So optimieren Sie Ihre strategische Personalplanung

In einer Zeit rasanter Innovation, sich wandelnder Erwartungen von Beschäftigten und wachsenden Wettbewerbsdrucks können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, Personalplanung als rein reaktive Aufgabe zu behandeln.

Immer mehr Führungskräfte erkennen deshalb, dass sie eine vorausschauende, datengestützte und kompetenzbasierte Personalplanung brauchen. Ein Modell der strategischen Personalplanung, das auf Skills Intelligence und fundierten Erkenntnissen beruht, führt Unternehmen sicher durch Höhen und Tiefen. So lassen sich Herausforderungen und Chancen präzise vorhersehen und schnell angehen.

In unserem letzten Beitrag „Wie Technologie die strategische Personalplanung verändert“ ging es darum, welche Wirkung technologische Tools im Talent- und Kompetenzmanagement entfalten. In diesem Artikel beleuchten wir die strategische Personalplanung genauer: welche Rolle Daten dabei spielen und wie sie sich für die besten Ergebnisse optimieren lässt.

Was ist strategische Personalplanung und welche Ziele verfolgt sie?

Strategische Personalplanung soll die richtigen Menschen mit den richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit in die richtigen Rollen bringen. Dafür braucht es einen strukturierten Blick auf die Fähigkeiten auf Rollenebene, von den Kompetenzen von Projektmanagern in der Projektumsetzung bis zu den technischen Skills, auf denen Produkt- und Engineering-Teams aufbauen. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess: Kompetenzlücken werden erkannt, und ein schlüssiger, strukturierter Plan sorgt dafür, dass das Unternehmen über die richtige Mischung aus Talenten, Kompetenzen und Technologien verfügt, um aktuelle und künftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen und dabei optimal zu arbeiten.

Kompetenzbasierte Personalplanung hat folgende Ziele:

• Kompetenzlücken im Unternehmen erkennen.
• Den künftigen Bedarf an Talenten und Wissen vorhersagen.
• Sicherstellen, dass der Bedarf an Menschen, Kompetenzen und Wissen gedeckt ist.
• Personalstrategie und Unternehmensstrategie in Einklang bringen.
• Risiken durch Kompetenzlücken verringern.
• Mitarbeitende zum wertvollsten Kapital des Unternehmens machen.
• Echte kompetenzbasierte Organisationen schaffen.

Ein zeitgemäßes Modell der strategischen Personalplanung nutzt gezielt Skills Intelligence (Daten, Analysen, Leistungskennzahlen usw.) und Technologie (z. B. Software für Kompetenzmanagement). So entstehen faktenbasierte Erkenntnisse, auf die sich Personalentscheidungen stützen können, sei es bei der Talentgewinnung, der Mitarbeiterentwicklung, der Beurteilung oder in anderen Bereichen. Kompetenzbasierte Personalplanung bringt Menschen und Chancen ausschließlich auf Grundlage ihrer Fähigkeiten zusammen und beendet damit Voreingenommenheit und unfaire Praktiken. Sie verringert die Risiken durch Kompetenzlücken und macht die Belegschaft agiler, denn sie stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die langfristigen Geschäftsziele des Unternehmens unterstützen können. Datengestützte Personalplanung ist unverzichtbar für dynamische, agile kompetenzbasierte Organisationen, die beim Talenteinsatz, bei der Mitarbeiterbindung, bei Innovation und Effizienz sowie bei der Unternehmenskultur insgesamt bessere Ergebnisse erzielen.

Grundsätze der strategischen Personalplanung

Damit ein Modell der strategischen Personalplanung Erfolg hat, muss es diese drei Grundsätze vereinen:

1. Es muss zukunftsorientiert sein

Meist reagieren Unternehmen erst auf Veränderungen. Sie warten ab, bis etwas passiert, und greifen dann zu einer schnellen Lösung. Die funktioniert anfangs vielleicht, beeinträchtigt aber in den meisten Fällen langfristige Stabilität und Wachstum. Strategische Personalplanung macht die Planung für die Zukunft zur Routine: künftige Chancen oder Herausforderungen vorwegnehmen und einen Plan entwickeln, um sie zu nutzen oder zu meistern. Dafür müssen sich Führungskräfte daran gewöhnen, sich jederzeit auf unbekanntes, unbequemes Terrain zu wagen.

