehlern in seinen KI-Funktionen um?
Indem für jedes Ergebnis ein Mensch verantwortlich bleibt. Die KI-Funktionen von MuchSkills liefern Vorschläge und Indikatoren, etwa vorgeschlagene Kompetenzen, einen Entwurf für einen Entwicklungsplan oder ein Richtniveau. Diese Ergebnisse können ungenau sein oder Verzerrungen in Sprache oder Eingabedaten widerspiegeln. Deshalb ist jedes einzelne dazu da, geprüft, angepasst oder verworfen zu werden. Die intelligente Suche zeigt an, wonach sie gesucht hat, KI-Vorschläge für Rollen werden von einem Administrator angenommen oder abgelehnt, und die Nutzungsbedingungen untersagen es, ein Ergebnis als alleinige Grundlage für eine Entscheidung über eine Person heranzuziehen. Das Datenblatt im AI Addendum dokumentiert bekannte Einschränkungen, darunter Verzerrungen.
Dürfen Kompetenzdaten für Entscheidungen über Kündigungen genutzt werden?
Die Entscheidung liegt immer bei den Menschen in Ihrer Organisation. MuchSkills erstellt keine Rangfolgen und wählt niemanden aus. Die Nutzungsbedingungen untersagen es, ein KI-Ergebnis als alleinige oder ausschlaggebende Grundlage für eine Entscheidung über eine Person heranzuziehen, auch bei Kündigung, Beförderung oder Vergütung. Sollen Kompetenzdaten bei einer Umstrukturierung in irgendeiner Form eine Rolle spielen, vereinbaren Sie die Regeln mit der Arbeitnehmervertretung, bevor die Daten erhoben werden, und kommunizieren Sie dies beim Start offen an die Mitarbeitenden. Davon hängt das Vertrauen in die Daten ab.
Welche Rollen und Berechtigungen gibt es in MuchSkills?
In MuchSkills gibt es drei Hauptrollen. Mitarbeitende sehen und bearbeiten ihr eigenes Profil und können die Kompetenzen, Zertifikate und den beruflichen Werdegang ihrer Kolleginnen und Kollegen einsehen. Führungskräfte sehen zusätzlich Kompetenzverlauf, Änderungen, Ziele und Verfügbarkeit ihres Teams, validieren Zertifikate und stellen Teams zusammen. Administratoren sehen und verwalten alles. Über die Analyst-Rolle erhalten Personen wie HR-Businesspartner organisationsweite Berichte, ohne Administratorrechte zu haben. Abwesenheitsdetails sehen nur Führungskräfte und Administratoren.