FAQ14 Fragen
Integrationen und maßgebliche Datensysteme
Schreibt MuchSkills Kompetenzdaten in unser HRIS zurück?
MuchSkills schreibt standardmäßig nicht in Ihr HRIS zurück, kann das auf Wunsch aber tun. Im Normalfall liest MuchSkills Nutzer, Teams, Rollen und Abwesenheitsdaten aus Ihrem HR-System aus, ohne dort etwas zu verändern. Das HRIS bleibt damit das führende System für alle Beschäftigungsdaten. Sollen Kompetenzdaten auch in SAP SuccessFactors, Workday oder einem anderen System landen, kann Ihr Team diesen Datenfluss über die offene MuchSkills API aufbauen. Alternativ entwickeln wir für Sie eine individuelle Integration in die Gegenrichtung.
Mit welchen Systemen lässt sich MuchSkills integrieren?
MuchSkills lässt sich mit jedem HRIS integrieren. Schon heute sind mehr als 30 native Konnektoren verfügbar, unter anderem für SAP SuccessFactors, Workday und BambooHR. Dazu kommen Single Sign-on über Okta, Google Workspace und Microsoft Entra ID, Provisionierung per SCIM und OAuth 2.0 sowie eine offene API, und das alles in jedem Tarif. Projekt- und Zeitdaten können aus Tools wie Jira, Tempo und Microsoft Dynamics 365 Business Central kommen. Auch Lernplattformen wie Skillsoft Percipio und Udemy lassen sich anbinden, und über die API fließen Kompetenzdaten in Power BI, Salesforce oder Ihre eigenen Systeme. Für jeden Konnektor gibt es eine Einrichtungsanleitung auf der Integrationsseite. Fehlt Ihr System oder sollen Kompetenzdaten in ein anderes System zurückfließen, kann Ihr Team die Anbindung über die API umsetzen, oder wir entwickeln eine individuelle Integration für Sie.
Müssen wir unsere gesamte Belegschaft synchronisieren, um mit MuchSkills zu starten?
Nein. Mit MuchSkills können Sie in einer Abteilung, einem Delivery-Team oder an einem Standort beginnen und von dort aus ausbauen. Wie sich der erste Import eingrenzen lässt, hängt von Ihrem HR-System und dessen Konnektor ab. Welche Filter für Ihr System verfügbar sind, klären wir während der Evaluierung. Wenn Sie mit einem Team beginnen, dessen Kompetenzen Sie jetzt sehen müssen, erhalten Sie schnell ein vollständiges Bild dieses Teams, und das ist mehr wert als ein lückenhaftes Bild aller Mitarbeitenden.
Kann MuchSkills unser Slack oder Microsoft Teams mitlesen?
Nein. MuchSkills liest weder Slack- oder Microsoft-Teams-Nachrichten noch E-Mails oder sonstige Nachrichten und hat auch keine Funktion, die Kompetenzen aus Unterhaltungen ableitet. In Nachrichten kommen auch Menschen vor, die nie zugestimmt haben, dass ihre Worte analysiert werden, etwa Kunden und Lieferanten. Zudem können Nachrichten persönliche Details preisgeben, die mit Kompetenzen nichts zu tun haben. Einige Plattformen in diesem Bereich werten die Kommunikation am Arbeitsplatz aus. MuchSkills hat sich dagegen entschieden. Das ist eine Frage weniger für Ihren Betriebsrat und Ihren Datenschutzbeauftragten.
Wie lange dauert eine HRIS-Integration mit MuchSkills?
Manche HR-Konnektoren von MuchSkills lassen sich in rund fünf Minuten einrichten. Bei anderen wie Workday muss Ihr Team uns zuerst einen API-Zugang freigeben. Sobald dieser vorliegt, richten wir die Integration innerhalb von ein bis zwei Wochen ein. Die meiste Zeit vergeht in der Regel schon davor: bis die API-Zugangsdaten ausgestellt sind, das Feld-Mapping abgestimmt ist und feststeht, wer für die Abwesenheitsdaten verantwortlich ist. Wenn diese drei Punkte vor dem Kick-off-Termin geklärt sind, bleibt das Projekt im Zeitplan. Individuelle Integrationen planen wir separat und erstellen dafür ein eigenes Angebot.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir eine MuchSkills-Integration deaktivieren?
Wenn Sie eine MuchSkills-Integration deaktivieren, endet die Synchronisierung, und Ihre Kompetenzdaten bleiben unverändert erhalten. Kompetenzen, Level und Zertifikate werden in MuchSkills angelegt und hängen daher nicht vom Konnektor ab. Was wegfällt, ist der Import von Nutzern, Teams, Rollen und Abwesenheitsdaten. Organigramm und Verfügbarkeitsansichten bleiben also auf dem Stand der letzten Synchronisierung, bis Sie sie auf anderem Weg aktualisieren, zum Beispiel per CSV-Import. Wenn Sie Ihr HR-System wechseln, sprechen Sie uns an, bevor Sie die Verbindung trennen.