2. Es muss anpassungsfähig und iterativ sein

Die Zukunft lässt sich nicht vorhersagen, und sehr wahrscheinlich verfehlt die erste Lösung, die uns einfällt, ihr Ziel völlig. Deshalb ist strategische Personalplanung ein fortlaufender Prozess: Führungskräfte lernen aus Fehlern, korrigieren den Kurs und passen ihre Personalstrategie so lange an, bis sie stimmt. Dafür braucht es die Fähigkeit, Muster zu erkennen und Signale richtig zu deuten, und jede Menge Geduld.

3. Es darf keine Einheitslösung sein

Jedes Unternehmen ist einzigartig, alle Mitarbeitenden sind verschieden. Und jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen. Ein wirksames Modell der strategischen Personalplanung muss die aktuellen Fähigkeiten der Belegschaft bewerten, künftige Anforderungen vorhersehen und Lücken erkennen können und dabei all diese Besonderheiten berücksichtigen.

Vorteile der strategischen Personalplanung

Datengestützte Personalplanung bringt nicht nur Vorteile für die Belegschaft, sondern zahlt sich auch operativ und strategisch aus:  

• Kompetenzbasierte Organisationen mit strategischer Personalplanung erkennen Kompetenz- und Wissenslücken, bevor daraus eine Krise wird.
• Strategische Personalplanung geht Talentlücken an, bevor sie überhaupt entstehen. So hilft sie, eine zukunftsfähige Belegschaft aufzubauen, und macht diese agiler.
• Sie verbessert den Talenteinsatz, indem sie die richtigen Personen mit den richtigen Aufgaben zusammenbringt, und steigert so Leistung und Produktivität.
• Strategische Personalplanung fördert Investitionen in die Mitarbeiterentwicklung durch kontinuierliches Lernen. Das wiederum stärkt Engagement und Bindung der Mitarbeitenden: ein enormer Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels. 
• Kompetenzbasierte Personalplanung macht sichtbar, welche Kompetenzen sich intern entwickeln lassen und welche von außen geholt werden müssen. Das senkt die Fluktuation und die horrenden Einstellungskosten. 
• Strategische Personalplanung richtet Talentstrategien an den Geschäftszielen aus.

Strategische Personalplanung optimieren

Strategische Personalplanung umfasst mehrere zentrale Schritte: Zunächst werden die strategischen Ziele abgestimmt und die aktuellen Kompetenzen der Belegschaft bewertet. Danach folgen die Analyse des künftigen Bedarfs, das Erkennen von Kompetenzlücken und konkrete Maßnahmen, um diese Lücken zu schließen. Mit diesen drei Ansätzen verbessern Sie den Prozess und optimieren Ihren Personaleinsatz:

1. Auf Skills Intelligence setzen

Strategische Personalplanung basiert auf Rohdaten. Laut Gartner sind jedoch nur 33 % der HR-Führungskräfte überzeugt, dass ihr Unternehmen Daten wirksam für die Personalplanung nutzt. Um diese Hürde zu überwinden, empfehlen wir Personalplanern, auf Skills Intelligence zu setzen. 

Skills Intelligence bezeichnet fundiertes, klares und aktuelles Wissen darüber, welche Kompetenzen die Menschen im gesamten Unternehmen mitbringen, benötigen und gerade aufbauen. Dahinter steht ein systematischer, datengestützter Ansatz, der verschiedene Tools nutzt, darunter  Kompetenztaxonomie, Kompetenzmatrix und Skills-Analysen, um Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen zu bewerten, zu analysieren, zu steuern und weiterzuentwickeln. 

Mit Tools für Skills Intelligence erhalten Unternehmen einen detaillierten und genauen Überblick über ihre aktuellen Fähigkeiten und mögliche Lücken. Diese Tools liefern außerdem Echtzeit-Einblicke in Kompetenzen, auf deren Grundlage sich wirksame Programme zur Talententwicklung gestalten lassen. Darüber hinaus schafft Skills Intelligence eine einheitliche Sprache für Kompetenzen und führt Daten aus verschiedenen Quellen zusammen. So lassen sich die richtigen Talente effizienter finden und Maßnahmen der Personalentwicklung besser umsetzen.

2. Kompetenzen intern entwickeln

Wer Talentlücken ausschließlich durch externe Einstellungen schließen will, zahlt nicht nur viel, sondern stößt auf einem angespannten Arbeitsmarkt womöglich auch an Grenzen. Viele kompetenzbasierte Organisationen haben in der internen Talententwicklung eine bessere Alternative gefunden. So können Führungskräfte mithilfe der strategischen Personalplanung Mitarbeitende identifizieren, deren Rollen bald wegfallen, die aber über Skills und Kompetenzen verfügen, mit denen sie für neue Rollen infrage kommen. Zudem können sie Kosten und Zeitaufwand für die Weiterqualifizierung und Umschulung dieser Mitarbeitenden für künftige Rollen mit denen für die Einstellung, das Onboarding und die Schulung externer Kandidatinnen und Kandidaten vergleichen. Investitionen in interne Talententwicklung und interne Mobilität bieten einen weiteren Vorteil, den externe Einstellungen nicht haben: Sie stärken Engagement und Bindung der Mitarbeitenden, die auch 2025 zu den wichtigsten HR-Prioritäten zählen. Wer Chancen für berufliches Wachstum und Kompetenzentwicklung bietet, steigert Engagement und Arbeitszufriedenheit und senkt die Fluktuation. Kurz gesagt: Eine Personalstrategie braucht von Anfang an integrierte Strategien für interne Talententwicklung und Mitarbeiterbindung, um ihre volle Wirkung zu entfalten.

3. In die Mitarbeiterentwicklung investieren

Menschen sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens und zugleich seine größte Investition. Arbeitgeber sollten Investitionen in Talente deshalb genauso ernst nehmen wie finanzielle Investitionen. Langfristige Mitarbeiterentwicklung ist entscheidend für die Gesundheit des gesamten Unternehmens. Sie schafft eine verfügbare Pipeline qualifizierter Fachkräfte, die bei Bedarf eine Rolle übernehmen oder Verantwortung tragen können, ohne dass teure externe Einstellungen nötig sind. Weil sie eine zukunftsfähige und agile Belegschaft aufbauen wollen, investieren viele kompetenzbasierte Organisationen bereits verstärkt in Lernpfade, mit denen Mitarbeitende gefragte Kompetenzen erwerben. Gleichzeitig eröffnen sie neue Wege für berufliches Wachstum: Sie helfen Mitarbeitenden, Projekte zu finden, die nicht nur zu ihren Fähigkeiten passen, sondern sie auch interessieren und begeistern, und bieten  Mentoring-Möglichkeiten.  Mitarbeiterentwicklung ist eine langfristige Verpflichtung. Führungskräfte müssen bereit sein,  Talente kontinuierlich zu gewinnen, einzubinden und zu fördern. Der Nutzen sollte Anreiz genug sein. 

4. Strategische Personalplanung als Teil der Geschäftsstrategie verstehen

Wird kompetenzbasierte Personalplanung fester Bestandteil des Kerngeschäfts, kann ein Unternehmen den künftigen Personalbedarf deutlich besser vorhersehen und agil auf Veränderungen reagieren. Zudem erhalten Talententscheidungen mehr Gewicht: Führungskräfte im gesamten Unternehmen können Personalentscheidungen nicht mehr mit dem Argument abtun, sie beträfen sie nicht direkt. Sie müssen sich einbringen, weil diese Entscheidungen unmittelbar über den Gesamterfolg des Unternehmens mitbestimmen.

Der stärkste Anreiz für Unternehmen, Kompetenzmanagement und Talentstrategien im Kerngeschäft zu verankern, ist jedoch die Rendite, wie diese McKinsey-Studie zeigt. McKinsey verwendet darin einen eigenen Begriff für Unternehmen, die „hervorragend darin sind, ihren Mitarbeitenden Möglichkeiten zum Kompetenzaufbau zu bieten … und dabei durchgehend die höchsten Maßstäbe bei der finanziellen Leistung erfüllen“. Sie werden „People + Performance Winners“ genannt. Im Vergleich zu Unternehmen, die rein leistungsgetrieben oder rein mitarbeiterorientiert sind, erzielen People + Performance Winners laut Bericht höhere Gesamtrenditen für Aktionäre, haben nur halb so starke Ergebnisschwankungen und behaupten mit 1,5-mal höherer Wahrscheinlichkeit Jahr für Jahr ihren Platz in der Spitzengruppe. Neben der Profitabilität, so die Studie weiter, zeigen People + Performance Winners mehr Widerstandskraft in Krisenzeiten und mehr Beständigkeit bei normalen Geschäftsschwankungen.