Können wir unsere Kompetenzdaten wieder aus MuchSkills exportieren?
Ja, jederzeit, und das ist vertraglich zugesichert. Ihre Daten gehören Ihnen. Gemäß den MuchSkills Enterprise Terms können Sie sämtliche Daten während der Vertragslaufzeit und während der Aufbewahrungsfrist nach deren Ende, in der Regel rund 90 Tage, exportieren: per Self-Service oder über die API, kostenlos und in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Im Arbeitsalltag lassen sich Berichte zu Kompetenzlücken, Zertifikatsstatus, Auslastung und Trends exportieren, Zertifikatsberichte auch als CSV, und über die offene API fließen Kompetenz-, Qualifikations- und Auslastungsdaten in Power BI, Salesforce oder Ihre eigenen Systeme. Wenn Ihnen ein vollständiger Export lieber ist, sagen Sie uns Bescheid, und wir übernehmen das für Sie.
Ersetzt MuchSkills unser HRIS, LMS oder Tool für die Ressourcenplanung?
Nein. MuchSkills arbeitet mit Ihrem HRIS, LMS und Ihren Tools für die Ressourcenplanung zusammen und bildet ab, was keines dieser Systeme gut abbildet: was jede Person tatsächlich kann, auf welchem Level und mit welchen Nachweisen. Das HRIS bleibt das führende System für Beschäftigungsdaten und das LMS das führende System für die Durchführung von Schulungen, während MuchSkills Lernangebote mit den ermittelten Kompetenzlücken verknüpft. Für die Projektbesetzung ergänzt MuchSkills eine kompetenzbasierte Suche, den Team Builder und Verfügbarkeitsansichten und liest Projektdaten aus Tools wie Jira, sofern diese angebunden sind. Ein Bewerbermanagementsystem ist MuchSkills ebenfalls nicht.
Wer muss an einer MuchSkills-Integration beteiligt sein?
Für eine reibungslose MuchSkills-Integration braucht es drei Personen: jemanden aus der IT, der API-Zugangsdaten ausstellen und die Single-Sign-on-Anwendung freigeben kann, jemanden aus HR, der weiß, in welchem Feld die Berichtslinie hinterlegt ist, und die Person, die später die Kompetenztaxonomie verantwortet. Diese dritte Person vergessen Organisationen häufig, dabei entscheiden ihre Entscheidungen darüber, ob die Daten auch ein Jahr später noch aussagekräftig sind. Die Berichtslinie ist wichtiger, als es scheint, denn ohne sie gibt es in MuchSkills keine Führungskräfteansicht.
Bietet MuchSkills eine API?
Ja. MuchSkills bietet eine offene API, die für angemeldete Kunden unter app.muchskills.com/api/docs dokumentiert ist. Die Authentifizierung läuft über OAuth 2.0 Client Credentials mit Lese- oder Schreibberechtigungen (Scopes). Ihre Administratoren legen eigene API-Clients in den MuchSkills-Einstellungen an und widerrufen sie dort auch. So bleiben die Zugangsdaten unter Ihrer Kontrolle. Teams nutzen die API, um Kompetenz-, Zertifikats- und Auslastungsdaten in Power BI oder Salesforce zu übernehmen, Zertifikate in großen Mengen zu laden und eigene Abläufe in HR- oder Projektsysteme aufzubauen. Der API-Zugang ist in jedem Tarif enthalten.
Lassen sich unsere bestehenden Kompetenzdaten und unser Kompetenzmodell in MuchSkills übernehmen?
Ja. Vorhandene Kompetenzdaten lassen sich aus Excel oder über die API importieren. Eine bisherige Skala wird vor dem Import auf die MuchSkills-Skala von 1 bis 9 übertragen, etwa indem jede alte Stufe einem der Bereiche Einsteiger, Fortgeschritten oder Experte zugeordnet wird. Da eine solche Zuordnung die Stufe einer realen Person verändern kann, dokumentieren wir sie und stimmen sie vorab schriftlich mit Ihnen ab. Rollenprofile aus einem bestehenden Kompetenzmodell können hochgeladen und in einem Testlauf geprüft werden, bevor sie live gehen. Zertifikate, die Sie bereits verwalten, lassen sich auf die gleiche Weise übernehmen.
Kann MuchSkills unsere bestehende Stellenarchitektur abbilden?
Ja. Rollenprofile in MuchSkills basieren auf Ihren eigenen Jobfamilien und Stufen; Stellenbezeichnungen, Abteilungen und Berichtslinien kommen aus Ihrem HR-System. Jede Karrierestufe entspricht einem eigenen Rollenprofil. Gehaltsbänder bleiben in Ihrem HR-System. MuchSkills ergänzt die Kompetenzen, Niveaus und Zertifikate, die jede Stelle erfordert, sodass sich Rollen anhand ihrer Fähigkeiten vergleichen lassen. Einen Stellenkatalog direkt aus einem HR-System wie SAP SuccessFactors zu synchronisieren, gehört derzeit nicht zum Standard. Wir können das aber als individuelle Integration für Sie umsetzen.