Mit MuchSkills, der Plattform für Kompetenzmanagement, technologisch die Nase vorn

Dass ein starkes Modell der strategischen Personalplanung Daten effizient nutzen können muss, versteht sich von selbst. Die neuesten technologischen Tools machen den Prozess intelligenter und reibungsloser, dennoch zögern viele Unternehmen, sie einzusetzen.

Ein Beispielszenario: Das Unternehmen XYZ will vor allem Kompetenzlücken erkennen und schließen. Nachdem das Team für Personalplanung die Plattform für Kompetenzmanagement von MuchSkills getestet hat, läuft der Prozess so ab:

1. Skills und Kompetenzen der Mitarbeitenden erfassen

Zu Beginn lädt das Personalplanungsteam die Mitarbeitenden zu MuchSkills ein. Gleichzeitig legt es auf der Plattform eine Masterliste aller Kompetenzen an, von denen das Unternehmen weiß, dass es sie zum Erreichen seiner Geschäftsziele braucht. Dazu können Hard Skills und Soft Skills, technische Kompetenzen oder andere erfolgskritische Fähigkeiten zählen. Beim Anlegen ihres Profils wählen die Teammitglieder aus dieser Masterliste die Skills aus, die sie mitbringen, und können zusätzlich weitere ergänzen, die nicht auf der Liste stehen. So werden Informationen wie Skills, Kompetenzen, Kompetenzniveaus, Zertifizierungen, Sprachen und mehr erfasst. Anschließend werden alle Daten in einer übersichtlichen, leicht verständlichen und visuell aufbereiteten Kompetenzmatrix zusammengeführt.

2. Eine Skill-Gap-Analyse durchführen

Mit einem klaren Bild der vorhandenen Kompetenzen und der Kompetenzen, die für die strategischen Ziele nötig sind, kann das Unternehmen nun mit MuchSkills eine Skill-Gap-Analyse auf Ebene einzelner Personen, Teams oder des gesamten Unternehmens durchführen. Die Analyse zeigt, wie viele Mitarbeitende eine bestimmte Kompetenz auf welchem Niveau beherrschen und wie Kompetenzen über Abteilungen und Standorte verteilt sind. Außerdem lassen sich hinzugewonnene oder verlorene Kompetenzen im Zeitverlauf verfolgen, Lücken erkennen sowie verborgene Fähigkeiten und angrenzende Kompetenzen aufdecken.

3. Auf Mitarbeiterentwicklung für eine agile Belegschaft setzen

Jetzt wissen das Team für Personalplanung und die Unternehmensleitung genau, welche Kompetenzen gefördert werden müssen und wie. Mit dem Tool für Mitarbeiterentwicklung können sie das intern umsetzen: indem sie relevante und individuelle Programme zur Weiterqualifizierung und Umschulung sowie Mentorings planen, Teammitglieder beim Setzen von Zielen unterstützen und vieles mehr. Auf Basis der gewonnenen Datenerkenntnisse kann das Planungsteam die Passung zwischen Person und Rolle verbessern und im gesamten Unternehmen Möglichkeiten für interne Mobilität schaffen. Da es sich um einen fortlaufenden Prozess handelt, können Führungskräfte zudem Wachstum und Entwicklung der Mitarbeitenden über die Zeit verfolgen.

Fazit

Richtig umgesetzt, wird strategische Personalplanung zu einer treibenden Kraft für Veränderung, die die Zukunft eines Unternehmens auch bei ständigem Wandel sichert. Am Anfang steht jedoch die Erkenntnis der Führungsebene, dass Personalplanung nicht bloß eine HR-Aufgabe ist, sondern eine zentrale unternehmerische Aufgabe. Wer datengestützte, technologiegestützte Planung als festen Bestandteil der Gesamtstrategie begreift, macht einen entscheidenden Schritt hin zu einer agilen Belegschaft, zum Erreichen langfristiger Ziele und zu nachhaltigem Wachstum. Wie MuchSkills Sie dabei in der Praxis unterstützt, erfahren Sie, wenn Sie eine Demo für HR & L&D buchen.